Организация электронного документооборота в налоговой сфере

В этом же Протоколе  формируется список внесенных исправлений в элементы адреса.

По одному экземпляру Реестра и "Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде" выдаются налоговому агенту или представителю  налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

В случае, когда  информация сформирована на электронном  носителе не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или представителю налогового агента вместе с "Протоколом приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде", содержащем описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

2.1.4 Требования к хранению электронных документов

Отправленные  и принятые электронные документы  с ЭЦП подлежат хранению в хранилище  электронных документов, совместно  с соответствующими открытыми сертификатами  электронных ключей подписи.

Электронные документы, перечисленные в пункте 2.4 настоящего документа, за исключением извещений  о получении и сообщений об ошибке,

хранятся в  хранилище электронных документов в сроки, установленные нормативными правовыми актами и приказами  ФНС России.

Извещения о  получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных  документов не менее шести месяцев  по завершению процедуры документооборота.

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища  в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов

 

2.2.Электронная отчетность в налоговую

Отчетность  через Интернет стала возможна после  принятия федерального закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи», согласно которому отправка отчетности происходит непосредственно с рабочего места плательщика и не требует дублирования на бумаге.

Электронная отчетность в налоговую позволяет избавиться от человеческого фактора, когда  он мешает осуществлению бизнес процессов:

• Электронные документы практически невозможно неправильно ввести в учетную систему;
• Не нужно тратить дополнительные усилия на обработку электронных документов, вследствие того, что практически все процессы осуществляются автоматически;
• Подпись отчетности осуществляется с использованием специальной электронной подписи, которую подделать или изменить очень сложно.

Для передачи электронной  налоговой отчетности, а также  грамотной организации документооборота и внутренней отчетности используется система Сфера - Отчетность через  интернет.

Налоговая отчетность через интернет позволяет передавать информацию между двумя компьютерами (компьютером сотрудника и компьютером бухгалтера), представленную в цифровом виде, без искажений. Четко отработанная система такого типа делает процесс налоговой и бухгалтерской отчетности более мобильным и оперативным, это – технология будущего.

Возможна передача отчетности через интернет с одного компьютера от имени нескольких налогоплательщиков.

 

2.2.1 Форматы налоговой и бухгалтерской отчетности, принимаемые в электронном виде

Согласно положениям НК РФ формы налоговой и бухгалтерской  отчетности, передаваемые в налоговые органы по электронным каналам связи, должны соответствовать утвержденному МНС России формату представления.

Форматы представления  электронных деклараций по федеральным налогам направляются в налоговые органы РФ, размещаются на сайте МНС России, по региональным и местным налогам и сборам, принятие которых осуществляется не на федеральном уровне, должны утверждаться управлениями МНС России в соответствии с Едиными требованиями к форматам представления налоговых деклараций в электронном виде по региональным и местным налогам, утвержденными Приказом МНС России от 12.02.2003 N БГ-3-13/58 «Порядок подключения налогоплательщиков к системе безбумажной технологии».

Сдавать отчетность в электронном виде по каналам  связи может любая организация, состоящая на учете в налоговой инспекции, подключенной к системе представления налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Вначале налогоплательщиком должны быть решены некоторые организационные вопросы:

1. обеспечение доступа к сети Интернет с помощью модема или по выделенной линии;

2) заключение  договора со специализированным  оператором связи на оказание услуг по сдаче отчетности и приобретение у него программного обеспечения;

3) получение  средств криптографической защиты  информации, используемых для подписания  файлов отчетности электронной  цифровой подписью и их шифрования  перед отправкой в налоговую  инспекцию.

Стоимость работ  в Москве по подключению юридического лица к системе сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде составляет порядка 100 долл.

Подключение к  системе безбумажной технологии предоставляет налогоплательщику  ряд существенных преимуществ:

- экономию времени, затрачиваемого на представление отчетности, так как отпадает необходимость поездки в налоговую инспекцию и стояния в очередях;

- расширение  временных рамок сдачи отчетности  — файлы можно отправить в  любой час (круглосуточно) и  любой день (без выходных) до 24 часов последнего дня сдачи отчетности;

- сокращение  ошибок при подготовке отчетности  за счет средств выходного контроля. Налогоплательщику предоставляется возможность подготовки отчетности в стандартном формате с контролем правильности заполнения полей и проверкой актуальности версии заполняемой формы;

- представление  дополненных или исправленных  вариантов отчетности до истечения законодательно установленного срока для ее сдачи. Считается верным и принимается к обработке последнее из переданных налогоплательщиком сообщение;

- гарантированное  подтверждение доставки отчетности, которое имеет юридическую силу в спорных ситуациях;

- исключение  технических ошибок (данные проходят  входной контроль и автоматически разносятся по лицевым счетам) и повышение оперативности обработки информации;

- оперативное  обновление форм отчетности по электронной почте;

- получение  по электронной почте сведений  об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом (информационные выписки);

- получение  по электронной почте информации  с доски объявлений налоговой  инспекции.

