Принуждение, игнорирование, манипуляция

Планирование отчета.

         Первым шагом в процессе планирования является определение цели. Цель большого отчета часто формулируется в его начале для того, чтобы читатель мог предвидеть направление изложения мыслей.

         Следующим шагом процесса планирования является учет особенностей аудитории — опыта, интересов, мнений, служебного положения.

         Одни отчеты можно написать на основе того, что уже известно, другие требуют дополнительного исследования. Важно иметь все факты, необходимые для написания отчета, прежде чем начинать что-либо записывать. Можно добиться большего успеха, если в процессе работы делать паузы для сбора новой информации. Вы, по крайней мере, избавитесь от сомнений в том, что в отчете пропущена очень важная информация.

Порой нужны рутинные исследования: просмотр файлов, беседы с коллегами или чтение старых документов. Иногда для этого достаточно нескольких минут — короткого телефонного звонка или беседы с коллегой на лестнице. В других случаях необходимо более широкое исследование, обращение к внутренним и внешним источникам информации: библиотекам и пр. Провести исследование для написания отчета означает найти ответ на два вопроса:

1. Что мне нужно?

2. Где я могу это  получить?

Существует шесть этапов работы.

Этап 1. Листинг. Забудьте о последовательности, структуре и упорядочении, сосредоточьтесь на списке (в виде краткой записи или ключевого слова) всех важных пунктов, которые могут быть полезны в отчете. Возьмите большой лист бумаги и зафиксируйте все пункты в произвольном порядке по мере того, как они приходят Вам в голову. Вы обнаружите, что этот процесс хорошо стимулирует мышление, позволяет создать картину взаимосвязи мыслей и избавляет от необходимости делать перерывы, чтобы соединить пункты или определить их последовательность. Затем (для некоторых отчетов это требует очень мало времени) можно переходить к следующему этапу.

Этап 2. Сортировка. Теперь посмотрите, что Вы записали, и начинайте приводить запись в порядок, определяя:

- Что идет первым, вторым и т.д.;

- Что и как логически связано;

- Что является подтверждением, примером или иллюстрацией.

В это время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторые из записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета. Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первого этапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки и прочие знаки другим цветом.

Этап 3. Упорядочение. В конце этапа 2 у Вас могут получиться заметки, которые достаточно ясны для последующей работы с ними. В противном случае полезно переписать все в виде четкого списка. Это позволит провести окончательную проверку. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание, подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапе лучше уделить внимание порядку изложения, а не искать новое содержание или дополнительные пункты. На этом этапе результатом Вашей работы должен стать подготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов. Основное правило составления плана заключается в том, что каждый уровень должен содержать, по меньшей мере, два заголовка. Таким образом, если есть пункт 1, то должен быть и пункт 2; если есть А, то должен быть и Б и т.д.

Этап 4. Проверка. Хорошо продуманная работа на предыдущих этапах может сделать данный этап необязательным. Однако при сложных и/или особенно важных отчетах полезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, что находишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями. Сделайте окончательные добавления к списку и используйте его как «маршрутную карту» для записи.

Этап 5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом и заключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает и упрощает ее.

Этап 6. Редактирование. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста.

Форма и  структура отчета.

Отчеты должны иметь  четкую структуру. Она нужна по двум причинам: отчет легче и быстрее  составить, а читателю легче следовать  за ходом мысли автора, и, значит, больше вероятности, что он прочтет  отчет до конца.

Есть три варианта расположения введения, основной части  и выводов:

Вариант 1	Вариант 2	Вариант 3
Введение  Основная часть  Выводы	Введение  Выводы  Основная часть	Выводы  Введение  Основная часть

 

Вариант 1 Использовать такую схему рекомендуется в том случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с Вашими заключениями или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет. Однако большинство людей сразу читает выводы, вне зависимости от того, где они расположены.

Варианты 2 и 3 представляют собой примеры прямого порядка расположения частей отчета. Находятся выводы в первом или во втором пункте — не имеет значения. Любой вариант приемлем, если:

- В отчете содержатся только хорошие новости;

- Получатель отчета достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета;

- Выводы представляют собой основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части;

- Читающему нужно сперва прочесть выводы.

1) Основная часть. Основную часть чаще всего пишут в первую очередь. Объем основной части должен составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста должны быть распределены между введением и заключением.

         При изложении основной части переход от темы к теме должен четко прослеживаться и быть логичным. Используйте разнообразные связующие слова и выражения (такие, как затем, следовательно, в-четвертых, с другой стороны, подобным образом и пр.), которые могли бы послужить своеобразными указателями для читателя. Периодически подводите итоги, делайте выводы, например, в конце каждого важного раздела, чтобы напомнить читателю, в какой части повествования он находится, и что будет изложено далее.

2) Введение. Обычно во введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введении может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Таким образом, во введении, как правило:

• Определяется место действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);
• Ясно определяется тема;
• Определяются цели и задачи;
• Представляется удобная и привлекательная для читателя структура отчета;
• Начинается процесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следовать читатель.

3) Заключение. В разделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. В этом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, и подведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделе обращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаются необходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными в отчете.

 

         Содержание является необходимой частью любого более или менее официального бизнес — отчета. В нем перечислены все части, входящие в отчет (например, перечень таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти.

         Если в отчете содержатся таблицы, то необходим перечень таблиц, содержащий номера, названия таблиц и номера страниц, где они находятся. Перечень рисунков оформляется аналогично или объединяется с перечнем таблиц под общим названием «Перечень иллюстраций».

Написанный  текст должен быть:

• Кратким, по крайней мере настолько, насколько позволяет содержание и цель;
• Ясным и понятным;
• Точным, выражающим именно то, что нужно сказать (без постороннего материала, не имеющего прямого отношения к теме);
• Изложен на языке читателя (на приемлемом техническом уровне);
• Простым, а не сложным и запутанным;
• Логичным по структуре;
• Описательным в должной мере.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

1. Бороздина Е.В. Психология делового общения: Учебник. – М.: Инфра-М, 2005.
2. Кузин Ф.А. Культура делового общения: практическое пособие. – М.: «Ось-89», 2002.
3. Лурия А.Р. Лекции по общей психологии: Учебное пособие – СПб.: ПИТЕР, 2004
4. Мальханова И.А. Деловое общение: Учебное пособие. – М.: Академический проект, 2002.
5. Фомин Ю.А, Психология делового общения – Минск: Алмалфея 2003.