Совершенствование системы адаптации персонала

 

 

 

 

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ 

 

3.1 Недостатки в системе адаптации  персонала ЗАО «Стройподряд №1»

 

На основе проведенного анализа  исследуемой проблемы сформулированы следующие выводы, имеющие отрицательный  характер:

1. Самым главным отрицательным  моментом можно выделить то, что  какие-либо адаптационные мероприятия  проводятся лишь в том случае, если непосредственный линейный руководитель сочтет их необходимыми.

2. ЗАО «Стройподряд №1» не имеет нормативно-методической и регламентирующей документации об адаптации работников. Процедура введения в должность часто ограничивается приветствием нового сотрудника и, чтобы помочь поскорее устроиться, обеспечением их необходимой «для выживания» информацией.

3. За 2 отработанных дня работник  не может составить для себя  полное представление о своем  новом месте работы. Поэтому его  первое впечатление о принятых в организации нормах, о коллективе, с которым предстоит работать, об исполняемых обязанностях и т.д. с очень большой вероятностью может оказаться ошибочным. Вполне возможно, что первоначальное положительное мнение уже через несколько дней станет отрицательным и наоборот.

4. Работники службы персонала  консультируют новичка только  по вопросам приема на работу, при этом абсолютно не дают  новому сотруднику никакой первоначальной  информации об организации. Такие  важные основные моменты, как  положение о зарплате и стимулировании труда, история предприятия, перспективы, режим труда и отдыха и т.п. остаются непонятными. Очень большая вероятность того, что в дальнейшем ни линейный руководитель, ни наставник так и не доведут до новичка эту информацию и ее придется узнавать самостоятельно и в рабочем режиме (задавая вопросы коллегам и отвлекая их от выполнения своей работы).

5. Служба персонала принимает  участие только в подборе сотрудника, проведении с ним первоначального  собеседования и оформлении с  ним необходимых при найме документов, при этом совершенно упуская проведение первоначальных информативных бесед с новичком и мероприятий, связанных с дальнейшим отслеживанием прохождения им испытательного срока. Работники службы персонала пока еще мало уделяют внимания вопросу адаптации, практически не принимают мер по его обеспечению.

6. Для более успешной адаптации  новых сотрудников в ЗАО «Стройподряд №1» необходимо непосредственно контролировать процесс адаптации, получая обратную связь как от самого сотрудника, так и от его линейного руководителя в течение испытательного срока.

Положительным моментом можно назвать  лишь то, что проводится минимальный  набор мероприятий, позволяющих  новому сотруднику первоначально сориентироваться на новом месте работы (знакомство с коллективом, наставником, с сотрудниками из других подразделений, с которыми новичку необходимо будет сотрудничать).

 

3.2 Разработка регламента системы  адаптации персонала ЗАО «Стройподряд №1»

 

Перечень проектных предложений.

1) Разработка нормативных документов, регламентирующих процесс адаптации в ЗАО «Стройподряд №1»:

- положение об адаптации персонала;

- должностная инструкция менеджера по персоналу;

2) Разработка этапов технологии  процесса адаптации, которые включают  в себя:

- информационную брошюру;

- общую и специализированную программы адаптации;

- тест для выбора наставника;

- адаптационный лист;

- оценку уровня адаптированности сотрудников ЗАО «Стройподряд №1»;

- бланк оценки адаптации;

- отзыв о работе нового сотрудника;

- анкету сотрудника;

- заключение об итогах адаптации.

5. Нормативно-методическая база 

Устав предприятия, положение о  предприятии, квалификационный справочник должностей, правила трудового распорядка, должностные инструкции.

1. Организация разработки оргпроекта.

Срок разработки – 1,5 месяца;

Срок внедрения – 1 месяц.

7. Краткое технико-экономическое  обоснование проектных предложений.

- сокращение времени врабатываемости нового сотрудника;

- снижение затрат времени руководителя и коллег на помощь и исправление ошибок, допущенных новым сотрудником;

- снижение числа нарушений трудовой дисциплины, случаев травматизма;

- снижение текучести кадров;

- улучшение результатов деятельности;

- увеличение выручки от реализации произведенных услуг.

