Теоретичні основи управління персоналом в організації малого бізнесу

Набір персоналу – найвідповідальніший етап в управлінні малим та середнім підприємством, оскільки помилки у цій справі коштують надто дорого.

Для малих і середніх організацій  найсприйнятливіші такі варіанти набору персоналу:

o індивідуальний (за рекомендаціям,  через особисті знайомства);

o за оголошеннями;

o через службу зайнятості  населення.

Пошук працівників за особистими каналами робить недоцільною процедуру відбору, оскільки на роботу запрошується людина, про яку вже багато відомо. Однак при використанні інших джерел набору має проводитися процедура відбору персоналу. Для того щоб бути впевненим у майбутньому співробітнику, треба знати не лише його вік, освіту та досвід роботи, а й його соціальні та індивідуальні психологічні якості.

Саме тому в  особистій бесіді з кандидатом крім загальних відомостей слід з’ясувати:

o головний вид нинішньої  діяльності, професійні інтереси;

o причини, з яких кандидат  хоче отримати місце роботи, яку мету він ставить перед собою;

o що нестандартного (нового) він може запропонувати на  новому місці роботи;

o чого він очікує від  місця роботи;

o яка робота йому найбільш  близька;

o на яку заробітну плату  він розраховує;

o як він підвищує свої  професійні знання;

o як він будує свої  взаємовідносини з колегами й чи відчуває складності у спілкуванні;

o чи не завадить його  особисте життя новій роботі.

Слід звернути увагу на його зовнішній вигляд (стиль одягу, вміння триматися), культуру поведінки, культуру мови, вміння слухати, його активність та зацікавленість.

 

Кандидату слід пояснити деякі специфічні особливості  й правила організації:

o які головні вимоги  висуваються до працівника, критерії оцінки продуктивності його праці й пов’язаної з нею оплати (санкції);

o хто визначає, яким чином  мають забезпечуватися необхідніпродуктивність та якість праці;

o звідки та яку допомогу  можна йому очікувати;

o які найважливіші негласні  норми, що стосуються роботи  та особистих відносин співробітників;

o що необхідно для успішної  роботи на підприємстві та що цінується й викликає повагу працівників;

o що вважається серйозним  прорахунком у роботі, які помилки  не пробачаються;

o яких головних правил  має дотримуватися кожний співробітник підприємства (стиль одягу, про що не прийнято говорити і чого не варто робити).

Загальним правилом ефективного  проведення співбесіди є те, що 70% часу впродовж співбесіди має говорити кандидат на посаду, а 30% – інтерв’юер

Найм персоналу є законодавчим етапом пошуку та відбору працівників. Він передбачає суворе дотримання законів України, Постанов Уряду, відомчих та інших актів, що стосуються трудових відносин. Найм персоналу здійснюється шляхом укладання трудової угоди та видання роботодавцем наказу (розпорядження), зміст якого має відповідати умовам укладеної трудової угоди.

Трудова угода – це угода між роботодавцем і працівником, відповідно до якої роботодавець зобов’язується надати працівнику обумовлену роботу, забезпечити умови праці, передбачені Кодексом України про працю, законами чи іншими нормативними актами, що містять норми трудового права, своєчасно і в повному розмірі виплачувати працівнику заробітну плату, а працівник зобов’язується особисто виконувати визначену трудовою угодою роботу, дотримуватися діючих в організації правил внутрішнього розпорядку.

Зміст і термін трудової угоди визначається Кодексом України про працю. Під змістом трудової угоди слід розуміти сукупність вказаних у ній умов. Найістотнішими з них є: дата початку роботи; найменування посади, спеціальності, професії з обов’язковим вказуванням кваліфікації відповідно до штатного розпису підприємства чи конкретної трудової функції; права й обов’язки сторін; умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки чи посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати).

Усі трудові угоди за терміном їх дії  поділяються на такі:

o на невизначений термін. Найчастіше таким чином укладається звичайна трудова угода. Сторони угоди обумовлюють місце роботи, трудову функцію робітника, а також розмір заробітної плати. Така угода укладається в більшості випадків;

o на визначений термін не більше 5 років (термінова трудова угода). Термінові трудові угоди укладаються в тому разі, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений термін з урахуванням характеру майбутньої роботи чи умов її виконання.

Адаптація персоналу на підприємстві − це ознайомлення, пристосування працівника до змісту та умов трудової діяльності, а також соціального середовища організації. Як правило, вона продовжується 2−3 місяці. За даними досліджень західних компаній програма адаптації, якщо вона існує на підприємстві, здатна зменшити плинність кадрів на 10 – 20%. В процесі адаптації не слід поспішати з введенням нового працівника на його посаду та виключити ситуації, які могли б негативно вплинути на входження працівника в трудовий режим колективу (трудові перенавантаження, дефіцит чи надлишок інформації тощо). Можна запропонувати такий порядок адаптації як представлено на рис. 6.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

За спрямованістю розрізняють  професійну адаптацію (освоєння специфіки та особливостей професії); психофізіологічну адаптацію(пристосування до умов праці, режиму праці та відпочинку тощо); соціально-психологічну адаптацію (пристосування до колективу, організаційної культури тощо).

На деяких малих підприємствах  багато робочих місць і спеціальностей є одиничними. В цьому разі в  процесі введення в посаду й навчання посадовим обов’язкам нового співробітника беруть участь всі члени колективу на чолі з керівником. Загальне коло обов’язків працівника зазвичай передбачається у трудовій угоді. Детальніше вони встановлюються усно керівником організації. Чіткого розподілу обов’язків, що зафіксований в посадових інструкціях, як правило, не існує. Отже, керівник підприємства має максимально сконцентрувати на цьому увагу нового працівника. Це є потенційним джерелом конфліктних ситуацій. Слід пояснити новим співробітникам специфіку роботи, вимоги функціональної гнучкості (періодичне виконання співробітником обов’язків, що не властиві його посаді), оскільки обсяг конкретної роботи постійно змінюється, інколи виникає необхідність замінити відсутнього працівника. З таких умов співробітнику треба не тільки знати свої прямі обов’язки, а й непогано знати роботу колег. Адаптація вважається успішною, якщо працівник правильно розуміє та виконує свої посадові обов’язки, відчуває себе частиною колективу й особисто зацікавлений в поліпшенні стану на підприємстві.

Звільнення працівника означає  розірвання трудової угоди. Воно є можливим лише за наявності підстав, закріплених у законі, тобто при виникненні певних юридичних фактів:

o звільнення за власним  бажанням;

o звільнення з ініціативи  організації чи третьої особи, яка має право вимагати звільнення (суд, воєнкомат). При одностороньому бажанні законтрактує такі дії, як розірвання трудової угоди;

o деякі події (наприклад,  смерть працівника чи закінчення терміну угоди, закінчення обумовленої роботи, вихід на пенсію).

Наявність передбачених законом  підстав звільнення чи встановлений порядок звільнення на кожній з підстав – важлива юридична гарантія права на працю. Розірвання трудової угоди правомірно лише в тому разі, коли одночасно існують три обставини: 1) якщо вказана підстава звільнення; 2) дотриманий порядок звільнення за даною підставою; 3) є юридичний акт розірваннятрудової угоди (наказ про звільнення).

При звільненні з власної  ініціативи працівника керівник може провести з ним завершальну бесіду, мета якої з’ясування причини звільнення, стану психологічного клімату в колективі, проблемних аспектів охорони та умов праці.

Звільнення з ініціативи організації відбувається найчастіше з двох причин: скорочення персоналу  та ліквідація підприємства. В цьому разі людина може відчувати психологічну травму поряд з відчуттям професійної та соціальної втрати. Тому доцільним є застосування індивідуального підходу, що поєднує психологічну та матеріальну підтримку.

Важливим аспектом управління персоналом є діяльність спрямована на розвиток людських ресурсів, що задіяні на підприємстві. Найчастіше вона відбувається у формі навчання та перепідготовки кадрів. Керівник підприємства чи спеціаліст з персоналу вирішує питання про необхідність навчання працівників. Як правило, вона виникає, якщо:

o працівники неспроможні  успішно працювати доки вони не засвоїли необхідні для роботи знання та навики;

o здійснюються організаційні  зміни (продуктові, технологічні, системи управління тощо);

o методи контролю,що застосовуються  в організації виявили зниження продуктивності праці працівників

Потім слід визначити, що мають  вивчати працівники, тип навчання чи освіти, який треба використовувати, як і де буде проходити навчання. На більшості малих підприємств найчастіше навчання проводиться під час роботи на робочому місці досвідченими співробітниками, які пояснюють новому працівнику, що слід робити.

 

 

 

Головні вимоги до ефективності навчання на малому та середньому підприємствах такі:

o керівництво має створити  клімат, сприятливий для навчання, тобто нормальні умови для навчання, підтримку та заохочення з боку керівництва;

o для навчання потрібна  мотивація, тобто працівники мають розуміти мету навчання, яка може полягати в підвищенні продуктивності праці, поліпшенні матеріального стану, отриманні морального задоволення від роботи;

o процес навчання слід  розбити на спрощені етапиіз  закріпленням знань на практиці, щоб був зворотний зв'язок з результатами навчання.

Оцінка результатів роботи персоналу потрібна для корегування  системи оплати праці та матеріальної винагороди, службових переміщень інематеріальних заохочень та пільг. Вона необхідна для визначення рівня кваліфікації працівників, їх сильних і слабких сторін.Оцінку не можна здійснювати лише на підставі особистого ставлення до підлеглого, інакше вона переростає в критику, яка в більшості випадків викликає захисну реакцію у працівника. Для оцінки визначаються конкретні цілі й стандарти. Діяльність з оцінки кваліфікації працівників підприємства називається атестацією (від лат. attestatio – посвідчення). Атестація персоналу –це комплексна оцінка діяльності та результативності праці співробітників. Вона регулярно проводиться, як правило, на середніх і великих підприємствах. На малому підприємстві керівник знаходиться в постійному контакті з усіма працівниками та має можливість безпосередньо оцінювати їх сильні й слабкі сторони.

Чинне в Україні законодавство  передбачає, що винагорода кожного  працівника залежить від кількості  та якості його праці й максимальним розміром не обмежується. У Кодексі України про працю заробітна платавизначена як винагорода за працю залежно від кваліфікації робітника, складності, кількості, якості та умов роботи, що виконується, а також виплаткомпенсаційного й стимулюючого характеру.

Найчастіше  система винагород за працю базується  на таких принципах:

o зростання її номінальної  та реальної величини;

o узгодження відповідності  міри праці її оплати та матеріальної зацікавленості працівників у результатах праці;

o випередження темпів  росту продуктивності праці порівняно з її оплатою;

o справедливість і тісний  зв'язок між оплатою і результативністю праці;

o зміна частки постійних  і змінних виплат залежно від  прибутковості;використання гнучких  систем винагород (участь у  прибутках).

Під системою оплати праці розуміють спосіб обчислення розмірів винагороди у відповідності до затрат чи результатів праці. Вона залежить від особливостей організації технологічного процесу, форм організації праці, вимог, що висуваються до якості продукції чи роботи, стану нормування працій обліку її витрат.

Вид, системи оплати праці, розміри тарифних ставок, окладів, премій, інших заохочувальних виплат, а також  співвідношення їх розмірів у окремих категорій персоналу визначаються на підприємстві самостійно з урахуванням найбільшого в певних умовах стимулюючого ефекту, значимості певної професії, потреби в спеціалістах відповідного профілю й фіксуються в колективних угодах чи інших локальних нормативних актах.

Успіх управлінської діяльності значною мірою залежить від того, настільки оперативно та якісно обробляється необхідна документація, рух якої здійснюється за певним маршрутом – від місця складення чи надходження на підприємство до відправлення зацікавленим організаціям чи здачі на зберіганняв архів. З документацією пов’язана діяльність усіх працівників, починаючи з технічного виконавця до керівника. Документи закріплюють виробничівідносини як всередині підприємства, так і з іншими організаціями. Від правильної організації роботи з документами часто залежать оперативність і надійність управління організацією.

На малих підприємствах, як правило, через відсутність спеціаліста з кадрів діловодство здійснюється з порушенням відповідних нормативних документів.

Основними видами документів, необхідними для  діяльності малого підприємства, є:

o організаційні документи  (правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників, штатний розпис, положення про структурний підрозділ) (Додатки В, Г, Е);

o розпорядчі документи  (накази, розпорядження з питань вдосконалення роботи з персоналом) (Додатки Є-Ж);

o інформаційно-довідкові  документи (доповідні та пояснювальні записки, заяви, протоколи засідань колективу підприємства, листування тощо)(Додаток З);

o облікові документи,  що входять до складу особистих  справ працівників (заява, особова  картка, анкета й доповнення до неї, трудова книжка, копії документів про освіту, трудовий договір, копія наказу про прийом на роботу).

Трудова книжка належить до головних документів, що підтверджують  трудовий стаж працівника. Роботодавець (за винятком роботодавців – фізичних осіб) зобов’язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в організації більше 5 днів, у разі, якщо робота в цій організації є для працівника основною. У трудову книжку вносять відомості про працівника, роботу, яку він виконує, переведення на іншу постійну роботу та про звільнення працівника; а також підстави розірвання трудової угоди й відомості про нагороди за успіхи у роботі. Відомості про санкції у трудову книжку не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарною санкцією є звільнення. Записи в трудову книжку про причини припинення трудової угоди мають здійснюватися відповідно до формулювань Кодексу України про працю чи з посиланням на його відповідну статтю.

 

6.4. Взаємовідносини  керівника малого підприємства  зперсоналом

Особливістю малого та середнього підприємства є тісна взаємодія  керівництва з персоналом. Усі  роботодавці хочуть мати нормальні ділові відносини зі своїми співробітниками. Щоб цього досягти, необхідне постійне ділове спілкування з працівниками, їх стимулювання, вирішення їх проблем, усунення конфліктів у колективі.