Функция координации в административном менеджменте

Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины

Индивидуальное творческое задание

по дисциплине: «Административный менеджмент»

на тему «Функция координации в Административном менеджменте»

Донецк

2012

Введение

В условиях становления рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы практического применения  современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства.

В системе мер реализации экономической реформы особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта.

Одной из важнейших проблем на современном этапе развития экономики большинства стран мира является проблема в области работы с персоналом. При всем многообразии существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими тенденциями являются следующие:

      Формализация методов и процедур отбора кадров;

      Выдвижение молодых и перспективных работников;

      и многое другое.

Эти общие тенденции должны учитываться в отечественной практике управления производством при становлении рыночной экономики.

1.    Координация

Центральной функцией, обеспечивающей бесперебойность и непре­рывность процесса управления, является координация.

Одно из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, не­обходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Соответственно главная задача координации — это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установ­ления рациональных связей между ними.

Эти связи чаще всего называются коммуникациями.

Есть разные виды коммуникаций, приведем наиболее распро­страненные формы их использования:

• типовая процедура подготовки документов, координирующих управленческую деятельность;

• проведение собраний, совещаний, интервьюирование, анке­тирование и прочие возможности обсуждения проблем;

• установление неформальных связей.

Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов — планов, приказов, отчетов, предложений, направляе­мых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы вла­стей и др.).

Обычно один из сотрудников — назовем его исполнителем — готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и в другие органи­зации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними замечаниями соглашается, против других высказывает возражения.

Затем собирают так называемое «согласительное совещание», на ко­торое приглашают всех тех, с чьим мнением исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс и воз­ражения снимаются.

Окончательное решение по проекту документа с учетом оставших­ся возражений принимает генеральный директор или совет директоров, т. е. высшая инстанция в данной организации.

Огромную важность для обеспечения эффективной организации имеет организация потоков информации. Она должна быть доста­точной, но не излишней.

Совершенно необходимо для координации управленческих процессов в организации проведение регулярных совещаний и соб­раний для работников и руководителей функциональных подразде­лений.

Это достаточно большой труд — уметь подготовить и провести совещание, чтобы в короткие сроки и наиболее конструктивно уметь добиться принятия полезных для работы организации реше­ний. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой ин­формацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основан­ную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседа­ние в монолог начальника и т. д. Это - наука и искусство, которыми должен владеть менеджер.

Важны и такие способности управленца, как умение отстаивать свою позицию и убеждать в своей точке зрения, при этом уметь идти на компромиссы, потому что для блага дела это иногда полез­но. Искусство компромисса, а также возможности использования своей профессиональной интуиции — одни из самых сложных, но и необходимых для менеджера качеств.

Условия рыночного механизма хозяйствования обусловливают рост самостоятельности и ответственности руководителей и исполнителей всех уровней. В связи с чем происходит увеличение влияния и так называемых неформальных связей, обеспечивающих возмож­ность горизонтальной координации управленческих работ, выпол­няемых на одном уровне организационной структуры управления.

Используя все формы коммуникативных связей, устанавливает­ся взаимодействие между подсистемами организации, осуществля­ется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согла­сование действий руководителей и всех стадий процесса управле­ния, представленных рассматриваемыми функциями.

Для более эффективной управленческой работы по созданию и поддержанию заинтересованности персонала в достижении целей. организации необходимо предусмотреть в процессе управления выполнение такой функции, как мотивация.

2.                Виды координации

        превентивная координация;

        устраняющая координация;

        регулирующая координация;

        стимулирующая координация.

Превентивная координация

Прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления, создаются условия для их устранения или снижения риска их возникновения.

Устраняющая координация

Координация, нацеленная на ликвидацию уже возникших перебоев в работе системы.

Регулирующая координация

Координация, предназначенная для поддержания установленных параметров схемы элементов системы управления и их взаимодействия или параметров их работы.

Cтимулирующая координация

Координация, повышающая эффективность деятельности при отсутствии видимых отклонений.

3.    Способы координации

        Корреляция — один процесс вызывает аналогичное изменение другого процесса;

        Саморегуляция — несколько процессов являются взаимной отрицательной обратной связью;

        Управление — внешнее корректирующее вмешательство субъекта управления;

        Самоуправление — внутренние факторы побуждают процессы к координированной работе.

Типы координации

1.Бессознательная:

        Физико-биологическая;

        Стихийная социальная;

        Система государственного управления (для объекта управления этой системы).

2.Сознательная:

        Регламентирующая;

        Политическая;

        Социальная;

        Общественная.

Виды координирующих коммуникаций

        задание ритма деятельности;

        информирование;

        согласование;

        совещания;

        неформальные связи.

4.    Согласование документов

Координация менеджеров требуется при подготовке распорядительных и нормативных документов:

        планов,

        приказов,

        отчетов,

        предложений, направляемых в другие организации,

        ответов на распоряжения и запросы властей 

        корпоративных стандартов и проч.

Порядок согласования документов

1.      Инициатор готовит первоначальный вариант документа;

2.      Копии документа рассылаются тем менеджерам, чьи интересы прямо или косвенно может затронуть норма, вводимая этим документом;

3.      Инициатор собирает отзывы и составляет сводку отзывов;

4.      Инициатор может с замечаниями согласиться либо высказать свои возражения автору этих замечаний;

5.      Инициатор проводит согласительные совещания с теми менеджерами, с чьим мнением он не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается соглашение или компромисс и возражения снимаются.

6.      Если в процессе выработки нового решения затрагиваются сферы интересов менеджеров не участвующих в обсуждении, они обязательно приглашаются для выработки этого решения.

7.      В случае отсутствия соглашения, окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает вышестоящий руководитель.

8.      Окончательная версия документа повторно рассылаются тем менеджерам, чьи интересы прямо или косвенно может затронуть норма, вводимая этим документом.

9.      В случае отсутствия возражений документ ратифицируется и вступает в действие.

5.                Организация потоков информации

Организация потоков информации:

        должна быть;

        должна быть необходимой и достаточной;

        должна быть регулярной;

        должна быть унифицированной формы;

        двусторонней (снизу вверх и сверху вниз);

        не должна противоречить функциональной схеме работы предприятия.

Информация. Необходимость и достаточность

Необходимость - информационные потоки выстраиваются исходя из целесообразности для выполнения основных задач и функций менеджера. Отсюда следует приоритет форс-мажорной информации и информации об отклонениях (функция контроля).

Для обеспечения достаточности следует помнить о двух свойствах информации:

        Индикативность информации — дает возможность снижения нагрузки при получении и осмыслении информации;

        Ограничение доступа — служит целям безопасности и снижения нагрузки при её обработке.

Информация. Регулярность

Принцип соответствия целям — регулярность информации о цели должна соответствовать интервалу планирования для этой цели.

Ритмичность движения информации — интервал движения конкретной информации должен быть неизменным, это позволяет задать ритмичность в операционной деятельности.

Согласованность с операционными планами (встраивание информационных потоков в технологические процессы и процедуры) — ускоряет обработку информации, снижает риск не доставки информации.

Информация. Унификация

Унификация информационного обмена:

        облегчает считывание;

        делает возможным автоматическую обработку;

        снижает количество ошибок.

Информационный план руководителя (ИПР)

Информационный План Руководителя - предлагаемый вариант еженедельного информационного обмена.

Информационный План Руководителя. Алгоритм действий.

1.      С установленным интервалом (неделя, месяц...).

2.      По установленному шаблону.

3.      Подготавливается подчиненными.

4.      Отправляется снизу-вверх.

5.      Консолидируется (помощником).

6.      Обрабатывается руководителем.

7.      Детали информации уточняются на совещании.

8.      Отправляется сверху-вниз.

9.      Обрабатывается подчиненными.

Информационный План Руководителя. Состав

1.      Период/Дата.

2.      Ключевые рыночные изменения (PEST), риски и возможности.

3.      Динамика основных КПЭ (предыдущий показатель, текущий показатель, предыдущее отклонение от плана, текущее отклонение от плана).

4.      Ключевые организационные изменения в системе управления.

5.      Ключевые кадровые изменения в системе управления.

6.      Основные достижения за период (что Сделано?).

7.      Основные отклонения за период.

8.      Уточнение целей/приоритетов на ближайший интервал.

9.      Корректировка задач на ближайший интервал.

6.                Организация совещаний

В целях координации управленческих процессов, проведение регулярных совещаний — обязательно.

Типы совещаний

Основные типы:

1.      Информирующее/информационное совещание.

2.      Консультационное совещание.