Управленческий контроль как функция руководителя таможенного органа

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….-3-

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ - 5 -

1.1 Сущность  и формы управленческого контроля - 5 -

1.2 Процесс  управленческого контроля - 8 -

1.3 Цели и  задачи управленческого контроля - 10 -

ГЛАВА 2. ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА И ПОДЧИНЕННЫХ  В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ - 12 -

2.1 Организационные  структуры управления в системе  таможенных органов - 13 -

2.2 Личность  начальника таможенного органа  и принципы эффективности его  управленческого контроля - 25 -

ЗАКЛЮЧЕНИЕ - 34 -

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ - 37 -

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - 39 -

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Эффективная деятельность любой  системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или  групп людей, возможна лишь при наличии  определенного организующего начала, направляющего и регулирующего  активность этого компонента системы, управляющего им. "Отдельный скрипач, — писал К. Маркс, — сам управляет  собой, оркестр нуждается в дирижере".

В условиях становления цивилизованных рыночных отношений в нашей стране перед государственными службами стоит  задача создания целостной, эффективной  и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном  использовании организационных  воздействий. Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей  и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных  служб, что предполагает, с одной  стороны, возрастание роли управления ими, а с другой — качественные изменения во всей структуре и  методах управления.

Поэтому проблема эффективного управления, а также проблема осуществления управленческого контроля являются одними из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы. Контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает больший объем контрольной работы.

Проблематика темы заключаются  в, зачастую, неосознанности того, что  именно управленческие процессы взаимодействия руководителя на подчиненных предопределяют успех совместной деятельности таможенного  органа. Ведь само по себе управление в  системе таможенных органов во многом зависит именно от руководителя, его личных качеств, стиля управления, методов воздействия, организационной структуры, согласно которой осуществляются процессы управления и, конечно, осуществляемого им управленческого контроля за деятельностью подчиненных.

Объект исследования –  управленческий контроль, осуществляемый начальником таможенного органа.

Цель данной курсовой работы – как освещение отдельных  вопросов управленческого контроля, так и формирование представления о нем как о функции начальника таможенного органа.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

• дать понятие «контроль», указать его особенности;
• описать процесс управленческого контроля;
• указать цели и задачи управленческого контроля;
• изучить организационные структуры управления в системе таможенных органов, как компонент взаимоотношений руководителя и подчиненного;
• проанализировать личность руководителя таможенного органа и принципы эффективности его управленческого контроля.

Методы исследования: сбор, анализ и систематизация научной  литературы по выбранной теме.

Методологическую базу исследования составили идеи об управлении в таможенной системе Дегтярева В. Г., Толкушкина А.В. Коган М.В., Шабановой В.А.

Практическая значимость заключается в рассмотрении положений  эффективного механизма совершенствования  управленческого контроля в таможенных органах, позволяющего таможенной службе выполнять возложенные на нее задачи на более высоком качественном уровне, а так же повышении уровня заинтересованности руководителей органов таможенных служб в данной проблеме.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ

1.1 Сущность и формы  управленческого контроля

 

Функция управленческого  контроля – одна из основных функций  любого руководителя, в том числе  и начальника таможенного органа. Роль контроля трудно переоценить. При его помощи обеспечивается сохранность собственности, выявление и мобилизация имеющихся резервов в сфере производства и в финансах, формируются условия для повышения эффективности управления компанией.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей таможенного органа. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи своего структурного подразделения¹.

Функция контроля - это такая  характеристика управления, которая  позволяет выявить проблемы и  скорректировать соответственно деятельность таможенного органа до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая структура, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей данной структуры. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности структуры. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности таможенного органа наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать таможенный орган к динамичным требованиям внешней среды. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления².

Предварительный вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в таможенных органах за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Практических во всех таможенных органах предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что даёт уверенность: когда таможенному органу потребуются наличные средства, эти средства у него будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в таможенных органах имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации.

1.2 Процесс управленческого  контроля

 

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер³.

Первым этапом в процессе контроля является разработка системы  стандартов и описание рабочих процессов. Такие стандарты и регламенты помогают систематизировать и описать процессы в подходящей форме, и всегда согласованы с задачами таможенного органа. Стандарты также необходимы для придания любому процессу системности и управляемости. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся изменению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий структуры. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?». Относительно легко установить показатели результативности для количественных величин. Но некоторые важные цели и задачи таможенного органа выразить в числах невозможно.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом руководитель принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

После вынесения оценки, процесс контроля переходит на третий этап. Руководитель должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основная цель контроля состоит  в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял  бы ее функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление фактических  результатов со стандартами говорит  о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся  один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система  контроля показала, что в каком-то элементе все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.

Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка  должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В  идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта  и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в структурах является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения структуры к правильному образу действий.

 

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться  не реальными потому, что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

1.3 Цели и задачи управленческого  контроля

 

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных  условиях хозяйствования целесообразно  представить как систему, состоящую  из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов  выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных  звеньев: центры ответственности, техника  контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры  контроля, среда контроля, система  учета.

Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи. Основными целями являются:

• сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала таможенного органа;
• своевременная адаптация таможенного органа к изменениям во внутренней и внешней среде;
• обеспечение эффективного функционирования таможенного органа, а также ее устойчивости и максимального развития.

 

Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией  задач, которые заключаются в  достижении следующих основных показателей  эффективности управления таможенным органом: