Этапы документооборота в таможенном органе

     Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской  в списке рассылки.

     Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможни  и исполнение.

     На  документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в  дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения  проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

     Порядок прохождения входящих документов:

1.Прием  документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача  на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение  руководством
7.Получение  от руководства рассмотренных  документов
8.Фиксация  резолюции
9. Постановка на контроль
10.Передача  заместителям начальника
11Рассмотрение  заместителем начальника
12.Получение  документа от заместителя
13.Копирование  документов
14. Передача  исполнителям

 

     Данный  порядок входящих документов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятия управленческих решений.

     То же самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления.

     Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

     Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО).

     Отправляемая  корреспонденция учитывается в:

     ·       описях (заказная, сторонним организациям)

     ·       реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

     С помощью средств электрической  связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

     Телеграммы, составляемые в таможне, принимаются  сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными  с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными  Постановлением Правительства РФ от 28.08.97 № 1108.

     Передача  телефонограмм осуществляется устно  по каналам телефонной связи и  записывается (печатается) получателем.

     Внутренний  документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его

     Прохождение внутренних документов в отделе на этапах их подготовки и оформления соответствуют прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Внутренние документы ОДО Костромской таможни, как и в любой другой организации, можно разделить по формам и назначению на 3 группы:

     1) организационные документы, которые регламентируют деятельность таможни и в частности ОДО  (Положения об ОДО, инструкции и т.п.);

     2) распорядительные документы, издаваемые Начальником таможни, его заместителями и Начальником ОДО;

     3) информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

     Проекты распорядительных документов после  подготовки и согласования с заинтересованными  подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, где сотрудниками осуществляется контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

     Копии подписанных Начальником распорядительных документов рассылаются в структурные  подразделения в соответствии со списком рассылки.

     Передача  документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями  таможни осуществляется только через  ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

     Как уже было замечено при анализе  документооборота, поток внутренних документов за последние годы возрос, особенно информационно-справочных документов (а именно докладных и служебных  записок). Это объясняется более  отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективной  работой сотрудников ОДО. 
 
 
 
 
 

2.Оформление реквизита «резолюция»

     Большинство входящих документов после регистрации  направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция.

     Резолюция - письменное указание руководителя о  порядке исполнения или использования  документа.

     Реквизит "Резолюция" включает фамилию  исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

     При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. 
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

     Резолюция располагается в правом верхнем  углу первого листа документа  перед текстом. При необходимости  оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций  и невозможности их размещения в  отведенном для резолюции месте  допускается написание резолюций  на любой свободной площади лицевой  стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях  документа). 
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. 
 

     Пример  реквизита «резолюция»: 

Начальнику Читинской таможни

  Е.В. Петрову  
 
 
 

     Евгений Петрович!

     Прошу Вас предоставить отпуск с 15. 05. 2012 по 15. 06. 2012. 
 
 

     Ермолаева А.Н.                                                   _________________

                                                             

       «__» ___2012.                                                                                                                                         
 
 
 
 
 
 

Оформление  протокола заседания (совещания)

           Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты имеют типографское исполнение. 

            Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <*>, решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа. 

             Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.  Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. 

            При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.   

Протокол  подписывается председательствующим на заседании и секретарем.  
 Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегиального органа или совещания. 

     Протоколы нумеруются порядковыми номерами в  пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа. 

       Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.  

     Пример  протокола заседания: 

     Федеральная таможенная служба

     Сибирское таможенное управление  

     ПРОТОКОЛ

     г. Новосибирск 

     12-13 мая 2012 г.                                                                             № 1 

     Заседание руководящего состава Сибирского

     Таможенного управления.

     Председатель: начальник Сибирского таможенного  управления Петров. В.П.

     Секретарь: Хатькова. О.В.

     Присутствовали: Зенков А.Н., Виниаминов А.М., Иванов П.С.

     Повестка  дня:

1. О внесении изменений в штатный состав Сибирского таможенного управления.

     1.Слушали:

     Потапов В.П. – о назначении  майора таможенной службы Забелина Г.Г. на должность заместителя начальника службы собственной безопасности Сибирского таможенного управления.

     Постановили:

1.1.Назначить  майора таможенной службы Забелина  Г.Г. на должность заместителя начальника службы собственной безопасности Сибирского таможенного управления.