Теоретические основы использования рабочего времени

4. Как Вы ведете свою  записную книжку с номерами  телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". Припереписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения;

Г. использую общепринятую систему – в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность);

5. Вас окружают различные  вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения  вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов.затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д.;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации;

6. Можете ли Вы по  истечении дня сказать, где, сколько  и по каким причинам вам  пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а);

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании  начинается переливание из пустого  в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое";

В. Погружаюсь в "небытие";

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание";

8. Предположим, что Вам  предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание  не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени;

9. Стараетесь ли Вы  использовать буквально каждую  минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.);

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что;

10. Какую систему фиксации  поручений, заданий и просьб Вы  используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня;

Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения;

11. Насколько Вы точны  при деловых встречах, при приходе  на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания;

В. Как правило, опаздываю;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать;

12. Какое значение Вы  придаете своевременности выполнения  заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя;

Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается;

13. Предположим, Вы пообещали  что-то сделать или в чем-то  помочь другому человеку. Но обстоятельства  изменились таким образом, что  выполнить обещание обещанное  довольно затруднительно. Как Вы  будете себя вести?

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

 

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритета в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.

Чрезмерное чтение.

Скверная система досье.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки кооперации или разделения труда.

Отрывающие от дел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать "нет".

Неполная, запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Отвлечение (шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Чрезмерность деловых записей.

Синдром "откладывания".

Желание знать все факты.

Длительные ожидания (например, условленной встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль  за перепорученными делами.

Проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить, затем заполните таблицу:

 

"Поглотители" времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

 

 

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской;

б) женский.

2. Возраст:

а) до 25 лет;

б) 25 – 29 лет;

в) 30 – 35 лет;

г) 36 – 40 лет;

д) 40 – 50 лет;

е) 51 и старше.

3. Занимая должность в  организации ___________________.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Матрица ответов

Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".

Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

а) да - 0;

б) иногда - 4;

в) нет - 3;

Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

а) да - 9;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

а) да - 6;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?

а) да - 4;

б) иногда - 0;

в) нет - 3;

Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

а) да - 2;

б) иногда - 0;

в) нет - 5;

Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 1;

Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

а) да - 5;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?