Функции, методы, наука и искусство в менеджменте

 

 

2. Методы и функции  менеджмента

 

 

   Функции менеджмента - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответственно организации работы и контрольной деятельности.

   Функции менеджмента имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и находиться в тесной связи. Их можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Принято считать, что в процессе управления выделяются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Каждая из четырёх функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу других функций и считается главнейшей из них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение технических и стратегических планов организации.

Функция планирования. В процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать её члены, чтобы достичь этих целей.

   План представляет собой сложную социально - экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так на высшем уровне организации занимаются стратегическим планированием - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составные функции: оценить, какие тенденции наблюдаются в её окружении. Главная задача планирования на этом уровне - определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

   Функция организации. В любом плане всегда существует этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджеров. Поскольку всю работу выполняют люди, то функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства.

   Через организаторскую деятельность, т.е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношений в каждой организации. Организация - объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой.

   Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом и может уклоняться от работы.

   Поведение личности может иметь и другие проявления. Всегда существует и мотив того или иного поведения.

   Мотивация - это деятельность, имеющая своей целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей в поставленных планах.

   Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники всего лишь ресурсы, активы, которых менеджеры должны заставить эффективно работать.

   Существующие теории мотивации можно разделить на две группы:

   1) Содержательные теории мотивации.

Они основываются на идентификации внутренних побуждений личности, которые заставляют людей действовать так, а не иначе (это термин Р. Маслоу, Ф. Герцберга и др.).

   2) Процессуальные теории мотивации. Они более современные и базируются на том, как ведут себя люди с учётом воспитания и познания (это теория справедливости и людской мотивации Вортера-Разлера).

   Действия по мотивации включают в себя экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Функция контроля. Итак, поставлен план организации, созданы её структуры, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остаётся еще один компонент - контроль.

   Контроль, как правило, ассоциируется с властью, но понятие «контроль» как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование», кроме того он включает активную деятельность менеджеров - управление.

   Управленческий контроль является непрерывным процессом. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

   В пассивном менеджменте, контроль - это вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели её действенности с установленными стандартами.

   В основе создания систем контроля лежат следующие требования:

   1) эффективность контроля - определяет успешность, полезность контроля;

   2) эффект влияния на людей - выясняет вопрос: вызывает ли у работников принятая система контроля положительные стимулы;

   3) выполнение задач контроля - определяет совпадение или уклонение в системе управления организацией;

   4) определение границ контроля.

Различают следующие виды контроля:

   1. Предварительный контроль (осуществляется после фактического начала работ).

   2. Текущий контроль (осуществляется в ходе проведения работ).

   3. Заключительный контроль (осуществляется после выполнения работ).

   Функция контроля не является заключительным этапом всего процесса управления организации. Существуют и другие, более незначительные, функции.

   Реализация рассмотренных ранее функций управления осуществляется путём применения различных методов.

   Метод управления - это совокупность приёмов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

   Слово «метод» греческого происхождения и в переводе означает способ достижения какой-либо цели. Через методы управления реализуется содержание управленческой деятельности.

   Можно выделить следующие методы управления: организационно-административные, экономические и социально-психологические.

   Организационно- административные методы управления в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Организационно- административные методы оказывают прямое воздействие на управление через приказы, распоряжения, оперативные указания. Они призваны обеспечить организации четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

   Экономические методы управления. Им отводят центральное место. Это обуславливается тем, что отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и тенденциями. В их основе лежат объективные потребности и интересы людей. Посредством влияния на экономические интересы людей почти всегда можно добиться поставленной цели.

   Чтобы экономические методы управления были действенными, необходимо как минимум обеспечить отзывчивость в организации при давлении на экономические рычаги

   Социально - психологический метод управления. Установлено, что результат труда зависит от целого ряда психологических факторов. Умение учитывать эти факторы и с их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников помогает менеджерам формировать коллектив с едиными целями и задачами.

   Недостаточное снимание к социальным и психологическим аспектам управления, нездоровые взаимоотношения в коллективе снижают производительность труда.

 

 

 

3. Искусство менеджмента

 

 

   Выше в контрольной работе я рассмотрел, чем является менеджмент со стороны науки. Теперь я хотел бы рассмотреть что такое - искусство менеджмента, как проявляется оно у людей этой профессии и как можно научить себя этому искусству.

   Итак, людей с наличием, каких качеств можно считать искусными менеджерами? Существуют три группы навыков и умений, по наличию которых можно судить о наличии у конкретного человека способностей к менеджменту.

   1. Технические навыки. Менеджер должен быть достаточно компетентен в техническом плане, чтобы знать, чего ожидать от своих подчинённых, и быть способным определить, когда работа выполняется качественно, а когда нет.

   2. Административные навыки. Необходимо понимать методы и порядки, формирующие административную структуру организации. В этом случае появится возможность как строго следовать сложившимся порядкам, так и с успехом менять то, что уже не соответствует нуждам текущей деятельности.

   3. Умение достигать результатов при помощи людей. Это является самым важным качеством менеджера. Он не может выполнять всю работу в организации. Цель менеджера управление людьми и достижение положительных результатов с их помощью.

   Таким образом, наличие этих навыков необходимо каждому менеджеру. Далее я попытаюсь ответить на следующие вопросы, - каким образом менеджер должен управлять персоналом на предприятии и как показать себя искусным управленцем?

   Прежде всего, успех предприятия зависит от способности менеджера довести до всех своих подчинённых информацию о том, что они должны делать и объяснить важность этих действий. До сиих пор нормальным подходом считалось, что персоналу следует рассказывать людям только то, что, по мнению менеджеров, может быть для них интересно, опуская те вещи, которые эти люди должны знать вне зависимости от того, интересны они им или нет. Такой принцип ошибочен. Следует давать работникам полную информацию вне зависимости от положения дел.

   Менеджер должен лично и систематически общаться с сотрудником, получать отчёт о проделанной им работе, отвечать на вопросы, возникшие у подчинённого. Существуют, конечно, письменное общение и массовые методы общения (собрания), но печатное слово - лишь хорошее дополнение или пояснительный документ, но никак не главное средство общения.

   Менеджер в компании выполняет так же ряд других функций. Одна из них отбор новых сотрудников.

   Вновь прибывшим сотрудникам менеджер должен дать большое количество информацииJ которую можно разделить на пять категорий:

   а) информация об организации (вся информация об организации, включая её размер и историю, а также сведения о головной фирме и филиалах, если таковые существуют);

   б) информация о порядках (условия найма на работу, порядок наложения взысканий и подачи жалоб, поведение в случае пожара и воздушной тревоги, требования к внешнему виду, порядок выхода и входа на территорию организации и т. д.)

   в) информация о работе (описание работы с подробным объяснением её задач и подчиненности, подробности о возможности обучения и т. д.)

   г) личная информация (затрагивает личную жизнь рабочих: выплата заработной платы; место, где можно перекусить, расположение туалета и т. д.)

   д) информация о коллективе (даёт знания обо всём, что способствует успешному вхождению сотрудника в группу).

   Опытный менеджер перед началом работы объяснит новичку, когда и куда прийти, к кому обратиться, что с собой принести, где припарковать машину и т.п. Он учтёт любую мелочь, чтобы обеспечить новому сотруднику наиболее комфортные условия работы. Менеджер должен контролировать ход работы новичка в первый день. Уделить ему особое внимание и быть готовым оказать помощь.

   Перед работниками менеджер ставит определённые задачи, которые они должны будут выполнять. Необходимо, чтобы задачи были описаны простым и ясным языком, в личной беседе и зафиксированы на бумаге: это позволит избежать в будущем ненужных вопросов.

   Менеджер должен не только сам постоянно обучаться и повышать свою квалификацию, но и способствовать обучению персонала. Обучение - метод подготовки работников к надлежащему выполнению настоящей или будущей работы, направленный на повышение прибыльности организации и получения сотрудниками удовлетворения от выполнения работы. Важно регулярно оценивать уровень подготовки служащих, чтобы любые недостатки, вне зависимости от того, чем они вызваны - уменьшением деятельности или просчётами самих работников должны быть исправлены.

   Менеджмент является движущей силой организации. Важно, чтобы люди, занимающие управленческие посты были в состоянии показывать другим положительный пример, чтобы можно было говорить о преемственности при назначениях на ключевые должности. Обучение менеджменту включает в себя специализированные области каждой такой должности, и здесь часто может требоваться помощь со стороны.

   В задачу менеджера также входит переложение на себя ответственности за планирование, координирование, бюджет, и здесь ему необходимо учиться так общим принципам, так и их применению в ситуациях на местах. Не существует лёгких путей развития творческого мышления, научного предвидения и других подобных качеств ~ необходимо обдумывать способы, которые, могли бы их стимулировать.