Система управления проектами: формирование и функционирование

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................2

1.СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ   УПРАВЛЕНИЯ  ПРОЕКТА...........................4   

1.1 Система управления  проектом...............................................................4   

1.2 Этапы формирования  системы управления проектом.........................5

2 ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ

 ПРОЕКТОМ...................................................................................................10   

2.1 Задачи системы управления проектами................................................10   

2.2 Технология работы системы  управления проектами..........................10   

2.3 Иерархия системы управления  проектом.............................................11  

2.4 Функции и подсистемы  управления проектами...................................12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................14

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ...............................................................................15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Управление проектами  является неотъемлемой частью повседневной деятельностью руководителей разного  уровня. Многие руководители необходимость  использования формализованных  методов управления проектами связывают  с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных  на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть  деятельности.

 Актуальность исследования обуславливается тем, что в мире управления проектами уделяют пристальное внимание вопросам стратегического управления проектами организаций (управление проектами с учетом стратегии организации). В тоже время проектный подход выполнения стратегических задач организации набирает все больше сторонников и уже в скором времени возникнет острая необходимость развивать систему управления проектами, которая должна обеспечить реализацию стратегии организации, применяя методологию управления проектами в рамках целостной, но динамичной системы. Динамичность системы управления проектом наглядно подтверждается постоянно меняющимся окружением организаций. Тем самым динамичность системы управления проектами обуславливает необходимость выработки методических предложений развития данной системы с учетом стратегии организации.

Проект — замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации^[1].

Проект обладает рядом  свойственных ему характеристик, определив  которые, можно точно сказать, относится  ли анализируемый вид деятельности к проектам.

1. Временность — любой проект имеет четкие временны́е рамки (это не относится к его результатам); в случае, если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.
2. Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством.
3. Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определённые ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.

Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих  с процессным производством характеристик:

1. Выполняется людьми
2. Ограничен доступностью ресурсов
3. Планируется, исполняется и управляется.

Система управления проектами  позволяет эффективно выполнять  проекты, приводящие к качественным изменениям внутри организаций, что  в свою очередь позволяет организациям получать новые конкурентные преимущества. В качестве примеров таких проектов можно привести строительство инфраструктуры, вывод на рынок нового продукта или  услуги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТА

1.1 Система управления  проектом 

Система управления проектами (СУП) - набор инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур, используемых для управления проектом. Она может быть как формальной, так и неформальной и помогает менеджеру проекта эффективно завершить проект. Система управления проектами - это ряд процессов и связанных с ними функций контроля, объединенных в единую целенаправленную структуру.

Система управления проектами  строится на основе плана управления проектом, который описывает то, как будет использоваться система. Содержание системы управления проектом изменяется в зависимости от области  приложения, особенностей организации, сложности проекта и доступности  необходимых ресурсов. Система строится так, чтобы максимально соответствовать  стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.

Существует множество  интерпретаций состава элементов  СУП. Из этого множества к ключевым элементам устойчивой системы, можно  отнести следующие (см. Рисунок 1):

• Методологический;
• Организационный;
• Программно-технический;
• Мотивационный.

Рисунок 1 - Ключевые элементы системы управления проектом

Методологический  элемент СУП

Представляет собой комплекс методов, инструментов, средств, теорий и подходов, применяемых в рамках реализуемых  проектов. Т.е. это методология управления проектами, которая определяет как  делать работу.

Организационный элемент  СУП

Определяет порядок деятельности и взаимодействия участников проекта. Состоит из 3-х компонентов:

1. Оргструктуры проектов и органов управления и контроля (например, проектный офис, Координационный комитет, Руководящий совет и т.д.);
2. Члены команд проектов и органов управления проектами;
3. Документационное обеспечение СУП (регламенты взаимодействия участников проекта, процедуры управления различными этапами проекта, детальные инструкции по исполнению процедур, шаблоны управленческих документов, положения об органах управления и должностные инструкции).

Программно-технический  элемент СУП

В основе своей представляет собой  программно-аппаратный комплекс календарно-ресурсного планирования, который может интегрироваться  с системами финансового планирования и учета, управления документами, управления персоналом, системой отчетности.

Мотивационный элемент  СУП

Представляет собой комплекс мотивов, побуждающих к выполнению функций, обеспечивающих эффективное проектное  управление.

Как показано на Рисунке 1, на развитие данных элементов оказывает влияние Стратегия организации.

 

1.2 Этапы формирования  системы управления проектом

• Разработка стратегических планов проектов

Задачи по развитию системы: 
1. Описание стратегических целей и задач компании с указанием сроков их реализации. 
2. Разработка стратегического плана-графика проектов компании. 
3. Назначение ответственных на задачи стратегического плана. 
4. Назначение затрат на задачи стратегического плана. 
5. Определение приоритетов проектов портфеля. 
6. Формирование или актуализация бизнес-процессов управления проектами компании. 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, отклонение по длительности. 
Документы, сформированные на этапе: 

Реестр проектов, Планы-графики  проектов стратегического уровня 
Области знаний этапа:  

Управление интеграцией, Управление содержанием, Управления сроками, Управление взаимодействием

 

• Разработка  технологических планов проектов

Задачи по развитию системы

1. Разработать шаблоны  типовых технологических планов  компании 
2. Разработать технологические планов проектов 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы:  

длительность, отклонение по длительности. 
Документы, сформированные на этапе: 

Технологический план-график проектов 
Области знаний этапа:  

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием

Задачи по развитию системы

1. Разработать шаблоны  типовых технологических планов  компании 
2. Разработать технологические планов проектов 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, отклонение по длительности. 
Документы, сформированные на этапе: 

Технологический план-график проектов 
Области знаний этапа:  

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием

 

• Разработка ресурсных планов проектов

Задачи по развитию системы 
1. Разработать корпоративный пул ресурсов компании 
2. Назначить ресурсы на задачи проектов и сформировать ресурсные планы проектов 
3. Оптимизировать загрузку ресурсов в проектах 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, трудозатраты, отклонение по длительности, отклонение по трудозатратами. 
Документы, сформированные на этапе: 

Корпоративный пул ресурсов, Ресурсные планы проектов, Обновленный  план-график проекта 
Области знаний этапа: 

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием, управление ресурсами

 

• Разработка бюджетов и планов финансирования проектов

Задачи по развитию системы 
1. Разработать бюджеты проектов  
2. Разработать планы финансирования проектов 
3. Разработать планы управления контрактами 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, трудозатраты. затраты, отклонение по длительности, отклонение по трудозатратами, отклонение по затратам. 
Документы, сформированные на этапе: 

Бюджеты проектов, Планы  движения денежный средств, Планы управления контрактами, Обновленный план-график проекта 
Области знаний этапа:  

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами

 

• Разработка планов управления качеством проектов

Задачи по развитию системы 
1. Разработать требования качества для проектов компании 
2. Разработать мероприятия по управлению качеством 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, трудозатраты. затраты, отклонение по длительности, отклонение по трудозатратами, отклонение по затратам. 
Документы, сформированные на этапе: 

Реестры требований качества проекта, Планы управления качеством в проектах, Обновленный план-график проекта. 
Области знаний этапа: 

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством.

 

• Разработка планов управления рисками проектов

Задачи по развитию системы 
1. Разработать реестры рисков проектов 
2. Разработать  корпоративный реестр рисков компании 
3. Разработать  мероприятия по управлению рисками 
Показатели оценки работы данной конфигурации системы: 

длительность, трудозатраты. затраты, отклонение по длительности, отклонение по трудозатратами, отклонение по затратам. 
Документы, сформированные на этапе:

Реестры рисков проектов, Планы управления рисками в проектах, Обновленный план-график проекта 
Области знаний этапа:  

управление интеграцией, управление содержанием, управления сроками, управление взаимодействием, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством, управление рисками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

2.1 Задачи системы управления проектами: 
Основные задачи данной системы управления проектами: 
1. Обеспечение выбора и инициации проектов. 
2. Формирование портфеля проектов компании. 
3. Поддержка планирования проектов (планирование сроков, ресурсов, финансов). 
4. Поддержка принятия решений по реализации проектов компании. 
5. Контроль реализации проектов компании. 
6. Контроль использования в проектах финансовых, трудовых и материальных ресурсов компании. 
7. Анализ эффективности реализации проектов компании. 
Вспомогательные задачи системы управления проектами: 
1. Сокращение сроков реализации проектов. 
2. Сокращение затрат на реализацию проектов. 
3. Сокращение отклонений по времени и финансам проектов. 
4. Развитие трудовых ресурсов участвующих в проектах. 
5. Повышение качества реализации проектов. 
6. Минимизация влияния рисков в проектах.