Формальное и неформальное управление

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3

1.ФОРМАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ...........................................................5

1.1.Признаки и функции формального управления………………………...5

1.2.Характеристика формальных групп……………………………………...7

1.3.Классификация формальных групп………………………………………9

2.НЕФОРМАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ………………………………...12

2.1.Признаки и функции неформального управления…………………….12

2.2.Возникновение неформальных организаций…………………………...16

2.3.Характеристики неформальных организаций…………………………18

2.4.Управление неформальной организацией……………………………...21

3.РАЗЛИЧИЯ И ОСОБЕННОСТИ СОЧЕТАНИЯ ФОРМАЛЬНОГО И НЕФОРМАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ…...30

3.1.Различия формального и неформального управления………………..30

3.2.Особенности сочетания формального и неформального управления………………………………………………………………………31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………...37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………...39

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация –  это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Это  место, где люди строят отношения  и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Несмотря на то, что неформальные организации  созданы не по воле руководства, они  представляют собой фактор, с которым  должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и  другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо руководитель ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность.

Руководство организации  испытывает удовлетворение в том  случае, если организация продолжает свое существование как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.

Неформальные  группы, которые образуются в организациях, являются мощной силой, которая при  определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на деятельность формальной организации.

Руководителям необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.

Все вышеперечисленные  факторы и обусловили актуальность нашего исследования.

Цель исследования определить сущность формального и неформального управления и их роль в организации.

В соответствии с поставленными целями решались следующие основные задачи:

- рассмотреть  такие понятия как формальное  и неформальное управление;

- дать характеристику  формальной группе;

-изучить классификацию  формальных групп;

-рассмотреть  возникновение неформальных организаций;

- дать характеристику  неформальным организациям;

- рассмотреть  процесс управления неформальной  организацией.

Методы исследования:

- обработка,  анализ научных источников;

- анализ научной  литературы, учебников и пособий  по исследуемой проблеме.

 

 

1. ФОРМАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

 

1. Признаки и функции формального управления

 

Управлять – это, значит, давать указания, разрешения, распоряжения, это, значит, подписывать приказы  и накладывать резолюции, устанавливать  ответственность и требовать  выполнения функций. Но опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу [16].

Иногда бывает ошибкой  стремление менеджера к предельно  четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что способствует оперативности и своевременности решений. Но на Западе все большее распространение получает такой вид забастовки, как «работа по правилам». И такая забастовка обычно воспринимается руководством фирмы как бедствие. Это ведет к убыткам. Работа только формальная, без энтузиазма и творчества, сегодня воспринимается как отрицательное явление.

Признаки формального  управления является опора на формально  действующие (утвержденные, введенные  в действие) организационные положения:

- использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие);

- жесткий контроль исполнения;

- учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок.

Основными функциями  формального управления являются:

1. установление статусов, прав и обязанностей членов группы;
2. жесткое определение и распределение ролей;
3. обеспечение единства всех составных частей организации;
4. связь различных подразделений с ее общими целями;
5. целесообразное общественное разделение труда;
6. обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации.

Виды структур организации осуществляющих формальное управление:

- административная структура.

Включает подчиненных  лиц, которые непосредственно отчитываются перед определенным руководителем. Подчиненная взаимосвязь между менеджером отдела и инспекторами или между старшей медицинской сестрой ее подчиненными характерна для административной структуры.

- оперативная структура.

Включает рабочих  и служащих, которые вместе выполняют  какое-либо задание или проект, например деятельность клерков в страховой компании. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько клерков должны работать сообща и координировать свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить иск. Решение этих необходимых задач и осуществление нужных взаимодействий создаются условия для формирования оперативных структур. Медицинские сестры, которые оказывают неотложную помощь в больнице, обычно составляют оперативную группу, так как требуется определенная последовательность во время ухода за пациентом. Эти структуры имеют значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель.

Мотивы членства рабочих и служащих в тех или  иных группах характерны для подавляющего большинства групп, которые четко разделяются на формальные и неформальные. Основное различие между ними заключается в том, что формальные и административные структуры создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе. Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность в общении.

1.2. Характеристика формальных групп

 

Исходя из определения  Шоу, можно считать, что организация  любого размера состоит из нескольких групп. Группы формируются в результате деятельности определенных организационных структур и разделения труда в организации. Так, процесс интеграции членов организации в группы может происходить в подразделениях в ходе совместной деятельности в соответствии с технологическими цепочками, т.е. появление групп может быть реакцией на внедренный технологический процесс, предполагающий постоянные пространственные контакты определенных членов организации, их взаимозависимость и совместное достижение общих целей.

Группы могут  возникать и тогда, когда некоторые члены организации видят себя как группу, осознают границы своей группы по отношению к другим структурным единицам и социальным общностям внутри организации [20].

Руководство создает  группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп [2].

Эти группы, созданные  по воле руководства для организации  производственного процесса, называются формальными группами.

Под формальными  будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие, как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

При создании формальных групп члены организации объединяются искусственно в соответствии с порученными  им официальными ролевыми предписаниями  и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенными чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли [3].

Каждая формальная роль содержит описание процедур и  процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства  организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков  формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации; формальное название должности и ее место среди других должностей организации; поощрения; награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

Формальные  группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это объясняется  безличностью формальной структуры  – в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи.

1.3. Классификация формальных групп

 

Существуют  различные типы формальных групп.

1. Группу руководителя (команда), состоящая из руководителя предприятия и непосредственных заместителей и помощников руководителя. Типичную команду составляют директор предприятия со своими заместителями. Такую же группу образуют директор магазина розничной торговли и заведующие различными его отделами, либо заведующий каким-либо отделом и его продавцы. Однако, несмотря на то, что они входят в его цепь команд, продавцы не являются членами командной группы президента компании, потому что они не подчинены ему напрямую.

2. Функциональная  группа, объединяющая руководителя и специалистов функционального подразделения (службы, отдела, бюро, группы), которые реализуют общую функцию управления и имеют близкие профессиональные цели и интересы. Например, отдел качества заинтересован в сокращении процента брака и приемке продукции с первого предъявления [12].

3. Производственная  группа, включающая в себя руководителя  и рабочих, занятых изготовлением  определенного вида деталей (работ)  на нижнем уровне управления (звено,  бригада, участок). Члены группы  совместно работают над одним заданием, стимулируются за конечный результат, а различия между ними связаны с разделением видов работ между членами группы в зависимости от квалификации рабочих. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда.