Совершенствования организационной структуры на примере ООО «Облторг»

Преимущества	Недостатки
Более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников	Отсутствие тесных взаимосвязей между производственными отделениями
Освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем	Недостаточно четка ответственность, т. к. готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации
Возможность привлечения консультантов и экспертов	Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, т. е. тенденция к чрезмерной централизации

 

Дивизиональная структура управления. В результате диверсификации производства многие предприятия перестраивают свою организационную структуру, образуя отделы, ориентирующиеся на производство определённой продукции (продуктовая структура управления) или на пространственное единство (региональная структура управления).

Преимущества	Недостатки
1) Повышение самостоятельности  и ответственности отделений  в вопросах максимизации прибыли  и завоевания позиций на рынке	1) Рост управленческого  аппарата 2) Возможность появления  конфликтов из-за централизованного  распределения ресурсов

 

Матричная структура управления представляет собой решетчатую организационную схему, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей. При матричной структуре персонал функциональных подразделений, оставаясь в их составе и подчинении, обязан также выполнять указания руководителей проектов или специальных штабов, советов и т.п., которые образуются для руководства отдельными разработками, проведения специальных работ.

 

 

Преимущества

Недостатки

1) возможность быстро  реагировать и адаптироваться  к изменяющимся внутренним и  внешним условиям организации; 2) повышение творческой  активности административно-управленческого  персонала за счет формирования  программных подразделений, активно  взаимодействующих с функциональными  структурами; 3) рациональное использование  кадров за счет специализации  различных видов трудовой деятельности; 4) увеличение мотивации  деятельности за счет децентрализации  управления и усиления демократических  принципов руководства; 5) усиление контроля за отдельными задачами проекта; 6) сокращение нагрузки  на руководителей высокого уровня  за счет делегирования определенной  части полномочий; 7) повышение личной ответственности  за выполнение программы в  целом и ее составных элементов.

1) ложная структура соподчинения, в результате чего возникают  проблемы, связанные с установлением  приоритетов заданий и распределением  времени на их выполнение; 2) присутствие "духа" нездорового  соперничества между руководителями  программ; 3) необходимость постоянного  контроля за "соотношением" сил  между задачами управления по  целям; 4) трудность в приобретении  навыков, необходимых для работы  по новой программе.

 

 

3 Раздел. План мероприятий  по организационной структуре и структуре управления

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Облторг» отсутствует служба делопроизводства, поэтому никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Облторг» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждены должностные инструкции на некоторых сотрудников организации.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Облторг» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота организации. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.

Совершенствование документационного обеспечения деятельности ООО « Облторг» на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой организации как ООО «Облторг», имеющей филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации  ООО «Облторг» представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных организаций. Управление организацией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с бухгалтерией, юристом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении три рабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

На предприятии используется линейная структура управления.

Линейная организационная структура управления – это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

 При линейном управлении  каждое звено и каждый подчиненный  имеют одного руководителя, через  которого по одному единовременному  каналу проходят все команды  управления. В этом случае управленческие  звенья несут ответственность  за результаты всей деятельности  управляемых объектов. Речь идет  о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

 Поскольку в линейной  структуре управления решения  передаются по цепочке “сверху  вниз”, а сам руководитель нижнего  звена управления подчинен руководителю  более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия  руководителей данной конкретной  организации. В данном случае  действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения  только одного руководителя. Вышестоящий  орган управления не имеет  права отдавать распоряжения  каким-либо исполнителям, минуя их  непосредственного начальника.

 В линейной структуре  управления каждый подчиненный  имеет начальника, а каждый начальник  имеет несколько подчиненных. Такая  структура функционирует в небольших  организациях.

 В линейной структуре  система управления организацией  компонуется по производственному  признаку с учетом степени  концентрации производства, технологических  особенностей, ассортимента выпускаемой  продукции и т.п.

 Линейная структура  управления является логически  более стройной и формально  определенной, но вместе с тем  и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

 Функции и обязанности сотрудников ООО «Облторг».

 Генеральный директор - управление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами.

 Коммерческий директор - ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового  состояния фирмы.

 Секретарь - работа с  документами, обеспечение и обслуживание  работы руководителя.

 Менеджер по продажам - изучение конъюнктуры рынка, разработка  плана реализации продукции, разработка  плана ценовой стратегии, подготовка  и заключение договоров.

 Бухгалтерия - ведение  бухгалтерского учета и отчетности.

 Главный инженер - руководство  техническими службами, координация  подразделений по разработке  технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения  эффективности производства, производительности  труда, обеспечение производства  конкурентоспособной продукции.

 Отдел технического  обслуживания - техническое обслуживание  и ремонт компьютерной и оргтехники.

 Программисты - изготовление, установка и настройка программного  обеспечения.

 Отдел кадров - обеспечение  подбора, расстановки, изучения и  использования рабочих кадров  и специалистов; организация системы  учета кадров, анализ текучести  кадров

 Изучив действующую  организационную структуру, я пришла  к выводу, что на предприятии  связи между инстанциями затруднены, получается сильная загрузка  средних уровней управления, в  связи с чем организационная структура нуждается в совершенствовании.

Рекомендации по усовершенствованию организационной структуры управления.

 На основании выше  проведенного исследования организационно-управленческой структуры ООО «Облторг» можно сделать вывод, о том что в настоящее время она в целом соответствует современным требованиям рыночной экономики, но вместе с тем ей присущи некоторые недостатки, устранение которых позволит вывести ее на качественно новый уровень мобильности и экономической эффективности.

 По моему мнению, в  данной организации существует  несколько потенциальных резервов  повышения эффективности функционирования  существующей организационно-управленческой  структуры.

 При совершенствовании  организационной структуры управления ООО «Облторг» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Рассмотрим и внесем изменения во все уровни управления.

 Предлагается исключить  должность менеджера по продажам  и ввести две новые должности: менеджер по продажам (закупкам) бытовой техники и менеджер по продажам (закупкам) хозтоваров.

 Данное решение поможет  фирме решить проблему с недостатком  ассортимента продукции.

 Вместе с тем, необходимо  выделить отдельно программиста  по программе «1С» и программиста  по «Консультант-Плюс». Также, для  уменьшения штата сотрудников, необходимо  сократить должность инспектора  кадров, и перепоручить полномочия коммерческому директору.

 Для чего будет утверждено  новое штатное расписание, в котором  на коммерческого директора дополнительно  будут возложены обязанности  инспектора по кадрам, в связи  с чем, будет увеличен должностной  оклад.

 Выведем из действующей  линейной структуры бухгалтерию  предприятия с его структурными  подразделениями и переподчиним  коммерческому директору.

 А секретаря переподчинить  генеральному директору.

 Так же я предлагаю  переименовать должность главного  инженера в должность технического  директора, название, которое более  соответствует условиям современной  России.

 Таким образом, будет  создана более гибкая структура  управления производственным комплексом  предприятия.

Из реорганизованной структуры видно, что две новые введенные должности менеджеров будут ориентированы на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента. А также, был реорганизован отдел программистов по принципу специализации. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.