Условия эффективного анализа работы

 Условия эффективного анализа работы

Анализ работы является довольно трудоемкой процедурой. Существует 9 проблем, которые необходимо учитывать службам управления персоналом и руководителям подразделений при проведении анализа работы.

Первое условие эффективного анализа работы – это выбор для анализа достаточно обученных и мотивированных исполнителей. Жизненно важно для анализа работы - запрашивать данные от исполнителей. Никто не знает точных деталей о своей работе так, как непосредственно их исполнитель.

Однако здесь проблема заключается в том, что исполнители редко дают данные высокого качества. Одной из причин этого является то, что они редко достаточно обучены или подготовлены для выдачи качественных данных. Обычно аналитик (эксперт) просит исполнителя работы заполнить операционные вопросники, журналы проведенных операций или устно описать их работу, но исполнителям работ не показывается правильная техника выполнения задания. Поэтому на выходе получаются неясные, недостаточные и неточные данные. Очевидно, что выбранный исполнитель должен иметь достаточные аналитические навыки.

Второй причиной того, что исполнители не могут дать качественных данных, является недостаток соответствующего стимулирования. Работники редко вознаграждаются за качество собранных данных и редко получают достаточно времени для их сбора. Так же редко им сообщают о качестве их данных и важности этой работы.

Второе условие эффективного анализа работы – это выделение экспертам (аналитикам) достаточного количества времени для проведения анализа. Довольно часто анализ рабочих мест проводится в пожарном порядке. В результате дефицита времени аналитикам (экспертам) не дается достаточно времени для того, чтобы продумать или записать то, что они исследуют.

Многие работы меняются по содержанию во времени на протяжении периода в несколько недель или месяцев. Вследствие этого требуется время, чтобы у работника установилось мнение относительно профиля его работы или чтобы правильно ответить на вопросы анкеты о его работе. Если они ведут записи о работе неделю-другую, это редко бывает достаточным временем для получения данных о действительной годичной загрузке работой.

Третье условие эффективного анализа работы – поддержка высшего руководства. Успех любого проекта может быть достигнут с трудом без поддержки высшего руководства. Оно должно быть вовлечено в анализ работы, по крайней мере при разъяснении всем работникам важности их полного и честного участия в работе. К сожалению, эта ключевая ступень часто пропускается.

Четвертое условие эффективного анализа работы – это участие в анализе работы руководителя и подчиненного ему исполнителя. Слишком много анализов работы планируется и проводится одним лицом (или малой группой), которое несет исключительную ответственность за этот анализ.

Аналитик (эксперт) должен получать от работников предложения по лучшему времени проведения исследований и дать работникам право голоса при обсуждении порядка сбора данных. Часто анализ проводят в периоды пиковой загрузки работой, когда внимание работников поглощено работой, а не анализом работы.

Специалист, проводящий анализ работы, должен также проконсультироваться у работника по методу сбора данных. Это дает работникам возможность выразить свое предпочтение тому или иному методу, что часто вносит ясность в схему обследования и сбора данных, адаптируемых к различным рабочим ситуациям.

Пятое условие эффективного анализа работы – концентрация не только на том, что есть, а и на том, что должно быть (связь со стратегическим планированием). Это проблема, на которой многие анализы работы терпели поражение: работников спрашивали, что они делают, а не то, что они должны делать. Например, такие инструменты, как рабочий журнал и метод наблюдений, больше уделяют внимание тому, как работники используют рабочее время. Этот вид данных ценен, но анализ работы не может останавливаться на этом. Анализ работы должен быть расширен до определения того, что должен делать работник и как он должен распределять свое время. Организация не должна терпеть или соглашаться с деятельностью своих работников и методами работы, которые не отвечают ее интересам. Естественно, что работники за какой-то период времени отклоняются от задач организации. Личные интересы в соединении с недостаточным контролем руководителя вступают в конфликт с целями организации. Поэтому любое описание деятельности не всегда отражает действительное совпадение проделанной работы с тем, как она должна быть сделана.

Важная часть анализа работы должна включать сравнение того, что в действительности происходит с тем, что планировалось. Если обнаружена значительная разница, должны предприниматься корректирующие действия.

Шестое условие эффективного анализа работы – исключение возможности искажения аналитической информации в личных интересах. Без соответствующего планирования и подготовки работники, предоставляющие данные для анализа работы, могут их искажать - часто несознательно. Но некоторые работники искажают факты в своих интересах. Если работник, например, чувствует, что руководство оценивает не все его усилия, этот работник может стараться произвести на руководство впечатление, заполнив вопросник многими дополнительными данными или добавляя дополнительные статьи в рабочий журнал. Или работники могут хотеть более высокую оценку их работы, концентрируя внимание на некоторых разделах работы, в которых они себя чувствуют наиболее опытными и компетентными. Эта группа источников информации может преувеличивать затрачиваемое время или важность, придаваемую этим разделам работы.

Когда работа наблюдается напрямую или снимается на пленку, работник может спешить, замедлять работу или работать иначе, чем в обычных условиях. Или он захочет показать, что перегружен, устает и угнетается своей работой так, что он замедляет работу или приходит в нерабочее состояние.

Практически невозможно полностью устранить ошибочные данные в анализе работы. Однако достаточное обучение работников вместе с действиями руководства по обеспечению контроля за анализом работы могут привести в конце концов к минимизации проблемы.

