Разработка автоматизированной информационной системы "Турфирма"

 

1.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

 

Мировой опыт показывает, что  внедрение достижении информационных технологий является наиболее прогрессивным  и экономически эффективным направлением в работе предприятий и организаций  любой сферы деятельности, особенно это характерно для бухгалтерских систем.

Только применение информационных технологий - средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ) - может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки  таких объемов информации. Ускоренный прогресс в информационных технологиях, который наблюдается в настоящее  время, позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем будут неуклонно повышаться при незначительном росте их стоимости.

Современные средства способны перевести работу сотрудников бухгалтерии  на аналитический уровень, полностью  рассматривая всю поступающую информацию и обеспечивая ее контроль. К таким  средствам относятся СУБД, специализированное прикладное программное обеспечение, в частности "1С: Предприятие", занимающая лидирующую позицию на рынке  такого рода продуктов и аппаратно-технические  средства. Поэтому для увеличения производительности труда отдела приема заявок и повышения эффективности  обработки данных необходима разработка автоматизированной информационной системы, обеспечивающей автоматизацию задач  по ведению отчетности о клиентах, ее сбору и учету, так как объемы циркулирующей в компании информации превосходят возможности сотрудников  для ее обработки и анализа, а  часть данных предоставлена на бумажных носителях и требует перевода в цифровую форму.

В нынешнем состоянии деятельность отдела не автоматизирована, большая часть операций и учет заявок составляется при помощи Microsoft Excel, существенно повышающего временные показатели по вводу информации и ведению отчетности по ней. Например, на обработку одной заявки о путевке может быть затрачено до 20 минут, а составление отчета увеличивается до 1-2 часов. Эти факторы заметно понижают эффективность работы, приводят к появлению ошибок и опечаток при вводе данных, делают невозможным оперативное управление деятельностью компании и многофакторный анализ.

Подводя итог выше изложенному, к главным недостаткам можно отнести:

• Невозможность расчета управленческих показателей вследствие сложности и объемности данных,
• Большие трудозатраты, связанные с обработкой данных,
• Низкая оперативность и невозможность своевременного реагирования на изменения,
• Пониженная достоверность выводов и решений по причине дублирования данных,
• Несовершенство поступления входных данных,
• Несовершенство сбора, передачи и обработки данных.

Наиболее эффективным  вариантом создания технического обеспечения  АИС является автоматизированное рабочее  место (АРМ), чье функциональное наполнение различается в зависимости от выполняемых задач. АРМ отдела приема заявок должно иметь возможность  сопряжения с другими отделами, например, бухгалтерией.

В настоящее время одной  из основных задач, решаемых с помощью  ПЭВМ, является подготовка документов, ведение переписки. При этом стандартом "де факто" стало использование  для этих целей продуктов компании Microsoft, таких как Microsoft Office - 2000 (2003). Компания Microsoft разработала систему стандартов для ПЭВМ, обеспечивающих автоматизацию управленческой деятельности.

Конфигурация персонального  компьютера сотрудника отдела приема заявок имеет следующие параметры:

Система на основе процессора Pentium 4 CPU 3.00 GHz, видеокарта AGP GeForse (64 Mb), или встроенная, оперативная память 512 Mb, жесткий диск 70 Gb, устройство для чтения компакт-дисков 52х.

Общая стоимость составит 14000 рублей.

В основе выбора оптимальных  характеристик лежит анализ соотношения  цена - обеспечение решения проектируемых задач. Кроме того необходимо приобретение клавиатуры, мыши, монитора, многофункционального устройства, источника бесперебойного питания, флэш-накопителей.

Выбор монитора во многом опирается  на соответствие стандарту безопасности излучения, размер диагонали экрана должен быть не меньше 15 дюймов (желательно 17 дюймов), что упростит работу в  графическом режиме.

Выбор многофункционального устройства проходит между двумя  наиболее популярными моделями - со струйным и лазерным способом печати. К достоинствам струйной относятся  невысокая стоимость и хорошее  качество печати. К достоинствам лазерной - отличное качество печати и высокая  скорость, но и высокая стоимость  самого устройства, в результате чего выбор был сделан в пользу струйного  многофункционального устройства.

Таким образом, обоснована необходимость  создания АИС и определены основные характеристики технических средств.

 

1.4. Общая характеристика организации автоматизированной обработки

 

Поставленную задачу по улучшению  системы обработки информации можно  решить несколькими способами:

• Усовершенствование нынешней системы сбора и обработки информации. В его основе лежит ручная обработка информации, а потому метод не обеспечит должного эффекта от использования.
• Создание новой системы на основе стандартных решений на уровне автоматизированной поддержки и обеспечения процесса сбора и обработки информации. Этот метод позволит существенно сэкономить средства, затраченные на проектирование и запуск в работу, и сроки внедрения АИС.
• Создание принципиально новой системы сбора и обработки информации. Метод поможет создать мощную систему обработки информации, но потребует больших сроков на внедрение и окупаемость.

Поэтому был выбран метод  с использованием стандартной методологии  построения подобных систем, позволяющий  объединить решения для всех поставленных задач, к которым относятся:

• Оснащение отдела приема заявок вычислительными программно-техническими комплексами со средствами периферии,
• Разработка, создание и поддержка системы специализированных баз данных и электронного хранилища данных,
• Создание прикладного программного обеспечения, целиков покрывающего функциональные задачи отдела.

Главной задачей является своевременный учет всех необходимых  факторов для оформления путевок  и контроля за их выполнением. Методология  построения автоматизированных информационных систем предполагает построение системы  интегрированной базы данных, где  содержится необходимая информация о клиентах и их заявках. Учет заявок основывается на создании, редактировании, поиске, удалении и просмотре данных, для него разработаны две формы: форма списка - для просмотра услуг, форма для работы с конкретной услугой. Учет путевок и туров  ведется на основе данных, сообщенных клиентом, форма содержит две области: для ввода информации о заказе и табличная часть для ввода  заказываемых клиентом услуг. Процесс  деятельности сотрудников отдела приема заявок практически не меняется, главной  их функцией становится верное и своевременное  внесение соответствующей информации в систему. В процессе автоматизированного  решения задач происходит формирование данных, отражающих процессы, связанные  с приемом заказов и составлением отчетов.

Предполагаемая схема  сбора, обработки и выдачи информации основана на стандартном подходе  обработки информации в АИС - замкнутой  технологии обработки данных, обеспечивающей корректность ввода оперативных  данных, за счет стыковки документов-источников, информационной базы и формирования отчетов, которые в свою очередь  могут быть основой для ведения информационного массива.

Источниками оперативной  информации будут информация о предоставляемых  путевках и турах и данные клиента.

Анализ информации, связанной  с учетом заявок, группирует основные расчеты на ПЭВМ, выполняемые в  рамках создаваемой автоматизированной информационной системы:

• Расчет суммы заявки,
• Группировка символьной и числовой информации

АИС должна обеспечивать такие  результаты, как:

• Экранная форма с данными о путевках и турах,
• Форма работы с заявками,
• Форма для ввода нового заказа и редактирования существующего,
• Отчет по оформленным путевкам за нынешний месяц,
• Отчет по выдаче путевок.

Построение такой АИС  включает в себя три автоматизированных рабочих места сотрудников.

В топологию входят:

• Интерфейс приема заявок, осуществляющий функции учета, заказа и поиска и формирование стандартных отчетов,
• Интерфейс кассира, обеспечивающий фиксирование информации об оплате чека,
• Интерфейс директора, обеспечивающий получение информации по запросу.

 

1.5. Формализация автоматизируемых задач

 

Решение задач на ПЭВМ проводится в соответствии с рядом этапов, ориентированных на решение задач  любой сложности. Главным при  постановке задач является четкое и  однозначное задание условий  и целей задачи, точное определение исходных данных.

Формализация задач согласно приведенному выше алгоритму имеет  следующий вид.

Задача 1. Учет информации о  турах и путевках.

Дано: Информация о названии путевки, стоимости, типе, длительности путешествия.

Требуется: Занести информацию в систему баз данных. Обеспечить возможность просмотра, поиска, добавления, изменения, удаления путевок.

Условия: При добавлении информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

Задача 2. Работа со списком  заявок.

Дано: Информация из баз данных.

Требуется: Создать возможность  просмотра, поиска, добавления, изменения, удаления заявок.

Условия: При добавлении информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

Задача 3. Работа с заявкой.

Дано: Информация от клиента, сведения из базы данных.

Требуется: Обеспечить возможность  удобного ввода информации.

Условие: При добавлении информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

Задача 4. Подготовка отчета по оформленным путевкам.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Подготовить отчеты определенной формы.

Условие: Должна обеспечиваться возможность формирования как развернутого и группового вариантов.

Задача 5. Подготовка отчета по оформлению путевок.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Подготовить отчеты определенной формы.

Условие: Должна обеспечиваться возможность составления отчета по не оформленным своевременно и  неоплаченных путевках.

. Задача: Подготовка отчета  по выполненной работе.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Подготовить отчеты определенной формы.

Условие: Должна обеспечиваться возможность составления отчета в свернутом или развернутом  виде с указанием менеджера и  оформленных им путевок.

 

1.6. Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

 

Программное обеспечение  включает совокупность программ, реализующих  функции и задачи автоматизированных информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических  средств. В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей  и предназначенные для организации  вычислительного процесса и решений  часто встречающихся задач обработки информации. Они осуществляют контроль и управление обработкой данных, автоматизируют работу программистов, увеличивают функциональные возможности оборудования, автоматизируют расписание выполнения расчетных работ и т.д. Главным представителем такого рода ПО является операционная система, а так же интегрированные средства управления задачами. Для создания рассматриваемой в дипломной работе АИС предполагается использование операционной системы Windows XP. Специальное ПО является совокупностью программ, разработанных при создании АИС определенного функционального назначения. К нему относятся пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

При разработке автоматизированной информационной системы одну из наиболее важных ролей играет программное  обеспечение поставленных задач. Представленное на российском рынке многообразие программных  продуктов такого типа позволяет  выбирать наиболее эффективное и  выгодное решение в соответствии с потребностями.