Общий менеджмент

Элементы управления

К элементам управления относятся:

1. Предвидение.

2. Организация.

3. Распорядительство.

4. Координирование.

5. Контроль.

1. Предвидение

Предвидение может проявляться бесчисленными способами, но главное его проявление, его самый осязательный признак, его наиболее действенное орудие это программа действия.

Программа действия это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход: это картина будущего, где ближайшие события начертаны с известной отчетливостью, соответственно ясности всего плана, а отдельные представлены более или менее смутно; это предвидимый и подготовленный на известный период ход дел предприятия.

Подготовка программы действия одна из наиболее важных и трудных операций во всяком деле; она приводит в действие все отделы и все функции, в частности административную функцию.

И когда руководитель предприятия принимается за составление программы действия, указывает ее цель и объем, определяет участие каждого отдела в общем деле, координирует отдельные части программы, гармонизирует ее в целом и, наконец, принимает решение о том, какой держаться линии поведения, он, в сущности, этим и выполняет функцию администратора.

При этом при выборе линии поведения важно, чтобы не только ничем не нарушались принципы и правила хорошего управления, но, наоборот, чтобы принятые расписания облегчали приложения этих принципов и правил.

Программа действия облегчает использование ресурсов предприятия и выбор наилучших средств для достижения цели; она устраняет или уменьшает колебания, неудачные маневры, необоснованные перемены ориентации; она содействует улучшению персонала. Это ценный элемент управления.

Для выработки хорошей программы действия руководящий персонал должен обладать следующими качествами:

1) Искусством управлять людьми.

2) Большой активностью.

3) Определенным нравственным мужеством.

4) Прочностью служебного положения.

5) Известной компетентностью в профессиональной специальности предприятия.

6) Известной общей деловой опытностью.

На крупном предприятии большинство руководителей отделов участвуют в выработке программы развития дела; эта работа время от времени присоединяется к их обычной работе; она требует известной ответственности и обычно за нее не полагается никакого особого вознаграждения.

Для того, чтобы добиться в этих условиях от руководителей отделов искреннего и надежного сотрудничества, надо обладать качеством искусного управителя людьми, работающего не покладая рук, и не боящегося ответственности. Об искусно управляющим людьми заведующем мы узнаем по рвению его подчиненных и по доверию начальства>.

2) Активность

Для составления годичных, десятилетних и специальных предположений требуется со стороны руководящего персонала непрерывная работа внимания.

3) Нравственное мужество

Хорошо известно, что наилучшим образом разработанная программа никогда полностью не осуществляется. Предположения не пророчества. Их цель довести до минимума количество непредвиденного.

Тем не менее общество и даже наиболее знакомые с ходом дел заинтересованные лица неблагожелательно относятся к руководителю, выдвинувшему определенную программу и не осуществившему ее. Отсюда необходимость известного благоразумия, наряду с обязательством произвести все подготовительные работы, обеспечивающие возможно лучший результат.

4) Прочность положения руководящего персонала

Новому директору требуется немало времени на ознакомление с текущими операциями, личными свойствами служащих, с ресурсами предприятия, с его общей организацией и с его будущими возможностями в такой степени, чтобы затем с пользой приступить к выработке программы действия. И если в это время ему покажется, что ему дано недостаточно времени для окончания этой работы или даже для того, чтобы дождаться на посту начала ее осуществления; если, с другой стороны, он убежден, что эта, обреченная на безрезультатность>, работа не принесет ему ничего, кроме нападок на него, можно ли думать, что он с пылом будет ею заниматься, или даже что он примется за нее без внешнего принуждения? Надо считаться с человеческой природой.

5) и 6) Профессиональная компетентность и общая деловая опытность

Эти "установки" одинаково необходимы как для выработки, так и для осуществления программы.

Таковы условия, необходимые для выработки хорошей программы действия. Они предполагают вдумчивое и опытное руководство.

Отсутствие программы или плохая программа являются признаками непригодности руководящего персонала.

Для того, чтобы обезопасить предприятие от такого зла необходимо:

1. Сделать программу действия обязательной.