 

2.2.2 Последовательность действий при отправке отчетности в электронном виде

Регламент обмена электронными документами при представлении  отчетности по каналам связи предполагает следующую последовательность действий, выполняемых автоматически:

- при отправке отчетности налогоплательщиком файл отчетности подписывается ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается и отправляется на сервер электронной почты оператора при получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика, что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган, равно как и невозможно внесение изменений со стороны работников налоговых органов без обнаружения изменения электронного документа.

Если результат  проверки ЭЦП положительный, то электронный документ подписывается второй подписью (ЭЦП налоговой инспекции), зашифровывается и отправляется налогоплательщику.

Одновременно  электронный документ с двумя  ЭЦП (налогоплательщика и инспекции) сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа. Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается соответствующее уведомление;

- налогоплательщик, получивший свой файл отчетности с двумя ЭЦП, также сохраняет его в архиве для предъявления при возникновении спорной ситуации по поводу содержания документа;

- на сервере  электронной почты оператора  фиксируется факт поступления электронного документа в адрес налоговой инспекции и формируется подтверждение оператора - электронный документ, содержащий дату и время сдачи отчетности, подписанный ЭЦП оператора и зашифрованный;

- оператор высылает  подтверждения, содержащие дату  и время сдачи отчетности, и  налогоплательщику, и налоговой инспекции. Эти подтверждения подписаны ЭЦП оператора и не могут быть произвольно изменены.

 Налогоплательщик  и налоговая инспекция подписывают  эти подтверждения своими ЭЦП  и отправляют оператору, одновременно  сохраняя их в своих архивах для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу даты сдачи отчетности;

- кроме того, в налоговой инспекции файлы  с формами отчетности перед обработкой проходят входной контроль на соответствие требованиям формата. По результатам входного контроля формируется протокол, который подписывается ЭЦП налоговой инспекции и также отправляется налогоплательщику.

Таким образом, налогоплательщик, пользующийся системой сдачи отчетности в электронном  виде по каналам связи, может считать  цикл сдачи отчетности полностью выполненным, если он имеет:

- подтверждение  оператора, подписанное ЭЦП оператора  и самого налогоплательщика;

- файл отчетности, подписанный ЭЦП самого налогоплательщика  и налогового органа;

- протокол, подписанный ЭЦП налогового органа, о результатах проверки на соответствие формату.

Такой порядок  создает основу для корректного  разрешения нештатных или же спорных  ситуаций, связанных со сдачей отчетности. Приведем несколько основных примеров.

1. Налоговая  отчетность отправлена не тем  налогоплательщиком. В этом случае проверка ЭЦП налогоплательщика, осуществляемая при получении электронного документа в налоговой инспекции, даст отрицательный результат, файл не будет принят, а налогоплательщик получит соответствующее уведомление.

2. Налоговая отчетность не дошла до налогового органа в силу возникших технических проблем на участке между оператором связи и налоговым органом или внутри налоговых органов.

В этой ситуации налогоплательщик не получит подтверждение  налоговой инспекции (файл отчетности с двумя ЭЦП и протокол входного контроля) о том, что отчетность доставлена. В этом случае срок сдачи отчетности засчитывается по дате и времени, зафиксированным в подтверждении оператора, а файл отчетности должен быть отправлен повторно.

3. Налогоплательщик и налоговая инспекция по-разному трактуют содержание файла отчетности. На досудебное разбирательство с участием экспертов представляются файлы отчетности с двумя ЭЦП (налогоплательщика и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции. Техническая экспертиза целостности ЭЦП позволит дать однозначный ответ на вопрос о том, у кого из участников обмена хранится корректный документ.

4. Налогоплательщик  и налоговая инспекция по-разному  трактуют срок сдачи отчетности. В этом случае на досудебное разбирательство представляются файлы подтверждений оператора с двумя ЭЦП (оператора и налогоплательщика, оператора и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции.

При несогласии сторон с заключением экспертизы за сторонами сохраняется возможность обращения в арбитражный суд в соответствии с действующим законодательством.

2.2.3 Налоговая отчетность через интернет - неоспоримые преимущества

Сокращение  трудозатрат бухгалтеров и работников налоговой инспекции.

Повышение уровня контроля. Электронная сдача налоговой и бухгалтерской отчетности позволяет предотвратить потерю каких-либо файлов. Максимальная формализация и автоматизация работы внутренних органов.

Нет необходимости  расшифровывать документацию, заполненную  от руки.

Налоговую отчетность в электронном виде не нужно дублировать  на бумажных носителях, потому как такая  документация имеет такую же юридическую  силу, как и традиционная. Это  значит, что уполномоченный работник пользователя обладает сертификатом ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Сдачу отчетности через интернет можно осуществлять 7 дней в неделю круглосуточно.

 

 

3 Правовые аспекты электронного документооборота в налогообложении

Законодательную базу для перехода к безбумажной  технологии сдачи налоговой и  бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) формируют следующие нормативные правовые акты: