Конспект "управления проектами"

Теоретические материалы по управлению проектами для заочников.

Содержание.

1. Определения проекта и управление проектом.
2. История возникновения методологии управления проектами.
3. Причины появления управления проектами.
4. Треугольник проекта. Основные термины управления проектами.
5. Жизненный цикл проекта.

6. Рычаги управления.

7. Участники проекта и структура организации.
8. Процессная модель управления проектами.

9. Процессы инициации

10. Процессы планирования.

11. Планирование и декомпозиция целей, определение состава операций.

12. Определение взаимосвязей операций.
13. Оценка длительностей операций (объемов работ).
14. Планирование и назначение ресурсов и материалов.
15. Составление расписания исполнения работ проекта.
16. Методы расчета расписания с учетом ограниченности ресурсов.
17. Оценка стоимости проекта и составление бюджета.
18. Разработка плана проекта.
19. Процессы исполнения и контроля.
20. Процессы анализа.
21. Методика освоенного объема.
22. Процессы управления исполнением проекта.
23. Процессы завершения.

 

 

 

 

 

Определения проекта и управления проектом.

Основой использования проектной методологии является создание проектов. На сегодняшний день существует целый ряд определений понятий проект и управление проектами. 

По восприятию наиболее подходящим определением будет следующее: проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенной цели в течении заданного периода времени и в рамках выделенного бюджета (компания "Консалтинг ПРИМ").

С точки зрения приближенности к зарубежным стандартам управления проектами следует дать следующее определение: проект – это некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта (определение дано ассоциацией Project Management Institute PMI – Институт Управления Проектами); или: проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. "Временное" означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо  возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. "Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг (Московское отделение PMI).

Существует также еще ряд определений, например, проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией (Российская Ассоциация Управления проектами СОВНЕТ). Словосочетание "отдельной системы", включенное в определение, указывает не только на целостность проекта и его разграниченность с другими предприятиями, но и подчеркивает единственность проекта (в отличии от серийного производства), а значит - его неповторимость и признаки новизны. Проект - уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам (стандарт качества ISO).

Для понимания сути проекта важнее не столько детали, сколько общие черты, присущие всем проектам.

1. Начало и конец проекта.
2. Не цикличность проекта (в отличие от процесса производства).
3. Достижение целей проекта в ограниченные сроки при ограниченном бюджете.

Проекты в зависимости от конкретных задач, для решения которых они создаются, могут значительно различаться по размерам проекта, срокам реализации, ограниченности ресурсов, требованиям к качеству продукта.  Но все проекты, вне зависимости от их видов имеют ряд одинаковых фаз развития в рамках промежутка времени между моментом зарождения проекта и моментом его завершения. В литературе по управлению проектами совокупность одинаковых для всех проектов фаз принято называть жизненным циклом проекта. Для того, чтобы проект благополучно прошел все стадии от момента его инициации (появления идеи проекта) до момента его завершения (когда цели проекта можно считать достигнутыми), лицу, осуществляющему координацию работ по проекту, необходимо предпринимать ряд действий по продвижению его к поставленным целям, т.е. управлять проектом.

Управление проектом представляет собой целенаправленный процесс достижения целей проекта при ограничениях на финансовые, материальные, человеческие, временные и прочие ресурсы.

Приведем несколько определений понятия управления проектом. Наиболее четко отражающим суть процесса управления проектом является  следующие определение: управление проектом - это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством ("Консалтинг ПРИМ"). Аналогичное определение можно встретить и у разработчиков программного продукта по управлению проектами MS Project.

Управление проектом – это методология достижения успеха, искусство руководства и координации усилий людей и использования ресурсов с применением достижений современной науки и информационных технологий для успешного осуществления целей проекта по результатам, стоимости, времени, качеству и удовлетворению заинтересованных участников проекта (PMI).

Управление проектом - это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта. Управление проектом подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами (Московское отделение PMI).

Управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей (ISO).

Управление проектом – процесс применения знаний, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта (Project Management Body of Knowledge – PMBOK – свод знаний по управлению проектами).

 

История возникновения методологии управления проектами.

Зарождение современных методов управления проектами относят примерно к середине прошлого века, когда две проектные группы практически одновременно представили методы управления сложными комплексами работ.

Одна из таких групп – это проектная группа фирм Du Pont и Remington Rand, которая в процессе модернизации заводов фирмы Du Pont разработала метод, получивший название Метода критического пути (Critical Path Method -- CPM).

Практически одновременно с ними группа компаний, выполняющих заказ по разработке ракетного комплекса Polaris, предложила метод для анализа и оценки длительности выполнения работ Program Evaluation And Review Technique - PERT. Его разработали корпорация Lockheed Air Craft, консалтинговая компания Booz, Allen & Hamilton и особое проектное бюро ВМС США. Благодаря тому, что в процессе разработки данного ракетного комплекса был применен метод анализа и оценки длительности выполнения работ PERT, выполнение данного проекта, который состоял из 60 тыс. операций и объединял около 3800 основных подрядчиков, было завершено на 2 года раньше запланированного срока. Ввиду успешного использования метода PERT в данном проекте ВМС США стали очень широко применять его для планирования других проектов вооруженных сил.

Данные методы схожи. Оба они основаны на использовании сетевых диаграмм. Главных их отличием является то, что CPM (МКП) оперировал только одной длительностью работ, а метод PERT учитывал четыре длительности каждой работы - оптимистическую, пессимистическую, наиболее вероятную и средневзвешенную.

Почему два практически одинаковых метода имеют такое принципиальное отличие в оценке длительности работ. Это связано с тем, в какой среде происходила разработка данных методов. PERT появился при выполнении проекта, окружающая среда которого характеризовалась высокой степенью неопределенности. Поэтому его разработчикам приходилось учитывать различные варианты завершения работ.

При разработке CPM неопределенностей в проектной среде было существенно меньше. И существовала возможность довольно точно оценить длительность работ, основываясь на предыдущем опыте.

За прошедшее время произошла взаимная интеграция методов, и сейчас при планировании в основном используется метод критического пути.

В нашей стране тоже был опыт и определенные достижения в области сетевого планирования. Но, ввиду существования административно-командной системы, данные достижения не нашли должного применения. Ситуация в России изменилась лишь в начале 90-х гг. с организацией Ассоциации управления проектами СОВНЕТ.

Но методы сетевого планирования – лишь основа управления проектами. Это то, на что накладывались дальнейшие разработки в данной области. Все эти пятьдесят лет методология управления проектами не стояла на месте, а постоянно развивалась. Сейчас методология управления проектами насчитывает порядка нескольких сотен методов.

Примерно в 70-90 гг. 20 века шло активное развитие методов управления проектами. Большое количество методов управления различными объектами стали модернизироваться и применяться к управлению проектами. В это время активно развивались методы ресурсного планирования и управления стоимостью проекта.

Конец 20 века можно охарактеризовать значительным интересом к управлению персоналом проекта, а также возникновением понятия процессной модели проекта. В это время большой интерес стали вызывать информационные технологии управления проектами.

Начало 21 века ознаменовалось развитием интегрированных проектов и интересом к управлению портфелями проектов. 

Большой вклад в развитие методологии управления проектами за рубежом и в России внесли следующие организации.

• Project Management Institute PMI – Северо Американский Институт Управления проектами, основанный в 1969 г., объединяющий на сегодняшний день 240000 членов и представленный в 160 странах.
• International Project Management Association IPMA – Международная Ассоциация Управления проектами, основанная в 1965 г., Швейцария.
• Российская Ассоциация Управления проектами СОВНЕТ, основанная в 1990 г. и включающая на сегодня 40 организаций и фирм, более 150 индивидуальных членов.
• Московское отделение PMI, созданное в 1998 г., объединяющее более 300 человек.

Причины появления управления проектами.

Управление проектами – это управленческое нововведение и как любое управленческое нововведение оно не появилось из ниоткуда, а возникло как ответ на объективные изменения во внешней среде деятельности предприятия, организации. Среди основных причин  появления управленческих новаций можно отметить:

1. изменение задач, стоящих перед предприятием,
2. увеличение количества таких задач,
3. возрастающую нестабильность экономического окружения.

В зависимости от усиления последнего фактора управленческая практика вырабатывала различные системы управления. В развитии таких систем выделяют 4 этапа:

1. управление на основе контроля за исполнением (постфактум);
2. управление на основе экстраполяции, когда темп изменений ускоряется, но будущее еще можно предсказать путем экстраполяции прошлого;
3. управление на основе предвидения изменений, когда начали возникать неожиданные явления, и темп изменений ускорился, однако не настолько, чтобы нельзя было вовремя предусмотреть будущие тенденции и определить реакцию на них;
4. управление на основе гибких экстренных решений в условиях, когда многие важные задачи (или обстоятельства внешней среды) возникают настолько стремительно, что их невозможно вовремя предусмотреть.

Системы управления, относящиеся к четвертому этапу развития управленческих систем, основываются на так называемом, ситуационном подходе к управлению. Успех фирмы прежде всего связывается с тем, насколько удачно она приспосабливается к экономическому, социальному и научно-техническому окружению. Наилучшие характеристики структуры управления в этих условиях – ее гибкость, способность переориентироваться на решение новых задач, использовать новые формы и методы управления. Проектно ориентированные фирмы (т.е. фирмы, структура организации которых построена в виде проектов, персонал проекта полностью освобожден от деятельности не по проекту) наиболее полно отвечают потребностям данных управленческих систем.

 

Треугольник проекта. Основные термины управления проектами.

Наиболее полно сущность проекта отражает такое понятие, как треугольник проекта. Вершины треугольника проекта  это: время, которое отводится на выполнение проекта, т.е. достижение цели проекта; деньги или  оценочные затраты на проект, т.е. та сумма, в рамках которой должна быть достигнута цель; и область охвата, т.е. комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, которые необходимо выполнить для достижения этих целей. Сущность треугольника проекта состоит в том, что все три элемента связаны между собой и корректировка одного из  элементов треугольника автоматически затрагивает и два других элемента. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Например: