Организация электронного документооборота в налоговой сфере

В настоящих  Методических рекомендациях по организации  электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи приняты (устанавливаются) следующие термины и сокращения:

• Налогоплательщик - налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты.
• Представитель – физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.
• Информационное сообщение о доверенности – формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика для налогового органа электронный документ, содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной налогоплательщиком (представителем) уполномоченному представителю.
• Подтверждение даты отправки – формируемый специализированным оператором связи (далее - спецоператор) или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) и документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
• Квитанция о приеме – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета). Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.
• Уведомление об отказе – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт отказа в приеме представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) с указанием причин отказа. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.
• Уведомление об уточнении – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема налоговой декларации (расчета) содержащей ошибки, с указанием таких ошибок, а также содержащий сообщение о необходимости представления пояснений или внесения соответствующих исправлений.
• Извещение о вводе – формируемый налоговым органом для налогоплательщика (представителя) электронный документ, подтверждающий факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.
• Извещение о получении – формируемый получателем для отправителя электронный документ, информирующий отправителя о получении электронного документа.
• Сообщение об ошибке – формируемый получателем для отправителя электронный документ (без вложений), информирующий отправителя о получении электронного документа, содержащего ошибки, или о невозможности его расшифровывания. Текст, содержащий информацию об ошибке, содержится в теле сообщения.
• Участники информационного взаимодействия – налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи.
• Приемный комплекс налогового органа – специализированный программный комплекс, используемый на стороне налогового органа для ведения электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС).
• Программный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.
• Электронный документ – документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа.

2 Процесс подготовки налоговой отчетности через интернет

2.1 Электронный документооборот налоговых расчетов

2.1.1 Общие положения

Настоящие Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении  налогоплательщиками налоговых  деклараций (расчетов) в электронном  виде по телекоммуникационным каналам связи (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях реализации порядка представления налоговой декларации (расчета) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в соответствии со статьей 80 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Налоговый кодекс) и приказа Министерства финансов Российской Федерации от 18.01.2008 № 9н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения».

Настоящие Методические рекомендации определяют последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по ТКС, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах, а также требования:

• к временным характеристикам выполнения функций;
• к программным продуктам, применяемым участниками взаимодействия при электронном документообороте в части программного модуля, осуществляющего контроль представленных налогоплательщиками документов на соответствие требованиям, установленным законодательством о налогах и сборах;
• к взаимодействию при нештатных ситуациях.

Средства криптографической защиты, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы с аналогичными средствами, используемыми Федеральной налоговой службой.

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

• налоговая декларация (расчет);
• информационное сообщение о доверенности;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе;
• извещение о вводе;
• подтверждение даты отправки электронного документа;
• уведомление об уточнении;
• извещение о получении;
• сообщение об ошибке.

2.1.2 Налоговые декларации в электронном виде: решения и перспективы

Максимальная  автоматизация процессов, связанных  с налогообложением, стала не только насущной потребностью, но и необходимым условием успешной реализации налоговой реформы.

Сотрудники  налоговых органов - одни из первых осознавшие необходимость внедрения  современных технологий - в настоящее  время располагают развитой автоматизированной системой, включая как федеральный, так и региональные, а главное, местные уровни управления, что позволяет эффективно обрабатывать постоянно возрастающий объем информации.

С принятием поправок к ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщик вправе выбирать: подавать отчетность в электронном виде по каналу связи или по-прежнему стоять в очереди в налоговой инспекции.

Следует помнить, что системы информационного взаимодействия подразумевают единый подход к процедуре представления отчетности и строгое соблюдение правил, ее описывающих.

Даже небольшое  отклонение приведет к тому, что  стороны информационного взаимодействия перестанут понимать друг друга, а, следовательно, «взаимодействия» не произойдет. Конфликт между налогоплательщиком и налоговыми органами может возникнуть в случае ошибки при ручном вводе информации в системы ее обработки, которые развернуты в каждом налоговом органе независимо от уровня.

И это происходит тогда, когда использование компьютерных технологий для автоматизации управления производством и бухгалтерской деятельности уже стало массовым явлением. Бурно развивается сфера телекоммуникационных услуг и Интернет.

Да и в  налоговых органах, как уже отмечалось выше, уровень компьютеризации за последние годы заметно вырос. В  связи с этим вполне естественными выглядят многочисленные попытки применить современные технологии для формирования и представления налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы.

Прогресс в  сфере компьютерных и телекоммуникационных технологий создает технические предпосылки перехода от традиционного документооборота, основанного на бумажных носителях, к электронному. Однако реализации этих возможностей долгое время препятствовало отсутствие надежной правовой базы.

Начало 2002 года ознаменовано событиями, которые существенно меняют ситуацию.

Принят Федеральный  закон от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи», что, безусловно, дает мощный импульс широкому внедрению  электронного документооборота во всех сферах деятельности, в том числе  и в сфере государственного управления.

Следует отметить, что в начале МНС России не поддалось соблазну скороспелых решений, а провело большую подготовительную работу. Ведь при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде очень важно обеспечить юридическую значимость представляемых документов и гарантировать конфиденциальность передаваемых таким образом данных.

Начиная с 1999 года Налоговым кодексом предусмотрена  возможность сдачи отчетности по доходам физических лиц на магнитных  носителях. Причем для предприятий с числом занятых свыше 10 такая форма представления отчетности является обязательной.

К настоящему времени  на магнитных носителях сдается около 95 процентов справок работодателей по этому виду налога. При этом данные на бумажном носителе представлять необязательно. Юридическая значимость представленных данных подтверждается сопроводительными реестрами на бумаге, в которых указывается, какие виды отчетности и за какой период представлены на магнитном носителе.

Во многих регионах проводились и проводятся также эксперименты по приему налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности на магнитных носителях. Как правило, в предлагавшихся при этом технологиях магнитный носитель лишь дублировал данные на бумаге, позволяя несколько сократить время на прием и обработку данных, но не решая проблему по существу. Между тем и налогоплательщики, и сотрудники налоговых органов неоднократно высказывали пожелание перейти на бесконтактные и безбумажные технологии сдачи отчетности.

В ряде регионов проводятся эксперименты по отработке технологии сдачи отчетности по каналам связи, в том числе с использованием Интернета, в ходе которых апробировались различные решения.

Результаты  экспериментов внимательно изучались. Тщательно анализировался и зарубежный опыт. Все это позволило сделать вывод не только о принципиальной возможности перехода на безбумажные и бесконтактные методы представления отчетности, но и о реальности такого перехода в самой ближайшей перспективе, что нашло свое отражение в вышеупомянутых изменениях, внесенных в Налоговый кодекс.

Однако не следует  думать, что с 1 февраля 2002 года (именно тогда изменения вступили в силу) любой налогоплательщик может произвольно  подготовить налоговую декларацию в электронном виде и принести ее в налоговую инспекцию на магнитном носителе или передать по обычной электронной почте, установленной на его компьютере.

Как определено в новой редакции ст. 80 НК РФ, порядок  представления налоговой декларации в электронном виде определяется МНС России.

2.1.3 Порядок представления сведений на электронных носителях

Сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового  отправления с описью вложения, в  виде файла (файлов) утвержденного формата  Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее - формат) на дискетах 3,5 , дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20___год (далее - Реестр) (приложение N 1 к настоящему Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Прием Сведений на электронных носителях производится должностным лицом налогового органа, уполномоченным принимать такую  информацию, в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, если Сведения были представлены лично, либо через представителя налогового агента.

Количество  Сведений, представляемых налоговым  агентом в налоговый орган, в  одном файле не должно превышать 3 000 документов. Если количество Сведений превышает 3 000 документов, то налоговый агент формирует несколько файлов.

В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

При приеме Сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР).

Представленными считаются Сведения, прошедшие форматный  контроль.

Результаты  форматного контроля файла со Сведениями отражаются в "Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде" (приложение N 2 к настоящему Порядку). "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__год в электронном виде" оформляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа.