Повышение эффективности деятельности таможенных органов на основе применения информационных технологий

Разделение  труда. Если в частной  жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации  существует определённое разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих  проблем и принятием  решений, а другие (исполнители) - реализацией уже  принятых решений.

Профессионализм. В частной жизни  каждый человек самостоятельно принимает решения  в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений - гораздо  более сложный, ответственный  и формализованный  процесс, требующий  профессиональной подготовки.

Рассмотрев  эти отличительные  особенности принятия решений в организациях, можно дать следующее  определение управленческого  решения.

Управленческое  решение - это выбор  альтернативы, осуществлённый руководителем в  рамках его должностных  полномочий и компетенции  и направленный на достижение целей  организации.

В процессе управления организациями принимается  огромное количество самых разнообразных  решений, обладающих различными характеристиками. Тем не менее, существуют некоторые общие  признаки, позволяющие  это множество  определённым образом  классифицировать

Существует много  подходов к выделению  различных этапов и стадий процессов  принятия решения.

Процесс - это динамическая сторона управления, которая характеризуется  изменениями, происходящими  под воздействием внутренней и внешней  среды в различные  отрезки времени. Процесс управления происходит поэтапно: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы и принятие решения по ее разрешению. Цель - идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния социально-экономическая система (СЭС), это представление о том, чего мы хотим достичь. Ситуация - это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели, т.е. реальное положение дел. Проблема в процессе управления - это главное противоречие в ситуации, разрешение которого изменит ситуацию в направлении поставленной цели. Решение - это выбор альтернативы из множества вариантов действий для достижения поставленной цели как завершающий этап процесса управления.

По  характеру взаимодействия названных этапов процессы управления подразделяют на несколько  типов:

1. Если осуществление  этапов происходит  в строгой последовательности  и есть достаточная  определенность по  всем этапам процесса  управления и уверенность  в их осуществлении,  то такой процесс  управления относится  к линейному типу:

Цели – Ситуация – Проблема - Решение

2. Если при выполнении  какого-либо этапа  предыдущий нуждается  в корректировке  и она вносится, то процесс управления  называется корректирующим

3. Когда нет возможности  выделить главную  проблему и принять  единственное решение,  тип процесса управления  характеризуется  как разветвленный 

4. Если цель формируется  в условиях неопределенности  как предварительная,  на первое место  выходит задача  анализа ситуации, процесс в этом  случае носит название  ситуационного 

5. Если приходится  непрерывно уточнять  ситуацию и корректировать  проблему, процесс  может быть назван  поисковым  

Все отмеченные типы процессов управления используются в определенных условиях, названные  этапы взаимосвязаны  и предопределяют механизм разработки управленческого  решения. Главное  условие - это время  как ресурс управления.

Любое решение  проходит через три  стадии:

1. Уяснение проблемы

- сбор информации,

- выяснение актуальности,

- определение условий  при которых эта  проблема будет  решена

2. Составление плана  решения

- разработка альтернативных  вариантов решения,

- сопоставление вариантов  решения с имеющимися  ресурсами,

- оценка альтернативных  вариантов по социальным  последствиям,

- оценка альтернативных  вариантов по экономической  эффективности,

- составление программ  решения,

- разработка и составление  детального плана  решения

3. Выполнение решения

- доведение решений  до конкретных  исполнителей,

- разработка мер  поощрений и наказаний,

- контроль за выполнением  решений.

Как известно, процесс  принятия управленческих решений состоит  из нескольких этапов, а именно:

- сбор информации  и анализ сложившейся  ситуации;

- выработка ряда  альтернативных вариантов  управленческих решений;

- оценка выбранных  вариантов в соответствии  с принятой системой  критериев и выбор  оптимального варианта.

Очевидно, что от достоверности  и актуальности исходной информации о состоянии  объекта управления во многом зависит  и качество принимаемых  управленческих решений. Особо важная роль в принятии управленческих решений в государственном  и муниципальном  управлении принадлежит  правовой информации.

В органах государственного и муниципального управления на сегодня  широко используются правовые базы данных «Гарант», «Консультант - плюс», «Кодекс», НЦПИ при Минюсте РФ.

Результативность  работы таможенных органов  во многом зависит  от качества решений, которые принимаются  на всех уровнях управления.

Управленческое  решение - это, прежде всего мыслительно-волевой  акт выбора субъектом  управления того или  иного варианта поведения  системы управления.

В решении формулируются  цели и задачи, стоящие  перед объектами  управления, предусматривается  мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы  необходимы для реализации целей и задач. Вот почему именно от качества и своевременности  принятия управленческих решений в таможенных органах зависит, прежде всего, успех  и неуспех управления ими.

Решение - это директивный  акт, организующий, направляющий и стимулирующий  совместные действия сотрудников для  достижения поставленных целей. Отсюда - постоянно  растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения  политическим и  социально-экономическим  установкам государства.  Данное требование  обусловлено тем,  что стратегические  и тактические  задачи таможенной  службы вытекают  из целей и задач,  определяемых законодателем  и правительством. Поэтому любые  действия таможенных  органов имеют  всегда политический  и социально-экономический  характер, и принимать  решения об их  осуществлении можно  только с учетом  политической и  социально-экономической  обстановки и их  последствий. На  политический и  социально-экономический  подход к выработке  будущих действий  и их политический  анализ не должны  влиять никакие  причины и мотивы. Непременное условие  соблюдения данного  требования - глубокое  понимание сотрудниками  проблем таможенной  политики.

2. Объективность решения  означает учет  в нем существующих  в данный момент  всех связей и  отношений в борьбе  с противоправными  действиями противника, а также закономерностей  этой борьбы.

3. Оптимальность решения  означает, что оно  в целом должно  соответствовать  данной конкретной  ситуации.

4. Любое решение  ценно в том  случае, если оно  принято своевременно. Данное требование  означает оперативность  в принятии решения  и диктуется необходимостью  быстрого обслуживания  подконтрольных лиц,  вскрытия нарушения  таможенных правил  или их упреждения.

5. Быстрота принимаемых  решений зависит  от своевременности  поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит  от устойчивых положительных  морально-психологических  качеств ее сотрудников. Растерянность в  условиях дефицита времени, нерешительность  в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения  вопроса. Вместе с  тем, не нужна и  торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям.

6. Решения должны  быть конкретными  и гибкими. Конкретность - это четкая определенность  содержания решения.  Особенно важна  четкость в определении  задач, которые  ставятся перед  исполнителями. Конкретность  решения не исключает,  а предполагает  его гибкость, которая  обеспечивается путем  выработки принимаемой  линии поведения  должностных лиц  с представлением  определенного простора  для самостоятельного  реагирования на  непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

7. Подготовка, принятие  и реализация решений.  Какого бы вида  ни требовалось  решение, желательно  всю работу по  его подготовке, принятию  и реализации вести  в определенной  последовательности, принципиальная целесообразность  которой выработана  теорией и практикой  управления.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить  проблему - это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями  для ее реализации. Материалы анализа  позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины  и, главное, определить его вероятные  конечные результаты. Таким образом, устанавливаются  базовые проблемы, за решение которых  надо браться в  первую очередь: производится их ранжирование и  выбор стратегического  направления их решения, после чего формулируются  цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем  таможенного органа на основе анализа  разнообразной информации, с которой ему  приходится иметь  дело, или задаваться извне в результате:

- получения решения  вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и  т.д.), для исполнения  которого требуется  применить частное,  более конкретное  решение на своем  уровне;

- поступления от  сотрудников (подразделений), а также из различных  ведомств, учреждений  и организаций,  участников ВЭД  и других частных  лиц разнообразных  вопросов (запросов), касающихся таможенного  дела;

- постановки нижестоящим  уровням конкретных  практических вопросов  и проблем.

Вслед за этим разрабатываются  варианты решения, удовлетворяющие  заданным ограничениям - по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного  обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и  др. Необходимость  в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет  найти наиболее оптимальные  пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее  применение в таможенной практике находят  эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение  выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование  прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения  проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных  критериев, число  и содержание которых  всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных  критериев относятся: количество необходимых  сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.

Управленческие  решения выражаются в письменной или  устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность  решений, облегчает  контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

Таким образом, процесс  принятия управленческих решений - это деятельность всех уровней управления по достижению целей  управления. Будучи важнейшим компонентом  системы управления, процесс принятия управленческих решений  является циклическим  и повторяющимся.

Критерием оценки управленческой деятельности является эффективность. Если два образа действий принесут одинаковые результаты применительно  к цели организации, предпочесть следует  тот, который предполагает наименьшие издержки. Если два образа действий предполагают одинаковые издержки, предпочесть  следует тот, который  дает наивысшие результаты.

Существуют  следующие наборы характеристик качественных показателей эффективности  разработки и реализации управленческих решений:

- своевременность  представления проекта  решения;

- степень научной  обоснованности решения;

- многовариантность расчетов,

- ориентация на  передовой опыт,

- численность занятых  в разработке решения,

- стоимость и сроки  реализации проекта,

- количество соисполнителей  и другие.

Для формулировки методологических подходов при выработке  управленческих решений  учитывается следующая  специфика управленческого  труда:

- управленческий труд  по выработке управленческих  решений - это труд  творческий;

- фактические результаты  чаще учесть невозможно  из-за отсутствия  системы протоколирования;