Седьмое условие эффективного анализа работы – обязательная проверка данных на надежность и действенность. 
Одним из серьезных недостатков типичного анализа работы является то, что слабо проверяются надежность и ценность полученных данных. С точки зрения действенности, руководство должно бы задавать себе такие вопросы, как: «Задавались ли при исследовании правильные вопросы?», «Дало ли оно правильные данные?» и «Собрали ли мы данные о работе, которые действительно правильны?». Чтобы убедиться в надежности и ценности информации, необходимо проверить состоятельность данных.

Самым эффективным способом избежать ошибок является проведение анализа работы по данным, полученным из двух или более источников.

Восьмое условие эффективного анализа работы – расширение формата для сбора данных. Такие ценные инструменты для сбора данных, как вопросники, собеседования и хронометраж, обычно мало стимулируют опрашиваемого вдаваться в детали относительно различных аспектов работы. Поэтому работники часто забывают упомянуть некоторые параметры и характеристики.

Сбор данных о работе частями помогает работникам понять и рассмотреть всю проделываемую работу. Например, попросив служащего представить данные о своих традиционных и нетрадиционных работах, деятельности как руководителя и как исполнителя, постоянной и эпизодической работе, индивидуальных и групповых работах, мы тем самым помогаем ему продумать весь объем работ по частям. Такой форматный подход предпочтительнее сплошному собеседованию или одноразовому перечислению работником его задач.

Просьба работнику подумать о распределении его работы по категориям деятельности, обеспечивают проникновение в характер потребностей работника. Работник может понимать, например, что огромная часть его времени расходуется на общественные дела, хождение в помещении (ях), задержки и прочее.

Сосредоточение на использовании рабочего времени увеличивает весомость данных, которые нельзя получить при упрощенных процессах, концентрирующихся исключительно на идентификации рабочих операций. Определение частей работы и определение того, как работники распределяют свое время между этими частями, является очень важным.

Девятое условие эффективного анализа работы – применение анализа и самоанализа работы в должностные обязанности линейных руководителей, специалистов и исполнителей. Это довольно редкое явление в настоящее время, хотя анализ работы целесообразно проводить ежегодно.

Работники должны оцениваться на предмет их участия в анализе работы. Руководители должны возлагать на своих подчиненных ответственность за их вклад в анализ работы и оценивать этих работников по полноте, точности и ясности представляемых ими данных. Такой подход сам по себе может удвоить качество данных, полученных при анализе работы. 
Очень часто непосредственные руководители устраняются от участия в процессе подготовки данных о работе подчиненных. Аналитик должен работать с работниками, но одновременно контактировать с их руководителем, поскольку тот знает, что должен делать работник.

Никто не может так хорошо помочь и стимулировать подчиненных давать высококачественные данные, как непосредственный руководитель, многие слабые места в анализе работы могут быть преодолены при участии непосредственного руководителя. Руководители не должны пассивно соглашаться с тем, что представляют подчиненные. Это одна из главных функций руководителя - формировать роли подчиненных и оценивать правильность данных, представляемых ими.

Почему же руководители допускают, что анализ работы проводится на низком уровне? Почему они отмахиваются от него и помещают этот анализ в ряд менее важных вопросов? Почему они недооценивают результаты анализа работы? Причин несколько.

Во-первых, большинство из них не понимают, что данные анализа работы могут быть использованы практически в каждой функции управления персоналом: найме и отборе, подготовке и повышении квалификации, оценке работника, разработке системы оплаты, контроле результатов работы и т.д.

Во-вторых, причина заключается в том, что они поручают этот организационный процесс неподготовленным лицам. Руководители выбрасывают анализ работы из своей ежедневной программы. Они передают это дело так называемым "специалистам" и теряют связь с процессом. К сожалению, очень часто руководство организации передает эту работу новичкам или кому-то с малым опытом, считая, что процедура эта рутинна и элементарна. В действительности сбор данных для анализа работы требует практики и значительного знания человеческих взаимоотношений.

Одним из основных требований к хорошему аналитику по изучению особенностей работы является знание ключевых характеристик изучаемой ими работы. Он также должен обладать умением задавать правильные вопросы и записывать суть ответов, даже если его знания в этой области ограничены.

Существуют определенные общие соображения, которые также заслуживают внимания. Аналитик работы практически всегда связан с подозрениями. Люди спрашивают: "Зачем он это делает? Какая цель кроется за этими вопросами?". Анализ работы очень часто может восприниматься как вторжение в уединение отдельного человека на работе. И если это воспринимается так, то исследование может привести к изменениям и естественные чувства беспокойства и отсутствие защищенности могут часто вызвать утаивание существенных фактов. Хотя анализ работы используется для набора будущих работников, но даже в этом случае этот кажущийся безвредным и разумным метод сбора данных может вызвать тревогу. Люди очень хорошо знают, что анализ работы часто приводит к изменениям - в критериях приема на работу и отборе, которые могут отразиться на штатном расписании, практике работы, программах обучения, путях продвижения, уровнях контроля и на величине заработной платы. Часто считается, что аналитик работы внедряется в рабочие вопросы, которые находятся вне его компетенции. Поэтому чрезвычайно важно добиться доверия, спокойствия и сотрудничества с теми людьми, чья работа подвергается рассмотрению.