Сущность и значение анализа внутренней среды организации

Сущность и  значение анализа внутренней среды  организации 

В различных  источниках даются разные определения  понятия организации, но все они  сводятся к одному. А именно, организация  – социальная общность, состоящая  из группы людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общей цели или системы  целей (1, 3, 19, 21). Отсюда вытекают основные признаки организации:

- наличие по  крайней мере двух людей, которые  считают себя частью группы;

- наличие по  крайней мере одной цели, которую  принимают как общую все члены  группы;

- наличие членов  группы, которые сознательно работают  вместе, чтобы достичь значимую  для всех цель (2).

Приведенное определение  справедливо для формальной организации. Существуют и неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но их мы касаться не будем.

Каждая формальная организация функционирует во внешней  и внутренней среде. Если говорить о  внешней среде организации, то надо заметить, что она оказывает существенное влияние на организацию. Организации  полностью зависимы от окружающего  мира как в отношении своих  ресурсов, так и в отношении  потребителей. Термин внешняя среда  вбирает в себя:

- экономические  условия;

- потребителей;

- профсоюзы;

- правительственные  акты;

- законодательство;

- конкурирующие  организации;

- систему ценностей  в обществе;

- технику и  технологию (4, 9).

Внутренняя организация, в отличие от внешней, вбирает  в себя то, что находится непосредственно  внутри организации, а не за ее пределами. Понятие внутренней среды организации  можно определить следующим образом: внутренняя среда организации –  основные составляющие компоненты организации, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование (3).

Информация о  внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые  организация может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше  уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация  обеспечивает возможность существования  своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внешняя и внутренняя среда организации всегда функционируют  параллельно друг с другом. Об этом говорит, к примеру, то, что анализ внешних условий может очертить благоприятные и неблагоприятные возможности предложения на рынке, однако, они могут быть оценены только в отношении внутренних сильных и слабых сторон организации. В связи с этим каждой организации необходимо время от времени проводить анализ внутренней среды.

Можно выделить несколько причин для проведения анализа внутренней среды организации (2):

1. Найти наилучшие  способы для достижения поставленных  задач.

2. Основывать  действия на реальных, а не  на желаемых фактах.

3. Причины важны  для понимания не только того, что сделано, но и почему  это сделано.

4. Прошлый успех  не является достаточной основой  для будущего успеха.

5. Идеи каждого  могут быть подвержены сомнению.

В анализе внутренних факторов рассматриваются следующие:

1. Состояние  рынка и уровень обслуживания. Важно разобраться, какие товары  и услуги отвечают определенным  требованиям, и решить, на каких  необходимо сконцентрироваться.

Товары и услуги:

А) подходят для  быстрого роста и предложения  благоприятных возможностей бизнеса  в пределах требуемых инвестиций;

Б) выполнены  и выполняются хорошо, но их последующий  рост, вероятно, будет замедлен;

В) медленно растут или снижаются на вялом рынке  и требуют больше затрат, нежели получаемая прибыль;

Г) быстро растут на потенциально большом рынке, но есть сомнения насчет правильных размеров рынка или стоимости введения и развития услуг, поэтому важные стратегические решения могут быть приняты как по тем товарам, которые  модернизируются, так и по тем, которые  сохраняются или от которых отказываются.

2. Финансовые  средства. Оценить следующее:

а) Как размещены  инвестиции?

б) Как организация  разместила полученные на развитие деньги?

в) Как много  средств вложено в предприятия  с высоким риском, в валюту и  т.д.?

г) Насколько  эффективно текущее использование  финансовых ресурсов как основы для  запланированных изменений?

3. Операционная  деятельность и производительность. Выяснить, насколько эффективна  организация в предоставлении  своих услуг относительно времени,  точности, стоимости и трудозатрат.

4. Технология. Оценить  текущую эффективность и потенциал  для дальнейшего снижения стоимости  в результате инвестиций в  новые технологии.

5. Управление  и штат. Оценить, как распределяются  усилия в отношении глобальных  целей; удостовериться, что есть  достаточное число менеджеров  с высокой квалификацией и  опытом, полезным или потенциально доступным для достижения поставленных задач, что они настроены на эти задачи и могут использовать руководство для стимулирования персонала.

6. Организация.  Оценить, помогает или мешает  структура в выполнении задач,  и увидеть, облегчают ли они  связь.

7. Информация. Решить, полезна ли соответствующая информация, когда и где она необходима  человеку, нуждающемуся в ней;  оценить ухудшение выполнения  работы из-за плохого или запоздалого  получения информации.

8. Система обслуживания  клиентов. Оценить:

- как много  времени оно занимает;

- во сколько  оно обходится;

- каков потенциал  для его совершенствования.

Анализ внутренней среды организации, сопоставление  ее сильных и слабых сторон и, как  результат, – принятие эффективных  управленческих решений - поможет ей успешно функционировать на конкурентном рынке. 

1.2. Основные  составляющие внутренней среды  организации 

Внутренняя среда  организации имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные факторы. Под  внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, которые постоянно находятся  в поле зрения менеджеров, являются:

- цели;

- структура;

- задачи;

- технология;

- люди (3, 16, 17).

Организация, как  говорилось ранее, рассматривается  как группа людей с общими целями (это первый переменный фактор). Того, что люди не могли бы добиться порознь, они достигают в организации, которую, таким образом, можно рассматривать  как средство достижения цели. Цель – это конкретные конечные состояния  или искомые результаты группы людей, организованных определенным образом (6, 13). Искомые конечные результаты ставятся в процессе планирования и сообщаются участникам производства, что дает возможность им знать, к чему нужно  стремиться. Различные типы организаций  определяют разнообразие целей. Если цель – получение прибыли, то организации  занимаются производством товаров  или оказанием услуг. Если организации  бесприбыльны, то их целью является выполнение своего предназначения в  рамках ассигнованных бюджетных  средств.

Крупные организации  – многоцелевые. Для получения  прибыли крупная организация  определяет цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение  рынка сбыта и т.д. Некоммерческие организации имеют множество  целей на пути усиления социальной ответственности.

Для достижения конечной цели организации различные  цели ставятся в ее подразделениях. Они координируются менеджерами  в рамках общей цели.

Важной ситуационной переменной является структура организации (второй переменный фактор). Под структурой организации понимают количество, состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе. Структура устанавливает такие  взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений, которые  позволяют наиболее эффективно достигать  целей организации. Этому способствует специализированное разделение труда.

Характерной особенностью специализированного разделения труда  является то, что данная работа закрепляется за специалистами, т.е. теми, кто способен ее выполнять лучше всех. Так, труд разделен между экономистами, технологами, механиками, энергетиками и др. При  производстве любого механизма работа разделяется на многочисленные малые  операции, что тоже представляет собою  конкретную специализацию труда.

Специализированное  разделение труда имеет свою тысячелетнюю историю. Его преимуществом является то, что специалист работает более  производительно и качественно. Во всех организациях (за исключением  очень маленьких) имеет место  специализированного разделения труда. В достаточно больших организациях специалистов группируют вместе в пределах функциональных областей (отделы, управления). Благодаря правильному разделению труда в организации по горизонтали  осуществляется ее успешная деятельность, достигается высокая производительность и эффективность. Очень важным в  этом плане является и вертикальное разделение труда (14).

Для успешной групповой  работы необходимо отделение труда  по координации от непосредственного  выполнения заданий. Такое отделение  создает иерархию управленческих уровней, т.е. формальное соподчинение на каждом уровне. Менеджер, находящийся на более  высоком уровне управления, может  иметь в своем подчинении нескольких руководителей низового уровня, а  те в свою очередь – на более  низкой ступени и так вплоть до исполнительского персонала. Например, начальник производственного отдела имеет в своем подчинении начальников  цехов, смен, лабораторий. Начальникам  цехов подчиняются начальники участков, мастера. Всю организацию пронизывает  соподчинение до уровня исполнительского персонала.

Каждый руководитель имеет в своем подчинении определенное количество людей, что представляет собой его сферу контроля. Сфера  контроля определяет тип организационной  структуры. Если руководитель контролирует большое количество подчиненных, то это широкая сфера контроля. Она  дает плоскую структуру управления. Если каждому руководителю подчиняется  немного людей, то это узкая сфера  контроля, при которой функционирует  многоуровневая (или высокая) структура  управления (Приложение 1). Большие организации  с плоской структурой имеют небольшое  число уровней управления (Приложение 2).

Нельзя говорить о лучшей или худшей сфере контроля. Не определяет она и величины организации. И высокая и плоская структуры  могут сложиться в разных по величине организациях. Организации с широкой  сферой контроля могут иметь высокую  структуру и плоскую. Так, например, завод «Гомсельмаш» и трест ресторанов имеют высокую структуру управления, несмотря на огромные различия и цели их деятельности. «Гомсельмаш» со сферой влияния на несколько тысяч работающих имеет пять уровней управления. Столько же уровней имеет армейская рота с численностью в 100 человек.

Поскольку в  крупных современных организациях работа четко разграничена по горизонтали  и вертикали, то возникает крайняя  необходимость в создании формальных механизмов координации деятельности уровневых подразделений и по соподчиненности. Такая координация  обеспечивает не только интересы подразделений, но и организации в целом.

Путем координации  формулируются и сообщаются цели организации и ее подразделений. Но это лишь один из множества механизмов координации. В координации участвует  каждая функция управления.

Третьим внутренним переменным фактором в организации  является постановка задач. Под задачей  понимается предписанная работа (группа работ или часть работы), которая  должна быть выполнена за ранее установленным  способом и в установленные сроки. При разработке структуры организации  в каждую должность включают ряд  задач, которые являются частью общего объема работы для достижения цели. Таким образом задачи являются элементами, составляющими должность. Считается, что если задача выполняется по установленной  технологии и режиму работы, то организация  функционирует эффективно.

Существует традиционное деление задач на три группы: работа с людьми, предметами (машины, сырье, инструменты), информацией. Работа за станком  – это работа с предметами. Мастер участка работает с людьми. Работа экономиста в плановом отделе, в  основном, связана с информацией.