Влияние информационных систем на организацию

1. Влияние информационных систем на организацию.

Можно выделить экономические и поведенческие  аспекты влияния информационных систем на организацию. Кроме того, внедрение новых сетевых информационных технологий может принципиально  изменить организацию. 

Экономические теории. С точки зрения экономики информация и технология информационных систем может рассматриваться как фактор производства, взаимодействующих с другими факторами. Если стоимость информационных систем  падает, это отражается на трудовых ресурсах, которые имеют историческую тенденцию к росту, и наоборот. Отсюда следует, что информационная технология позволяет сократить число менеджеров среднего звена. 

Информационные  технологии также помогают фирмам контролировать свои размеры поскольку они могут  снизить стоимость транзакций сделок по приобретению товаров на рынке, которые фирма не может производить самостоятельно. Согласно теории операционных издержек, фирмы и частные лица стараются минимизировать операционные издержки, так же как и производственные затраты. Использование рынков обходится дорого, поскольку сюда входят расходы по поиску и связи с поставщиками ,контроль выполнения контрактов, страхование, получение информации об аналогичных продуктах и т.д. Как правило, компании пытаются сократить операционные издержки, увеличивая свой размер, повышая число сотрудников, а также приобретая фирмы – поставщики и дистрибьюторы. 

Информационные  технологии, особенно сетевые, могут  помочь фирмам сократить расходы  на проведение торговых операций, позволяя использовать внутренние источники, вместо того, чтобы обращаться к внешним партнерам. Снижение стоимости транзакций позволяет уменьшить размеры фирмы ( количество сотрудников), поскольку закупать товары и услуги на рынке гораздо проще, чем производить их самостоятельно. Размер фирмы может оставаться постоянным или уменьшаться даже в том случае, если доходы растут. 

Информационные  технологии также могут приводить  к сокращению управленческих расходов внутри компании. Согласно агентской  теории, фирма рассматривается как связанная группа контрактов между отдельным личностями, имеющими свои интересы, а не как отдельных объект, максимизирующий собственную прибыль. Владелец предприятия нанимает работников для выполнения определенной работы.

Однако работники  нуждаются в контроле и управлении ими, поскольку обычно собственные интересы для них важнее интересов владельца. При увеличении размеров фирмы и расширении масштабов ее деятельности расходы на управление работниками также возрастают. 

Информационные  технологии позволяют добиться сокращения расходов работникам благодаря снижению затрат на получение и анализ информации, давая возможность менеджерам контролировать большее число работников. 

Поведенческие теории базируются на социологии, психологии и политологии. Они свидетельствуют о том, что ИС автоматически трансформируют организации, хотя одновременно могут служить инструментом, сознательно используемым руководством для достижения поставленных целей.  

Информационные  технологии могут изменить иерархию принятия решений в организации путем снижения расходов на добычу и распространение информации. ИТ обеспечивает передачу информации от всех подразделений непосредственно высшему руководству, устраняя потребность в менеджерах среднего звена и клерках, их обслуживающих. И наоборот, необходимая информация может передаваться исполнителям, могущим самостоятельно принимать решения в своей сфере компетенции. 

В постиндустриальных обществах властные структуры все  больше зависят от знаний и уровня информированности, а не от уровня занимаемой ими позиции. Следовательно,  организации постепенно выравниваются (становятся более плоскими), поскольку профессионалы могут сами принимать необходимые решения на локальном уровне: процесс принятия решений становится более децентрализованным с распространением информации и знаний внутри организации. 

ИТ приводят к появлению адхократий и «целевых»  структур, в которых специалисты  временно объединяются в группы для  выполнения конкретных заданий, а затем  расформировываются, чтобы продолжить работу над другими проблемами. Многие организации могут существовать в виде виртуальных организаций, деятельность которых не ограничивается их географическим расположением. Виртуальные организации используют компьютерные сети для связи между собой сотрудников, обмена активами и идеями. Они могут соединять фирму с поставщиками, клиентами и даже конкурентами, помогая создавать и распространять новые продукты и услуги, не обращая внимания на традиционные границы предприятия или его физическое месторасположение.

