Этапы документооборота в таможенном органе

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Забайкальский  государственный университет»

(ФГБОУ  ВПО «ЗабГУ»)

Заочный факультет

Кафедра административного права и таможенного  дела  
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Таможенное делопроизводство»

На  тему: вариант №6 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Выполнил: студент гр. ТМДз-08

                                                                            Ващенко А.Н.

                                                                            Зачетная книжка № 282136

                                                                      Проверил: Суханова И.С.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Чита 2012 
 

Содержание

1. Этапы  документооборота в таможенном органе…………………..…….3

2. Оформление реквизита «резолюция»……………………………………12 

3.  Оформление протокола заседания (совещания)………………………..14

Заключение…………………………………………………………………...17

Список  литературы…………………………………………………………..18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Этапы документооборота в таможенном органе

     Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

     Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных  подразделений, специалисты и квалифицированные  служащие) и пунктами технической  обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

     При организации документооборота руководствуются  положениями и принципами:

     1. Движение потоков должно быть  прямоточным, т.е. исключающим  возвратные и другие маршруты.

     2. Следует руководствоваться принципом  однократного пребывания документа  в одном структурном подразделении  или у одного исполнителя. Пребывание  документа в той или иной  инстанции должно быть строго  обусловлено необходимостью его  обработки.

     3. Различные операции по обработке  документа следует выполнять  параллельно, чтобы сократить  время его пребывания в сфере  делопроизводства и повысить  оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении  которого должны принимать участие  несколько человек, и одновременная  передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях  учётных данных о документе  вместо самого документа, размножение  проекта документа для одновременного  согласования его  с несколькими учреждениями.

     4. Копии с документа снимают  после его рассмотрения руководством  и написания резолюции. Количество  копий соответствует количеству  исполнителей; подлинник передаётся  ответственному исполнителю, которому  в установленные сроки передаются  и исполненные копии.

     5. Учётно-информационные данные о  ходе движения и исполнения  документа, результатах контроля  могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек  или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение  документов.

     При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок  обработки различных их категорий  и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами  в учреждении.

     Управленческая  деятельность в любой организации  основана на обработке поступающих  официальных элементов независимо от способов их пересылки (получения) и  видов носителей, а также на производстве документальной информации и официальных  документов, предназначенных как  для внутреннего использования  в самой организации, так и  для внешнего.

     Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих  документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные  технологии. Учитывая ДОУ и специфику  информационных процессов, на которых  оно основывается, определение технологии ДОУ можно определить «как систему  методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов  и правил».

     Технологии  ДОУ в соответствии с различием  информационных процессов делятся  на:

1. технологии обработки поступающих и отправляемых документов (входящих и исходящих);
2. технологии передачи (доведения) документальной информации конечному пользователю;
3. технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры (поисковые системы);
4. технологии обработки документальной информации и накопления документов;
5. технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов (автоматизированная система управления).

     В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как  правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

     По  каналам электрической связи  поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. 

     Прием всей входящей корреспонденции и  дальнейшее распределение осуществляется Главным государственным таможенным инспектором отдела документационного  обеспечения.

     Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным  за делопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725).

     Документы для отправки передаются полностью  оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

     В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

     - поступающие (входящие);

     - отправляемые (исходящие);

     - внутренние.

     Входящие  документы - происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением  нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той  же причине.

     Исходящие документы - тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется  тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много  ответов и информационных писем  было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

     Внутренние  документы - уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

     Документооборот в таможне, как и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

     Поступающие в таможню документы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге  к конкретным сотрудникам для  ознакомления и на исполнение.

     В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей).

     Кроме того, как правило, циркулируют документы, созданные в самой таможни  и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у  других сотрудников - исполнителей. Так  что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

   В технологической цепочке обработки  и движения входящих документов в таможне можно выделить следующие этапы:

     1) прием и первичную обработку;

     2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

     3) регистрация;

     4) рассмотрение руководством.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО. При поступлении документов в  нерабочее время они принимаются  дежурным по таможне.

     Прежде  всего конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

     При некомплектности или повреждении  документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

     При отсутствии на документе адреса отправителя  конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу  и в том случае, когда дата почтового  штемпеля необходима для подтверждения  времени отправки и получения  документа (во всех остальных случаях  конверты уничтожаются).

     На  полученных документах проставляется  регистрационный штамп. Документы  распределяются на подлежащие регистрации  и подлежащие учету по реестру.

     Документы, адресованные руководству таможни, а также без указания конкретного  лица или структурного подразделения  предварительно рассматриваются в  ОДО, а только затем направляются руководству таможни или в  структурное подразделение.

     Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможне  распределения обязанностей между  руководством.

     Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, лишь адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

     Рассмотренные руководством таможни документы  возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а  затем передаются на исполнение.