Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

Введение.

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих  различный юридический статус и  форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических  объектов определяется их назначением  удовлетворять те или иные потребности  общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место  занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы  обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм  специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и  развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и  оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют  учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным  специалистам получать в нужное время  и в полном объеме необходимую  информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Глава 1. Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления.

1.1. Управленческая деятельность.

Управление  в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой  ориентируются некоторые подразделения  организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций  можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации можно выделить управляемый  процесс (объект управления) и управляющую  часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы  управления оказывают на управляемый  процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое  состояние управляемого процесса с  требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого  необходимо получать информацию об управляемом  процессе. Другими словами, управляющая  и управляемая части взаимодействуют  друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

Схема 1 Информационный контур в системе управления.

 

Система управления

Управляющая часть

 

 

Информация  об       Управляющие

управляемом процессе           воздействия

Управляемый процесс

 

 

Информационный  контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может  основываться на бумажных носителях. В  любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
• пользователей информационной системы – потребителей информации;
• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
• программное обеспечение;
• информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная  информация об ее деятельности. Она  служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат  в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

• достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
• адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
• полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
• краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
• своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Информационные ресурсы организации

 

 

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых  в процессе выполнения различных  функций управления

Схема 2 Информационные ресурсы организации

В рамках любой организации информация для  управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ  – информационное сообщение в  бумажном или электронном виде, оформленное  по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение  документов и работа с ними в организации  – ее документооборот. Документооборот  – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а  также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

 

1.2. Информационное обеспечение управленческой  деятельности.

Существенная  часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому  частью информационного обеспечения  управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную  информацию и документооборот. В  информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно  различить по следующим признакам:

1. по  наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы; 

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

2. по  типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические  и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по  принадлежности к системе документации  определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной  деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная  документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения  (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация  по планированию;

3) информационно-справочная  и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

 

 

 

1.3. Организация информационного обеспечения.

Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в  рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и  т.п.

Информационное  обеспечение предполагает решение  задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно  определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные  и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических  средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей  деятельности организации. Она включает в себя:

• законодательные акты РФ;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• методические материалы по работе с документами;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации.

Любая организация  существует в некоторой внешней  среде, образуемой государством, другими  организациями, людьми, общественными  объединениями и отношениями  между ними. Эта же организация  порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя  среда формируется совокупностью  структурных подразделений предприятия  и работающих там людей и отношениями  между ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация  внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное  состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные  и регулирующие органы;

- клиенты  и партнеры предприятия;

- информационные  агентства;

- конкуренты;

- органы  статистического учета.

Информация  из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет  вероятностный характер.

Удовлетворение  информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа  информации. Эти действия совершаются  как в плановом порядке, так и  в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

• простые и сложные запросы;
• формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются  документы и отчеты с недокументированной  информацией, которые предоставляются  органам управления.

Возможны  две основные формы организации  информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и  частично или полностью децентрализованная.

Централизованное  информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений  организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и  информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах  непосредственно на рабочих местах.