Совершенствование функций менеджмента в организации

 

Функция мотивации - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивация - это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что мотивация - это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются. Мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится "внутри" человека, имеет "персональный" характер: зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов.

Стимулы выполняют роль рычагов  воздействия или носителей «раздражения», вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий.

Стимулирование - процесс  использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование. Стимулирование принципиально отличается от мотивирования. Суть этого отличия  состоит в том, что стимулирование - это одно из средств, с помощью  которого может осуществляться мотивирование.

Функция контроля - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Проверка готовность фирмы к началу работы. Второй аспект - это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Этот вид контроля (текущий) является основным. Текущий контроль осуществляется в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы. Третий аспект - стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Заключительный контроль требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Так как сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины, нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля.⁶

Функция координации -  это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей и согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах. Важна эффективность организации потоков информации. Она должна быть достаточной, но не излишней. А так же каждый менеджер должен быть уверен в своей точке зрения и уметь ее отстаивать. Но для блага дела иногда полезно идти на компромиссы. Искусство компромисса - одно из самых сложных, но и необходимых для менеджера⁷.

Функция регулирования - управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние⁸.

Содержание регулирования  как функции менеджмента состоит  в перераспределении материально-технических  и финансовых ресурсов, оперативном  управлении ходом производственного  процесса (рис. 2).

Рис. 2. Принципы функции регулирования

Регулирование предполагает процесс  выработки корректирующих мер и  реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических  решений, обеспечивающих своевременное  и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).

В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа  выработки регулирующего воздействия  различают два вида регулирования:

• Реактивное - осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
• Упреждающее - проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.

Функция регулирования в процессе управления производством выполняет  роль гибкого инструмента, с помощью  которого ход производства непрерывно вводится в строгие рамки, предусмотренные  планом.

 

2. Частные функции менеджмента.

Функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления. Под функциями понимают основные задачи, стоящие перед менеджментом, которые необходимо решить, чтобы достичь цели организации.

Частные функции тесно связаны со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности. Под ними понимают результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации (например, управление основным производством, качеством продукции, персоналом, маркетингом, т.д.). Они воздействуют не на все производство, а на его определенные стороны или части. При этом каждая из функций является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции.

Частные функции управления - организация работ по планированию и прогнозированию, техническая  подготовка производства, организация  производства, оперативное управление производством, организация работы с кадрами, материально-техническое  снабжение, экономический анализ и  т.д. Частные (обеспечивающие) функции. Выполняются отдельными структурными подразделениями (специалистами):

- управление персоналом;

-управление маркетингом;

- управление финансами;

- документационное обеспечение  управления;

- учет (бухгалтерский, управленческий);

- обеспечение оргтехникой  и ее использование и др⁹.

Управление персоналом или по другому управление человеческими ресурсами отвечает концепциям и методам, которые управляющему необходимо использовать при работе с персоналом. Перечислим эти методы:

- анализ работы (определение характера работы каждого сотрудника);

- планирование потребности в персонале и найм кандидатов на работу;

- отбор кандидатов;

- ориентация и обучение новых работников;

- управление оплатой труда;

- обеспечение мотивации  и льгот;

- оценка исполнения;

- общение;

- обучение и развитие;

- создание у работников чувства ответственности;

- здоровье и безопасность работников;

- работа с жалобами и трудовые отношения.

Интенсивная глобальная конкуренция, дерегуляция, технический прогресс вызвали лавину конфигураций, в условиях которых некие компании не выжили. В данной ситуации будущее принадлежит  тем менеджерам, которые лучше  могут управлять в условиях перемен, и при этом они обязаны уметь  добиваться преданности служащих, которые  делают свою работу так, как будто  это их собственная компания.

Эффективное управление персоналом - ключ к успешной работе предприятия.

Управление маркетингом  – набор процедур и действий, направленных на организацию маркетинговой деятельности на предприятии. В управление маркетингом обычно включаются такие процедуры, как разработка планов маркетинга, проектирование и развитие структур маркетинговых подразделений, в том числе и разработка (совершенствование) регламентирующих их деятельность документов, подготовку и планирование маркетинговых исследований, координация действий немаркетинговых подразделений при решении маркетинговых задач. Безусловно, в управление маркетингом следует включать и все то, что приводит к согласованной деятельности подразделений и отдельных работников маркетинговых служб предприятия: приказы, распоряжения, инструкции и др. Другими словами, управление маркетингом представляет собой все то, что направлено на упорядочение и согласование действий, и не только действий, но и мыслей, идей работников как маркетинговых, так и немаркетинговых подразделений предприятий, обеспечивающих маркетинговое управление их деятельностью, т.е. такое управление, которое направлено на достижение организационных целей посредством решения проблем клиентов. В этом прослеживается связь между маркетинговым управлением и управлением маркетингом. Наладить такую связь, безусловно, нелегко. Но если предприятию это удается, успех на рынке ему обеспечен. Налаживание такой связи требует применения менеджерами определенных методических приемов, многие из которых еще ждут своей разработки, поэтому данная часть помечена как проблемная область¹⁰.

Документационное  обеспечение управления - как функция управления. Высокая значимость делопроизводства в осуществлении процесса управления Информационное обеспечение управления состоит из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью ее использования в процессе решения управленческих задач. В организации информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию¹¹.

Делопроизводство – от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании документов. Основные задачи делопроизводства:

- обеспечение эффективного процесса управления;

- образование документов;

- хранение, обеспечение доступа  к документам.

Делопроизводство включает такие понятия:

Документация – запись за установленными формами управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или образования до завершения выполнения или отправления. Дело - совокупность документов или документ, который относится к определенному вопросу или отрасли деятельности организации. Документ - информация, которая записана на дорогом материале, что выданная или полученная любым физическим или юридической лицом, в дорогой организации для использования в своей деятельности.

Документы различают по способу фиксации информации: письменные, к которым принадлежат все рукописные и машинописные документы, изготовленные с помощью печатной и множительной оргтехники; графические, в которых изображение объектов передано с помощью линий, штрихов, светотени.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Учет (бухгалтерский, управленческий). В организациях резко возросла потребность в сочетании бухгалтерской и нефинансовой информации, необходимой для принятия и управленческих решений. Данные бухгалтерской отчетности, традиционно используемые при анализе объектов управления и принятии решений, перестали быть исчерпывающими с точки зрения полноты информации в силу усложнившихся объектов управления и расширения числа неэкономических факторов, влияющих совместно с нефинансовыми факторами на среду функционирования организаций. В связи с этим на практике интерес к управленческому учету возрос, поскольку он служит необходимым инструментом управления современными организациями, позволяющим повысить их конкурентоспособность, прибыль и контролировать хозяйственные риски. Однако число организаций, использующих управленческий учет в качестве инструмента менеджмента, крайне мало из-за слабой научной разработанности данной проблемы, высокой скорости перемен в сфере рыночных преобразований и неготовности руководителей реагировать на них путем применения адекватных механизмов управления.