Совершенствование информационного обеспечения в организации

 

В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным  фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.

Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).

На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).

Таблица № 2.2

Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).

показатели	2011 год	2012 год	2013 год	удельный вес, %		отклонения		темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Источники собственных средств	-6 193	-6 192	-6 191	-86,68	-145,3	2	-58,65	99,97	-0,03%
2. Долгосрочные кредиты и займы	161	161	161	2,25	3,78	0	1,53	100	0,00%
3. Краткосрочные кредиты и займы	750	530	0	10,50	0,00	-750	-10,50	0,00	-100%
4. Кредиторская задолженность	12 427	11 840	10 290	173,93	241,55	-2 137	67,62	82,80	-17,2
Баланс	7 145	6 339	4 260	100%	100%	-2 885	0	88,72	-11,28

 

В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)

 

Таблица № 2.3

Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)

показатели	2011 год	2012 год	2013 год	удельный вес, %		отклонения		темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Запасы	815	713	821	42,18	39,43	6	-2,75	100,74	0,74
2. НДС по приобретённым ценностям	265	240	261	13,72	12,54	-4	-1,18	98,49	-1,51
3. Дебиторская задолженность	454	380	246	23,50	11,82	-208	-11,6	54,19	-45,81
4. Денежные средства и краткосрочные  финансовые вложения	398	511	754	20,60	36,22	356	15,61	189,45	89,45
Оборотные активы всего	1 932	1 844	2 082	100%	100%	150	0	107,76	7,76%

 

Показателями эффективности управления текущими активами являются:

1.Коэффициент  оборачиваемости оборотных активов (Кооа)

Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов

Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет  средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.

2. Период  оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)

Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.

3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):

Эос = сумма оборотных средств на конец периода – сумма оборотных средств на начало периода

Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.)

4. Относительная  экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки

Эотн.ос = 150 * 0 = 0

5. Величину  прироста продукции за счет  ускорения оборачиваемости оборотных  средств можно определить следующим  образом:  DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос,

где: DN  - рост объема продукции;

Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период;

DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5

Анализ движения денежных средств  прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).    

Для  оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс.

Обобщающими  показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).

Таблица № 2.4

Показатели рентабельности АКБ  «Фора-Банк» (ЗАО) за 2011-2013 года.

показатели	2011 год	2012 год	2013 год
1. Рентабельность (прибыльность) услуг	5,92%	5,74%	5,66%
2. Предельная рентабельность	1,02%	0,18%	0,13%
3. Рентабельность активов	1,77%	1,53%	1,47%
4. Рентабельность текущих активов	4,86%	4,28%	4,19%
5. Рентабельность собственного капитала	-0,01%	-0,02%	-0,01%

Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.

По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:

- очень  низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;

- очень  высокий срок возможного погашения  кредиторской задолженности;

- на конец  периода произошло увеличение  удельного веса всех товарных  кредитов и задолженности по  бюджету в общей сумме долгов;

- текущие  обязательства почти не покрываются  оборотными активами;

- оборотные  активы сформированы за счёт  заемных средств;

- крайне  низкая степень обеспеченности  собственными оборотными средствами.

 

2.3. Анализ системы документооборота.

Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

 Все документы, которые обращаются  в системе документооборота, в  АКБ  «Фора-Банк» (ЗАО) разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).

Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. [4]

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

В результате проведённого анализа в этом можно сделать вывод, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. В результате внедрения в локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

 

 

Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в АКБ  «Фора-Банк» (ЗАО)  .

3.1 Направления совершенствования системы информационного обеспечения.

 

В Фора-Банке, ежедневно обрабатывается до 1000 и более документов, отношения в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего - это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компании созданы специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.