Потребуются затраты на приобретение специальной литературы для менеджера по персоналу, потребовавшейся ему при составлении тестов и разработке документации и затраты на тиражирование информационных брошюр, программ, бланков адаптации и других используемых в процессе адаптации документов.

Руководству организации следует определить документацию, необходимую для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процесса управления адаптацией и поддержки результативного и эффективного его функционирования.

В приложении 1 представлено Положение  об адаптации персонала ЗАО «Стройподряд №1».

Положение состоит из четырех частей. В первой части – «Общие положения» - определяется понятие адаптации, а  также условие, при наступлении  которого применяется данное положение («прием нового работника»).

Во второй части «Цели и задачи управления адаптацией персонала» устанавливаются общие цели и задачи управления адаптацией персонала.

Третьей частью «Этапы управления адаптацией персонала» определяются этапы управления адаптацией персонала: планирование мероприятий, организация и проведение предусмотренных планом процедур, периодичность оценки, варианты оценочных решений и состав оценочных групп.

В четвертой части «Распределение функций по управлению адаптацией персонала» распределяются функции по управлению процессом адаптации между субъектами адаптации: руководителем, специалистом отдела кадров и наставником.

Технология процесса адаптации  состоит из трех больших этапов, включающих в себя комплекс мероприятий, приходящихся на конкретный этап адаптации. План мероприятий адаптации персонала ЗАО «Стройподряд №1» представлена в таблице 3.1

Таблица 3.1 - План мероприятий по управлению адаптацией ЗАО «Стройподряд №1»

Мероприятие	Форма проведения	Срок проведения	Ответственные лица	Затраты на год, руб.
1	2	3	4	5
Информирование о предприятии, о сложившейся внутренней экономич. ситуации, о нормах оплаты, нормах и правилах поведения и др.	Брошюра	В день оформления на работу	Менеджер по персоналу	500 х 136 = 68 000
Ознакомление сотрудника с его общей и специализированной программами адаптации	Беседа Программы	В день оформления на работу	Менеджер по персоналу	0
Ответы на возникающие  вопросы по общей информации и  программам	Беседа	Постоянно	Наставник, руководитель, менеджер по персоналу
Представление адаптанта  руководителю	Беседа	В первый раб. день	менеджер по персоналу
Представление работника  коллективу, сотрудникам других подразделений	Беседа	В первый раб. день	Руководитель подразделения
Общее информирование о  содержании предстоящей работы. Знакомство с наставником	Беседа	В первый раб. день	Руководитель подразделения
Объяснение задач и  требований к работе	Беседа; Документы	В первый раб. день; в процессе работы	Руководитель подразделения
Мероприятия, способствующие закреплению базового уровня профессиональных навыков и умений или корректировка работы	Беседа	В процессе работы по мере необходимости	Наставник
Собеседование с руководителем  и наставником. Заполнение адаптационного листа	Обсуждение и заполнение адаптационного листа	Через 1 неделю с начала работы	Руководитель Наставник Сотрудник	200 х 136 = 27 700
Первая оценка уровня адаптированности	Ознакомление	Через 1 месяц с нач. работы	Руководитель или наставник
Вторая оценка уровня адаптированности	Ознакомление	Через 3 месяца с нач. работы	Руководитель или наставник
Заполнение анкеты сотрудника	Письменно	Через 3 месяца с нач. работы	Адаптант	100 х 136 = 13600

 

Затраты на проведенные мероприятия  определены исходя из среднегодового количества принятых человек – 136 человек.

На практике различные факторы  адаптации традиционно рассматривают уровень удовлетворенности работника как меру его адаптированности к предприятию, считая, что чем выше степень насыщения потребностей и притязаний адаптанта, тем выше уровень его адаптации к микросреде.

Количественно можно измерить глубину  адаптированности работника, используя шкалу удовлетворенности факторами производственной ситуации. Для этого используется опросный лист, в который включаются те факторы производственной ситуации, влияние которых интересует службу персонала.

 

Таблица 3.2 - Опросный лист для измерения уровня адаптированности

 

Наименование фактора производственной ситуации	Совершенно удовлетворен (+1,0)	Удовлетворен (+0,5)	Затрудняюсь ответить (0,0)	Не удовлетворен (-0,05)	Совершенно не удовлетворен (-1,0)
Содержание исполняемых обязанностей Наличие перспектив должностного продвижения Занимаемая должность Заработная плата Условия труда Организация труда Отношения с непосредственным руководителем Отношения с наставником Отношения с коллегами Социально-психологический  климат в коллективе

 

Обобщенное содержание этапов совершенствования  процесса адаптации персонала в  ЗАО «Стройподряд №1» представлено в таблице 3.3, где содержатся основные мероприятия, приходящиеся на конкретную стадию, круг лиц, которых эти мероприятия касаются и основной инструментарий, оформляющий процесс адаптации работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3.3- Содержание этапов совершенствования процесса адаптации персонала ЗАО «Стройподряд №1»

Этап адаптации Содержание и ответств. исполнители	ознакомление	приспособление	ассимиляциz
	ланирование	организация	контроль, оценка	координация
1. Субъекты управления	Менеджер по персоналу	руководитель подразделения, наставник, менеджер по персоналу	руководитель подразделения, наставник, менеджер по персоналу, коллеги	Менеджер по персоналу, Руководитель подразделения
2. Мероприятия по управлению  адаптацией	Анализ информации об адаптанте Анализ информации о  структурном подразделении Разработка программы  адаптации для конкретного работника Ознакомление адаптанта  с его программой адаптации	Информирование о дея-тельности  предприятия Знакомство со структурой, режимом работы, системой з/п Информирование о кадровой политике Ознакомление с основными  функциями Введение в коллектив Стажировка	Собеседование через 1 неделю Оценка через 1 месяц Оценка через 3 месяца Подготовка заключения об итогах адаптации	Самостоятельная работа Участие в общественной жизни предприятия
3. Инструментарий	Данные о новом сотруднике Положение об отделе Проект программы адаптации Информационная брошюра Выбор наставника	Программа адаптации Информационная брошюра Адаптационный лист	Программа адаптации Анкета сотрудника Бланк оценки уровня адаптации Заключение об итогах адаптации	Плановая деловая оценка персонала

 

 

 

3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

 Реализация любого проекта направлена на достижение заранее заданных и четко сформулированных целей и связанных с ними конкретных результатов. Цели и соответственно результаты проекта могут быть:

• экономическими (достижение определенного уровня эффективности работ, повышение конкурентоспособности продукции, укрепление рыночных позиций);
• социальными (сокращение периода привыкания адаптанта к новому месту работы, нормализация социально-психологического климата в коллективе, снижение числа конфликтов, стрессовых ситуаций, повышение удовлетворения потребителей);
• организационными (эффективность и надежность процесса управления адаптацией).

Социально-экономическая эффективность  проекта представляет собой результат  воздействия процесса адаптации  персонала на результаты деятельности ЗАО «Стройподряд №1» (изменение производительности труда, качество производимых услуг, социально-психологический климат в рабочем коллективе и т.д.).

При оценке экономической эффективности  от совершенствования мероприятий  по управлению и реализации процесса адаптации определяется воздействие данного процесса на результативность деятельности работников и организации в целом (повышение производительности труда, улучшение качества предоставляемых услуг, экономия ресурсов и т.д.).

Показателями экономической эффективности проекта, выраженными в стоимостном выражении, являются:

- снижение затрат времени непосредственного руководителя и рядовых работников;

- уменьшение стартовых издержек (повышение качества и количества предоставляемых услуг);

- снижение случаев травматизма, связанных с незнанием (несоблюдением) техники безопасности;

- снижение случаев выхода из строя оборудования, электробытовых приборов;

- снижение текучести кадров;

- результаты деятельности;

- выручка от реализации произведенных услуг за вычетом израсходованной на собственные нужды.

Таблица 3.4.- Направления расчета экономического эффекта от совершенствования процесса адаптации

Затраты	Направления расчета эффекта
Анализ состояния процесса адаптации. Разработка новых положений  о подразделении и должностных инструкций. Разработка документов, сопровождающих процесс адаптации. Компенсации за снижение темпа работы в период адаптации. Привлечение наставников. Внедрение проекта в  практику.	Эффект за счет снижения текучести и стабилизации трудового коллектива. Рост индивидуальной производительности труда нового сотрудника путем эффек-тивного контроля за его работой. Повышение качества и  количества предоставляемых услуг. Снижение затрат времени  непосредствен-ного руководителя и  рядовых работников.