Сущность и функции контроля в менеджменте

Самоконтроль, в отличие  от других видов контроля, нацелен  на собственную деятельность субъекта управления. Диапазон решаемых посредствам  самоконтроля задач – от выявления  проблем в собственной деятельности и поиска путей их решения до оценки хода выполнения решений, затрат времени  на его реализацию, промежуточных  и конечных результатов, выполнения намеченных. Самоконтроль является непременным  условием эффективной управленческой деятельности каждого работника.

В зависимости от того, входят ли субъекты контроля в состав контролируемой системы или нет, различают, внешний  контроль и внутренний контроль.

Внутриведомственный контроль в управлении организацией осуществляют должностные лица, которым контролируемые полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления. К ним относятся:

- руководители предприятия  и филиалов, которые организуют  и непосредственно осуществляют  контроль деятельности подчиненных.

-  руководители и работники  инспекторских, кураторских и  иных функциональных подразделений,  для которых контроль является  служебной обязанностью.

- руководители базовых  подразделений предприятия осуществляют  контроль деятельности подчиненных  им работников.

Контроль классифицируется также по следующим признакам: предмет  контроля, стадия жизненного цикла  объекта, стадия производственного  процесса, характер принимаемого решения, степень охвата объекта контролем, режим контроля, способ получения и обработки информации, периодичность выполнения контрольных операций. По предмету контроля  выделяют контроль технологии, организации процесса, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.

По стадии жизненного цикла  объекта принято различать контроль на стадиях подготовки объекта к  функционированию, ввода его в  эксплуатацию, опытной эксплуатации, постоянной эксплуатации, свертывания  деятельности объекта и т.д.  С  учетом стадии производственного процесса контроль может быть входным, операционным, контролем готовой продукции, контролем  транспортирования продукции или  ее хранения и т.д. С позиций возможности  дальнейшего использования объекта контроля различают разрушающий и неразрушающий контроль.

По характеру принимаемого решения по результатам контроля его классифицируют на активный и  пассивный контроль. По степени охвата объекта контролем следует различать  сплошной и выборочный контроль. В  зависимости от того, какой режим  осуществления контроля используется, обычно выделяют усиленный и нормальный контроль. В зависимости от способа  получения и обработки информации контроль делится на расчетно-аналитический, статистический, регистрационный. По периодичности выполнения контрольных операций можно выделить непрерывный и периодический контроль.

По направленности контроля принято различать стратегический, практический и оперативный контроль. Стратегический контроль направлен на решение стратегических задач и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением. Это вид контроля ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения его долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Стратегический контроль – предусматривает учет , оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной стратегии развития организации. Предметом контроля при этом выступают жизненно важные аспекты политики организации: корпоративная культура, факторы внешней среды, маркетинг, осуществление научно-технических прогнозов, клиентская база и другие важнейшие факторы деятельности организации.

Эффективность контроля как  управленческой функции может быть обеспечена в полной мере лишь с  приданием ему стратегической роли. В этом смысле он должен отражать общие  приоритеты организации и способствовать решению стратегических задач. Из этого вытекает, что контролировать в первую очередь следует те сферы деятельности, которое имеют стратегическое значение, и не прибегать к сложным и дорогостоящим формам контроля там, где деятельность не носит стратегического характера и потому достаточно эпизодического контроля. Реализация стратегического контроля часто сопряжена со значительными затруднениями, обусловленными тем, что деятельность, подлежащая такому контролю, плохо поддается измерению.  В целом содержание стратегического контроля заключается в учете, оценке и анализе результатов разработки и реализации концепции перспективного развития организации. Но вместе с тем стратегическое значение могут приобретать и отдельные формы контроля. В частности, когда дело касается сверх дорогого и сверх сложного изделия, например космического аппарата, необходим всеобщий и постоянный контроль, при котором каждая деталь проверчется при изготовлении и регулярно оценивается работоспособность всех систем, поскольку самая мелкая поломка может помешать достижению поставленной цели. Очевидно, что в подобных случаях обеспечение надежности является безусловной  стратегической целью.

Тактический контроль призван  обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов. Тактический контроль нацелен  на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как  в целом по организации, так и  по ее включенным организационным, функциональным, технологическим и иным подсистемам.

Оперативный контроль осуществляется с периодичностью, характерной для  оперативного планирования – в большинстве  случаев ежедневно. Оперативный  контроль – нацелен на текущей учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей непрерывное обеспечение выполнения приятных плановых заданий. Его предметом выступают, прежде всего, тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия.

Важным для практики является деление контроля на полный и выборочный, плановый и внеплановый. Полный контроль – строится как целостная система, постоянно функционирующая приятной организационной структуре. Выборочный контроль – организуется и осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативный требований, научно – технического уровня продукции и т.п. Плановый контроль осуществляется в заранее установленные сроки, в соответствии с заблаговременно составленным  планом проверок. Внезапный контроль производится без предварительного уведомления организаций, подразделений, работников, деятельность которых выбрана для контроля. Осуществление этого вида контроля по конкретным срокам не планируется.

По сфере деятельности организации, подвергающейся контролю, различают контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов; контроль человеческих ресурсов; контроль информационных ресурсов.

Принято различать так  же: производственный контроль; контроль управления записями; контроль качества; финансовый контроль. В рамках финансового контроля осуществляется: бюджетный контроль; анализ рентабельности; анализ относительных показателей деятельности; анализ использования инвестиций.

Производственный контроль включает в себя: контроль маршрутизации, т.е. последовательности выполнения операций; контроль загрузки мощности, иначе  говоря, распределения работ, контроль выполнения производственных графиков, определяющих время, в течении которого должна производиться каждая операция; предварительную оценку стоимости выполнения работы; контроль из стадии отправки продукции.

Маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта; анализе  доли рынка; анализе соотношения  между затратами на маркетинг  и сбытом; наблюдении за воздействием с клиентами, а также их ожиданиями и спросом.

К негативным формам контроля можно отнести тотальный контроль, эпизодический контроль, односторонний  контроль, скрытый контроль, формальный контроль. Тотальный контроль означает проверку всех самых малозначительных действий работника. По убеждению такого руководителя, использующего такой вид контроля, все, что не было им проверено, чревато ошибками. При таком подходе исполнители практически лишаются деловой самостоятельности, у них ослабляется мотивация к росту профессионализма. С другой стороны, такой руководитель при достаточном количестве подчиненных оказывается погребенным под бременем текущей и рутиной работы, которая не позволяет уделять должного внимания вопросам стратегического характера, что рано или поздно негативно отразится на положении организации.

Противоположным, но не менее  ущербным является нерегулярный, эпизодический  контроль, когда его проведение может  быть вызвано только каким-либо чрезвычайными  обстоятельствами. Такой контроль является лишь реакцией  на грубые ошибки, недопустимые - незаконные, неэтичные и т.д. действия, со стороны персонала. Последствия  подобных проявлений часто неустранимы, и контроль уже не способен компенсировать понесенные моральные и материальные потери. Безусловно, контроль должен предупреждать явления такого рода, а не становится их следствием.

Односторонний контроль имеет  место тогда, когда исполнитель  остается в неведении относительно результатов контроля своей деятельности. Не зная, как она оценивается, исполнитель  теряем ориентиры в своей дальнейшей работе, что неизбежно подрывает  его трудовую мотивацию. Такой контроль бесподобен, поскольку он не дает возможность  корректировать действия контролируемого. Чтобы контроль был результативным, его итоги должны быть полностью  и своевременно доведены до исполнителя  и при необходимости обсуждены  с ними, поскольку это поможет  сделать ему правильные выводы, а  проверяющему получить необходимые уточнения и устранить возможные недоразумения.

Скрытый контроль нередко  практикуется в конфликтных ситуациях. В атмосфере противоборства и  служебных интриг этот вид контроля используется для сбора негативной и порочащей соперника информации и последующего использования в  качестве оружия против реального или  мнимого противника. Важное значение при этом приобретают неформальные коммуникации, которые поощряются, набирают паразитическую силу и нередко становятся средством манипулирования действиями руководителей, прибегающих к этим каналам информации. Такой вид контроля не имеет ничего общего с обеспечение целей организации, и в своих крайних формах разлагает  трудовой коллектив. Как правило, использование скрытого контроля свидетельствует о моральном неблагополучии в организации.

Формальный контроль означает, что проверке и анализу подвергаются отнюдь не истинные результаты деятельности, а вторичные, не имеющие значения для существа дела показателя. К  числу такого рода формальных показателей  деятельности работника, руководители, склонные к формализму, могут относить, в частности, пребывание работника  на рабочем месте, физический объем  представленного отчета, количество переговоров с потенциальными клиентами  и т.п. Такая форма контроля может  свидетельствовать также на беспечное  отношение руководителя к этой управленческой функции, либо на его неспособность  организовать надежную систему контроля.

3. Принципы контроля.

Контроль, как одна из функций  менеджмента, основывается на следующих  основных принципах, которые являются общими для всех видов, сфер и уровней  управления.

1. Принцип этичности контроля  – подразумевает следование субъектом  контроля этике профессиональной  управленческой деятельности, а  также всемерно учитывать этические  нормы, свойственные контролируемой  сферы деятельности. Важным моментом осуществления контроля является недопустимость рассмотрения контроля как более важного, чем сама контролируемая деятельность.

2. Принцип законности  контроля – означает требование  неуклонного соблюдения соответствующих  законодательных и иных нормативных  правовых актов при организации  и осуществлении контроля всеми  его субъектами и объектами.  Законность в данном случае  выражается прежде всего в обязанности каждого субъекта контроля действовать в пределах предоставленной ему компетенции.

3. Принцип сочетания централизации и децентрализации контроля означает, с одной стороны, централизацию контроля, то есть его организацию на основе единых требований нормативных актов, регламентирующих важнейшие стороны управленческой и деятельности организации, единых стандартов деятельности, подчинения нижестоящих субъектов контроля вышестоящим. С другой стороны этот принцип предлагает разумную децентрализацию, то есть учет специфики обстановки, условий деятельности контролируемых объектов, особенностей организации управления в регионах, в отраслях, на конкретных предприятиях, а также делегирование части контрольных функций нижестоящим уровням менеджмента. Сочетание централизации и децентрализации контроля позволяет обеспечить единство его системы.

4. Принцип всеобщего контроля  – заключается в требовании  обеспечения подконтрольности соответствующим  субъектам управления всех сфер  деятельности организации, а также  направлений, линий, участков  работы. Контроль рассматривается как одна из повседневных обязанностей должностных лиц всех уровней.

5. Принцип объективности контроля состоит в необходимости тщательного учета субъектами контроля внутренних и внешних факторов, оказывающих существенное влияние на организацию осуществление деятельности. Другой стороной объективности является исключение предвзятости по отношению к контролируемым лицам  и их деятельности, использование для выводов по результатам контроля достоверной информации.

В соответствии с принципом  объективности в процессе контроля внимание его субъектов должно уделяться  в равной степени выявлению допущенных недостатков и ошибок, характерных  для контролируемой деятельности, а  так же ее положительным сторонам, достигнутым успехам. Объективность  контроля несовместима с субъективизмом в организации, осуществление и  оценки результатов контроля, с игнорированием объективных условий, в которых  проводилась контролируемая деятельность.