Самоменеджмент руководителя образовательного учреждения

Некоторые люди совершенно не ставят перед собой никаких целей, никак не планируют свое время. У них нет ни стратегических, ни тактических целей. Они просто плывут по течению жизни. Не планируя своего времени, отказавшись от управления им, будьте уверены, что около вас всегда найдутся люди, которые с удовольствием его «прикарманят». Они вовлекут в круговорот своей жизни, в решение своих задач, превратят в пешку в своей игре. Говоря по правде, каждый из нас приторговывает своим временем. Мы продаем свое время и силы, чтобы получить универсальный ресурс – деньги, который легко конвертируется во что угодно. Главное, чтобы продажа была выгодной, и при этом вы не потеряли ее смысла.

Прежде чем что-либо сделать, ответьте себе на 4 вопроса, как советуют западные эксперты по управлению временем.

- «Нужно ли мне именно  это?»

- «Нужно ли мне это  именно сейчас?»

- «Нужно ли мне это  именно такой ценой?»

- «Нужно ли это именно  мне?» 

Таким образом, время –  это жизненный ресурс, равнозначный деньгам и усилиям. Все эти  три ресурса свободно конвертируются друг в друга. Например, вложив время и силы, можно заработать деньги, а с помощью денег можно сэкономить свои усилия и время. А чтобы никогда не стало мучительно больно, относиться ко времени надо так же серьезно, как к деньгам. И даже еще более серьезно, так как именно время – это наше основное творческое пространство. Для этого необходимо контролировать время путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделить место, указав временной интервал, т.е. определив, какую долю свободного времени оно занимает, а также ведение дневника времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Умело распоряжаться своим  временем должен научиться каждый руководитель.

Постановка целей –  это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что требует сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывать конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а, следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда и в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановка целей –  это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет, но куда его хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все его неосознанные силы, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать  цели. У каждой фирмы, у каждого  менеджера есть одна основная, важнейшая  цель, которая разбивается на множество  небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать.

Для достижения и определения  целей часто используют ситуационный анализ. Он представляет собой своего рода определенный список средств для  достижения целей и позволяет  выяснить, что следует поощрять (т.е. выделяет сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих  целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Формулирование целей  – это установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретные практические задачи для последующей стадии планирования.

Нельзя брать на себя слишком  много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей. Нельзя ставить перед собой невыполнимые в принципе или за определенный срок задачи. Это, разумеется, не значит, что вы должны ставить перед собой легко воплотимые в жизнь цели. Вы должны требовать от себя и других выполнения только достижимых целей.

 

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени, оно призвано обеспечить аккуратное использование времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Нужно планировать использование ограниченного времени для достижения поставленных целей.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени  на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после  которого дальнейшее увеличение времени  на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Любой план должен подлежать  выполнению, что обуславливает принятие решений – такова третья функция  самоменеджмента.

Принятие решений –  это выбор первоочередных задач  и дел. Принять решение означает установить приоритетность, т.е. определить, какие задачи имеют первостепенное, второстепенное и т.д. значение.

Основные проблемы руководителей  заключаются в том, что они  пытаются сразу выполнить слишком  большой объем работ и распределяют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая  решать во время рабочего дня множество  разных текущих вопросов, в течение  определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:

– работать только над действительно важными задачами;

– решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

– концентрироваться на выполнении только одной задачи.

После принятия решения о  выполнении составленных планов рассматривается  вопрос о том, как овладевать трудовым процессом и реализовывать трудовую активность.

Реализация и организация  личного трудового процесса предполагает составление распорядка дня руководителя для достижения поставленных целей. Организация рабочего дня должна соответствовать принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Существуют правила организации  рабочего дня. Вот основные из них:

Правила начала рабочего дня:

1. Начинать день с хорошим  настроением.

2. Начинать работу по  возможности в одно и то  же время.

3. Перепроверка плана  дня, составленного накануне.

4. Вначале – ключевые  задачи.

5. С утра занятия сложными  и важными делами.

6. Согласование плана  дня с секретарем.

Правила основной части рабочего дня:

7. Хорошая подготовка  к работе.

8. Влияние на фиксацию  сроков выполнения работ.

9. Отклонение дополнительно  возникающих проблем.

10. Своевременные паузы,  размеренный темп работы.

11. Рациональное завершение  начатого дела.

12. Максимальное использование  времени.

13. Выделение времени для  себя.

Правила завершения рабочего дня:

14. Завершение несделанного.

15. Контроль за результатами  и самоконтроль.

16. Составление плана на  следующий день.

17. Домой –  обязательно с хорошим настроением.

 

2.3. Технология принятия решений

Следующая практическая составляющая самоменеджмента –  это навыки решения проблем. «Problem solver» (в переводе с английского  – «решающий проблемы») – это  понятие, означающее человека, который из многих различных вариантов действий выбирает именно тот, который приводит к успешному решению стоящей перед ним задачи. К сожалению, некоторые люди предпочитают создавать видимость действий, избегать проблемы или конфликтов; в критической ситуации они начинают паниковать или перекладывать ответственность на других. Но из любой тупиковой ситуации всегда можно найти выход. Склонность человека к самостоятельному, активному и ответственному решению проблем – одно из важнейших качеств, необходимых в бизнесе, которое позволяет руководителю в высокой степени оказывать доверие подчиненному. Это cвойство личности дополнительно мотивирует самого сотрудника благодаря самостоятельности при достижении результата. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия:

- делегировать подчиненным  полномочия и ответственность  и контролировать их дальнейшую  деятельность;

- привить работникам необходимые  навыки решения сложных и конфликтных ситуаций;

- зная мотивы каждого  сотрудника, «привязать» самостоятельное  решение возникающих проблем  к одному или нескольким из  них. Например, для человека стимулом  является похвала, следовательно,  руководителю нужно одобрять  действия сотрудника больше всего именно тогда, когда он берет на себя инициативу в решении проблемы. Если мотиватор – результат, то желательно связывать его достижение с поиском выхода из сложной ситуации; если интерес – то показать, насколько занимателен и вариативен путь выхода из конфликтов и принятия решений для преодоления проблем;

- предоставить алгоритм  действий: при возникновении сложной  ситуации сообщить о ней руководителю, предложить варианты выхода из  нее, проанализировать вероятность  успеха каждого из них и только после этого узнать мнение руководителя. Такой подход приучает сотрудников к самостоятельности и формированию чувства ответственности за результат своих действий. Кроме того, он дает им абсолютно необходимый в бизнесе навык – решать проблемы, а не избегать их.

При решении тяжелых ситуаций главной установкой, руководством к  действию, должна быть «обращенность  к будущему». Нет смысла задаваться вопросом, касающимся прошлого: «Кто виноват?»; гораздо важнее и продуктивнее спрашивать себя: «Что делать?». Одна из типичных ошибок людей, находящихся в сложном положении, – длительный анализ прошлого. Однако оно необратимо и при «зависании» в нем у человека возникает ощущение безысходности, невозможности реально что-то изменить в лучшую сторону. Прошлое должно интересовать ровно настолько, насколько оно может повлиять на будущее: важно не искать причину неправильных действий сотрудника и осуждать его за это, а все усилия направлять на анализ и улучшение ситуации, на формирование таких обстоятельств, при которых не возникнет оснований для плохого поступка и повторение ошибки будет невозможным.

Существует несколько  методик принятия решений. Рассмотрим некоторые из них:

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60:40).
4. Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).
5. Последующий контроль – перенос несделанного¹.

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь–памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени².

Установление  приоритетов с помощью анализа  АБВ включает в себя три закономерности: