Примечание. Источник: собственная
разработка.
Как видно из этой таблицы, деятельность
организации начинается ежедневно в 9
часов утра проверкой присутствия сотрудников
и заканчивается в 19.30 вечерараспределением.
Среднее время работы руководителя составляет
10 часов 55 минут, или 655 минут. Следовательно,
руководителю для качественной работы
необходимо дополнительное время, что
говорит о желательности рационального
использования времени. Из этого графика
работы также можно сделать вывод, что
руководитель данной организации является
человеком, который если и расходует время
непроизводительно, то не большую его
часть, который также применяет планирование
своей деятельности, так как в течение
двух дней многие схожие действия он осуществлял
примерно в одно и то же время.
Во-первых, руководитель несколько
раз в день контролирует деятельность
своих работников, то есть предварительно
проверяет их присутствие на рабочем месте,
их работу в течение рабочего дня и по
окончании рабочего дня, также он наблюдает
за тем, как происходит процесс приема
заказов. Это время в сумме занимает 35
минут в первый день и 55 минут во второй
день, то есть 80 минут в день, что составляет
около 9 процентов времени, которое руководитель
проводит на работе. Время не выходит за
рамки, в которых оно не сильно влияет
на загруженность руководителя, при этом
он получает информацию, которая будет
необходима при совершенствовании структуры
организации и производственных процессов
и принятия управленческих решений.
Во-вторых, работа с корреспонденцией.
Она занимает в среднем 7 процентов рабочего
времени менеджера (45 минут). Менеджер
получает мало корреспонденции, однако
большое количество различных подписных
изданий коммерческого характера, в том
числе и посредством сети Интернет, то
есть работа с корреспонденцией, газетами
и журналами является для руководителя
источником деловой информации. Это время
также вполне удачно распределено руководителем,
так как он получает свежую информацию
утром в самом начале работы и отправляет
корреспонденцию, тоже утром, не оставляя
ее «на потом». При этом время, затраченное
на этот процесс незначительно, менее
10% от общего рабочего времени.
В-третьих, определенное время
занимает отдых, послеобеденный, текущий
и после каких-либо определенных действий,
например, поездок. Время отдыха составило
в первый день 55 минут (8% рабочего времени),
во второй день 25 минут (4% рабочего времени),
то есть время отдыха также было незначительным.
Совещания, общие и с отдельными
сотрудниками составили за 2 дня 125 минут
или 62,5 минуты в сутки, что составляет
9,5% общего рабочего времени. Учитывая,
что организация молодая, вполне логично
то, что руководитель для анализа, координации
и руководства фирмой будет созывать длительные
совещания или часто вызывать к себе сотрудников
для совместного поиска решения каких-либо
проблем. Следует заметить, что данные
совещания не занимают много времени,
менее 10% от длительности рабочего дня.
Одним из самых длительных процессов,
осуществляемых руководителем, является
процесс изучения различных бумаг. Этот
процесс является источником информации
для руководителя, способом работы с ней
(анализ, синтез, разработка идей и отражение
их в письменном виде для последующей
работы, в том числе и на совещаниях) и
в то же самое время он является одним
из способов экономии времени. Работа
с бумагами заняла столько времени: первый
день – 195 минут (30% времени), второй день
185 минут (28% времени). Работа с бумагами
– процесс очень емкий в части временных
затрат.
Еще один растянутый во времени
процесс – это различного рода поездки
руководителя. Если в первый день на это
было затрачено 145 минут (22% времени), то
во второй уже 245 минут (37% времени), что
связано с тем, что именно на второй день
был заключен договор на поставку партии
торара в «ЦУМ», а также необходимостью
осуществить закупки офисных принадлежностей.
«Воры времени» были представлены
распространителями, которые заняли 30
(5% времени) минут и беседой с секретарем,
длившейся 25 минут (4% времени). Однако они
не имеют значительного влияния на рабочее
время руководителя.
Телефонные звонки руководителю
малочисленны и в большинстве случаев
администратор или сотрудник, принимающий
заказы, самостоятельно отвечают на них.
Из анализа рабочего дня руководителя
сразу видно, что рабочий день у него превышает
8 часов и составляет 11 часов 55 минут. Главной
целью следует поставить сокращение рабочего
дня до 8 часов. Это даст возможность руководителю
иметь большее время для отдыха и жизни
вне рабочего места. Также следует поставить
целью оптимизацию рабочего дня с учетом
того правила, что не следует планировать
более 60% своего рабочего времени.
Первое, что необходимо применить
в данном случае – это передача части
своих обязанностей своим подчиненным.
К этим обязанностям относятся такие как
самостоятельное распределение работы
по заказам, частично работа с бумагами
(с документами, которые могут быть заполнены
и обработаны сотрудниками, при этом необходим
контроль за их заполнением). Работу с
персоналом, наблюдение и анализ работы
сотрудников также можно поручить какому-либо
сотруднику. Однако тут может возникнуть
проблема нехватки персонала, но так как
организация давно на рынке и опытный
коллектив со средним стажем работы от
15 до 35 лет, то эта проблема не возникнет.
Подобная передача должностных обязанностей
может освободить более часа времени руководителя,
из них 45 минут будет занимать наблюдение
за работой персонала, более 15 минут в
день – работа с документами.
Дальнейшее сокращение рабочего
дня может происходить за счет оптимизации
графика работы. Оптимальный рабочий день
составляет 480 минут, а 60% от этого времени
– 290 минут или 4 часа 40 минут. Остальное
время следует оставить незапланированным.
К обязательным мероприятиям в рабочем
графике руководителя следует относить:
решение организационных моментов (около
75 минут), работу с корреспонденцией и
почтой (более 30 минут при передаче сортировки
подчиненным), обед (около 20 минут), отдых
(около 40 минут в день), изучение и работа
с бумагами (более 175 минут). Иные дела могут
быть переданы другим сотрудникам либо
сделаны в оставшиеся 40% времени. Эти дела
также не могут быть внесены в рабочий
график менеджера, так как они не возникают
периодически (например, поездка с целью
подписания договора на поставку продукции),
а могут появиться в любой момент времени.
Наиболее благоприятным будет являться
такой распорядок дня, при котором работа
с корреспонденцией будет запланирована
на утро, а обед – на обеденное время. Отдых
желателен послеобеденный, а текущий отдых
и работу с бумагами наилучшим для себя
образом может соотнести со временем только
сам руководитель.
Если учесть все вышеуказанные
затраты времени как запланированные
в 8-часовой рабочий день, то получится,
что они составляют 71% от этого рабочего
дня вместо 60% рекомендуемых. Для того
чтобы исправить эту ситуацию есть только
один выход – это руководителю научится
более быстро работать с бумагами. Также
руководителю следует заниматься борьбой
с различными ворами времени. В данном
случае, следует запретить секретарю пускать
к руководителю лиц, которые могут помешать
ему работать. Беседа же с секретарем проводилась
во время отдыха руководителя, однако
возможно, что во время работы секретаря,
что возможно мешало ему выполнять свои
обязанности, следует обратить внимание
на это.
В итоге можно сделать вывод
о том, что у руководителя организации
УП «РусТан-ИТИ» довольно хорошо продуманный
рабочий день и довольно трудно давать
ему какие-либо советы и рекомендации,
которые значительно рационализировали
его свободное время.
2.3. Паспорт рабочего места руководителя
в УП «РусТан-ИТИ».
Рациональная организация рабочего места
имеет первостепенное значение для любого
вида деятельности. От уровня его оснащения
и системы обслуживания во многом зависит
экономия физической и умственной энергии,
эффективность труда.
Рабочее место менеджера представляет
собой место приложения его труда, оснащенное
техническими средствами и системой обслуживания,
предназначенными для наиболее эффективного
выполнения возложенных на него обязанностей.
На месте уже существующего
кабинета, будет разработан паспорт рабочего
места и предложен руководителю в качестве
нового, улучшенного проекта рабочего
места.
Паспорт
рабочего места руководителя. [10, с. 323]
1. Назначение
и общая характеристика рабочего
места. Унитарное предприятие «РусТан-ИТИ»
– швейное предприятие по ремонту одежды.
Структурное подразделение – руководство.
Рабочее место руководителя. Категория
персонала – руководитель.
2. Планировка
рабочего места директора предприятия
(Приложение ).
3. Функции
и задачи управления:
- управление
стратегией развития;
- организация
системы управления;
- управление
персоналом и социальным развитием;
- управление
экономическим развитием;
- управление
финансами и бухгалтерским учетом;
- управление
трудом и зарплатой;
- управление
маркетингом и сбытом.
4. Регламентирующая
документация:
- устав
предприятия;
- договор
учредителей;
- философия
предприятия;
- правила
внутреннего трудового распорядка;
- положения
об оплате труда;
- штатное
расписание;
- контракт
директора;
- должностная
инструкция директора.
5. Мебель
и оборудование:
- рабочий
стол – 1 шт.;
- стол
для посетителей. – 1 шт.;
- встроенный
шкаф – 1 шт.;
- кресло
директора – 1 шт.;
- стулья
для посетителей – 4 шт.;
- стулья
кабинетные – 10 шт.
6. Технические
средства:;
- коммутатор
внутренней связи – 1 шт.;
- телефонный
аппарат – факс – 1 шт.;
- кондиционер
бытовой – 1 шт.;
- канцелярский
набор «Органайзер» – 1 шт.;
- папки
деловые – 20 шт.
7. Загрузка
рабочего места:
- нормативная
общая трудоемкость;
- трудоемкость
выполнения основных функций;
- производственные
командировки;
- отпуска
и регламентируемые перерывы;
- норма
управляемости.
8. Условия
труда:
- общая
площадь – 15 м2;
- санитарные
условия – нормальные;
- норма
освещенности -200 лк;
- средняя
температура – 20 С;
- уровень
влажности – до 50%;
- уровень
шума – не более 50 дБ;
- цвет
помещения – бежевый.
9. Оплата
труда (по контракту):
- должностной
оклад (по контракту);
- премия;
- ежегодная
премия.
10. Охрана
труда и техника безопасности:
- инструкция
по охране труда;
- инструкция
по эксплуатации технических
средств;
- инструкция
по электробезопосности.
11. Социальные
льготы:
- очередной
отпуск – 24 рабочих дня;
- дополнительный
оплаченный отпуск 6 дней в году.
12. Критерий
эффективности труда:
- рост
чистой прибыли (процент к предыдущему
году);
- снижение
затрат на 1 руб. продукции;
- рост
объемов производства;
- рост
качества продукции (снижение процента
брака).
Разработав
паспорт рабочего места руководителя
можно сделать вывод, что в существующем
кабинете соответствует требованиям материалов
книг и справочников по организации рабочего
места. Опираясь на теоретический материал,
можно увидеть, что рабочий стол стоит
напротив двери и немного наискосок. От
стола отходит приставка для проведения
мелких заседаний. Стол для совещаний
рассчитан на четыре человека. Также в
кабинете находятся цветы. Кресло руководителя
имеет подлокотники и оно регулируемое.
Цвет кабинета бежевый, он способствует
снижению утомляемости и увеличивает
объём кабинета. Уровень шума составляет
не более 50 дБ, т. к. в кабинете нет оргтехники,
которая бы создавала шум. Поэтому ему
удобно работать, у него прекрасное настроение,
а подчинённые, которые приходят к нему
по различным вопросам чувствуют себя
уютно и комфортно и выходят с прекрасным
настроением.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Труд современных менеджеров
– выработка и принятие тысяч возможных
вариантов и нюансов управленческих решений.
Осуществляя на практике общие принципы
и функции управления, выбирая наиболее
оптимальные методы управленческой работы,
менеджеры способствуют решению конкретных
проблем производства, достижению успеха
предприятия. В условиях рынка успешность
зависит от умения выжить, результативности
и эффективности деятельности предприятия,
которые определяются уровнем менеджмента
в ней. [18,с. 247]
Труд менеджеров необходим
предприятиям как главное условие их существования
и развития, так как именно менеджмент
определяет стратегию, цели, конкретные
средства и пути решения задач предприятия,
от него зависит степень реагирования
предприятия на внешние факторы и возможности
использования имеющихся преимуществ
и перспектив. [10,с. 78]
В данной курсовой работе рассмотрена
актуальная тема – «организация труда
менеджера». Целью данной курсовой работы
было рассмотреть, как организовать работу
менеджера, а также показать, как планировать,
чтобы труд руководителя был эффективным.
В первой главе было рассмотрено
значение научной организации в трудовой
деятельности менеджера. Глава раскрывает
сущность и содержание НОТ, показали, как
правильно организовать рабочее место,
а также как рационально планировать рабочее
время руководителя. Целью на этом этапе
было показать, что эти мероприятия не
сложно провести, а результат будет впечатляющим.