2. Дать обществу хорошие образцы программ. (Можно позаимствовать эти образцы у преуспевающих предприятий. Опыт и широкая дискуссия выявят наилучшие из них).

3. Ввести в обучение персонала преподавание предвидения. Таким путем возрастает осведомленность общества и влияние его на руководящий персонал, непригодность которого станет менее опасной, что, конечно, нисколько не уменьшит относительного значения администраторов высокой квалификации.

2. Организация

Организовать предприятие, значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом.

Эту совокупность можно считать состоящей из двух составных частей: материального организма и социального организма.

Обладая необходимыми материальными ресурсами, персонал, социальный организм, должен быть способен выполнять шесть существенных функций, то есть выполнять все те операции, каких требует предприятие.

Элементы квалификации руководителей и служащих предприятий:

1. Здоровье и физическая выносливость

Здоровыми должны быть все работники промышленности, начиная с рабочего и кончая крупным руководителем.

2. Ум и умственная трудоспособность

Ум слагается из способности понимать и усваивать, рассуждать и запоминать.

Умственная работоспособность позволяет с силою сосредоточивать мысль на одном важном предмете или же обсуждать многообразные темы, легко переходя от одной к другой.

Ум и умственная работоспособность тем более необходимы, чем более многочисленных, обширных и сложных операций требует функция. Крупный начальник должен отличаться широтой взглядов и гибкостью ума, чего в значительно меньшей степени требуют функции мастера и в еще меньшей функции рабочего.

Ослабление памяти причиняет очень большой ущерб умственной работоспособности.

3. Нравственные качества

От всех служащих промышленности, какого бы ранга они ни были, требуют дисциплины, прямоты, преданности делу. Инициативность также ценный дар для всех, но тем более полезный, чем выше ранг. Что касается стойкости, чувства меры, мужества, ответственности, то их значение растет вместе с положением работника, и их можно поставить во главе качеств, полезных для крупных начальников.

4. Общий запас знаний

Общая умственная разносторонность определяется объемом знаний, не имеющих прямого отношения к выполняемой функции. Она приобретается частью в школе, частью в потоке жизни. Встречаются люди, учившиеся лишь в начальной школе и достигшее затем высокого положения в промышленности и торговле, политике или на военной службе, причем по своим общим познаниям они бывают вполне на высоте своего положения. Отметим, кстати, что все люди с большим служебным успехом всегда ощущают потребность расширить свое общее образование, которое фактически заканчивается в средней школе, у порога в университет, где начинается специализация.

Каждой функции соответствует определенная степень общей образованности, возрастающая вместе с иерархическим уровнем и важностью функции.

5. Административные познания

Эти познания относятся к предвидению, организации, распорядительству, координированию и контролю.

Примитивные у рабочих, они чрезвычайно обширны у служащих высокого ранга и в особенности у управляющих большими предприятиями.

В школе они не преподаются; следовательно, им приходится учиться в мастерской, где безраздельно царит эмпиризм. Значит, нет ничего удивительного в том, что административное образование обычно бывает неудовлетворительным. Мне кажется, что настало время систематизировать данные опыта и предложить обще приемлемую доктрину.

6. Осведомленность в сфере прочих функций

Восходя от рабочего к мастеру, заведующему мастерской, высшим служащим, вплоть до директора промышленного предприятия, мы констатируем, что число специальностей или ремесел, с которыми каждый должен быть знаком, все возрастает. Рабочий обычно знает одно ремесло; мастер простирает свой надзор на четыре или пять ремесел; начальник мастерской на восемь-десять: инженер на еще большее число. Что же касается директора, то он должен быть знаком не только со всеми техническими специальностями, представленными в данном предприятии, но и коммерческой, финансовой и иными функциями, на него возложенными.

Отсюда следует, что мастер обычно менее компетентен, чем каждый из его рабочих в своей специальности; что начальник мастерской менее компетентен, чем каждый из его мастеров в специальных работах той или иной бригады; что инженер менее компетентен, чем начальник мастерской в своей области. Что касается директора, то он не может претендовать на большую осведомленность, чем начальники служб в их соответственных специальностях, но должен иметь ясное представление обо всех службах. Число знаний растет вместе с числом ступеней служебной лестницы.

7. Свойственная предприятию специальная профессиональная "установка"

Эта "установка", заполняющая почти на> 100%> квалификацию рабочего, входит лишь на одну четверть одну десятую в квалификацию крупных начальников. У последних она занимает наиболее заметное место после административной "установки".

Не следует терять из виду, что слово "установка" не означает одной и той же совокупности качеств и знаний на различных ступенях иерархической лестницы.

3. Распорядительство

Когда социальный механизм построен, нужно заставить его действовать. Здесь начинается роль распорядительства.

Эта миссия распределяется между несколькими начальниками предприятия, причем каждый берет на себя определенную обязанность и несет ответственность за ее выполнение.

Для каждого начальника целью распорядительства является вовлечение, насколько это возможно, подчиненных ему служащих в круг интересов предприятия.

Искусство распоряжаться основывается на нескольких личных качествах и на знании общих принципов управления. Оно проявляется в мелких так же, как и в крупных предприятиях. Оно, как и всякое другое искусство, имеет различные степени достижения. Очень крупное предприятие, успешно функционирующее и дающее максимум производительности, возбуждает всеобщее восхищение.

Во всех областях в промышленности, в армии, в политике и пр., командование крупными единицами требует наличия редких качеств. Начальник, несущий на себе обязанности распорядителя, должен:

1. Обладать глубоким знанием своего персонала.

2. Устранять неспособных.

3. Быть хорошо знакомым с договорами, существующими между предприятием и служащими.

4. Подавать хороший пример.

5. Делать периодические осмотры предприятия: при этих осмотрах пользоваться синоптическими таблицами.

6. Устраивать совещания со своими главнейшими сотрудниками, для достижения единства управления и согласования усилий.

7. Не загружать свое внимание мелочами.

8. Добиваться, чтобы среди персонала господствовал дух действенности, инициатива и сознание долга.

4. Координирование

Координировать это значит согласовывать все операции в предприятии таким образом, чтобы облегчить его функционирование и успех.

Это значит придать материальному и социальному организму каждого отдела надлежащие пропорции, чтобы они могли надежно и экономно выполнять свои функции.

Это значит учитывать в отношении каждой операции технической, коммерческой, финансовой и т.д. те обязательства и следствия, которые она влечет за собой для всех других операций предприятия.

Это значит соизмерять издержки с финансовыми ресурсами, обширность недвижимости и оборудования с нуждами производства, снабжение с потреблением, сбыт с размерами производства.

Это значит строить свой дом не слишком малым и не слишком большим, приспособлять орудие к обрабатываемому объекту, дорогу к экипажу, предохранительные приспособления к угрожающей опасности.

Это значит выдвигать на первый план существенное и на второй > второстепенное.

Это значит придавать вещам и актам надлежащие пропорции, приспособлять средства к цели.

В хорошо координированном предприятии мы можем заметить следующее:

а) Каждая служба работает в согласии с остальными: служба снабжения знает, что и в какое время она должна доставить, служба производства знает, чего ждут от нее; материальная служба поддерживает в хорошем состоянии материалы и оборудование, финансовая служба снабжает необходимыми средствами, страховая служба обеспечивает охрану благ и лиц; все операции выполняются в порядке и надежно.

б) В каждой службе отделы и подотделы точно осведомлены относительно доли участия их в общей работе и той помощи, которую они должны друг другу оказывать.

в) Программа хода работ в различных службах и отделах каждой службы постоянно согласуется с обстоятельствами.

Такой результат требует интеллигентного, опытного и деятельного управления.

Надо думать, что эти три условия не всегда выполняются, потому что в некоторых предприятиях можно наблюдать следующие примеры явной некоординированности:

г) Каждая служба не знает и не хочет ничего знать о других. Она работает так, как если бы она была сама себе целью и смыслом, не заботясь нисколько ни о соседних службах, ни о предприятии в целом.