ИС могут  рассматриваться как результат политической конкуренции между подгруппами внутри организации и борьбы за власть. Они неизбежно являются одним из ограничительных факторов организационной политики, поскольку они влияют на доступ к ключевому ресурсу - информации. ИС могут влиять на то, кто, когда и каким образом работает с информацией внутри организации. 

Так как ИС обычно  изменяют структуру организации, ее культуру и политику, а также  методы работы, зачастую многие сотрудники сопротивляются из внедрению. Внедрение новых технологий неизбежно приводит к изменению всех элементов внутренней структуры организации ( цели, капитал, структура, люди, технология). 

Организация и информационные сети. Интернет-технологии оказывают все большее влияние на взаимосвязь фирм и их внешних партнеров даже на организацию бизнес-процессов внутри предприятия. Интернет упрощает организацию доступа  к данным, их хранение и распространение. В сущности, использование Интернета позволяет резко снизить стоимость транзакций, а также расходы на контроль и управление сотрудниками на большинстве предприятий. Например, фирмы могут знакомить своих сотрудников со всеми необходимыми документами путем размещения последних на собственных корпоративных  web-сайтах. Торговцы могут одновременно получать необходимую информацию о ценах и продуктах, а руководство рассылает им инструкции по электронной почте. 

Предприятия срочно перестраивают свои ключевые бизнес-процессы, внедряя Интернет-технологии и делая эти технологии ключевым компонентом своей информационной инфраструктуры. 

Инфраструктура  информационных систем. Информационные системы превратились в интегрированные, интерактивные «умные» инструменты, используемые во всех повседневных операциях и при принятии решений в крупных организациях.  

Одним из направлений взаимного влияния организаций и информационной технологии, является принятие решений о технической и организационной конфигурации ИС. О расширении сферы использования информационных систем свидетельствует изменения в информационной инфраструктуре. В 1950-х гг. организации зависели от компьютеров только при выполнении некоторых функции. 1960-х гг. принесли развитие крупных централизованных вычислительных машин. В конце 1970-х и в 1980-х гг. информационные инфраструктура усложнилась, в ней стали использоваться телекоммуникационные системы для распространения информации. Современная информационная инфраструктура создана таким образом, чтобы информация беспрепятственно распространять внутри организации, также должно обеспечивать связь с клиентами , поставщиками и другими компьютерными системами и сетями. Каждая организация сама принимает решение о конфигурации своих информационных систем. 

Также для  организации важный аспект влияния  информационных технологий другим способом – решение, кто будет разрабатывать, внедрять и обслуживать информационную инфраструктуру организации. Сюда входит и создание информационных служб. 

Формальная  организационная единица, ответственная  за функционирование ИС, как правило, называется отделом (департаментом) информационных систем. Этот отдел занимается обслуживанием компьютерного оборудования, программного обеспечения, устройств хранения данных и сетей, составляющих информационную инфраструктуру фирмы. 

Подразделение включает таких специалистов, как  программисты, системные аналитики, руководители проектов и менеджеры информационных систем. 

Программисты  – это технические специалисты  высокой квалификации, создающие  программные продукты и инструкции по их использованию. Системные аналитики  осуществляют связь между группой, работающей с информационными системами, и остальной частью организации. Их задача – перевод бизнес-проблем и требований на язык информационных систем. Менеджеры ИС являются лидерами коллективов программистов и аналитиков ,занимают должности проектов и технических менеджеров, управляют системами телекоммуникаций и возглавляют группы разработки и обслуживания офисных систем. Они также управляют вычислительными работами и обработкой данных. В повседневной работе и долгосрочном планировании также принимают участие «внешние» специалисты, такие как поставщики оборудования, производители программного обеспечения и различные консультанты. 

Во многих компаниях отдел ИС возглавляют  директора информационных служб, отвечающие за развитие информационных технологий в рамках фирмы. 

Конечные пользователи – это представители отделов, не входящих в группу ИС, для которых  и предназначены различные программные  приложения. Эти пользователи играют все более значительную роль в создании и развитии ИС. 

Информационный  отдел вносит все более заметные изменения в структуру организации. Его специалисты предлагают новые бизнес-стратегии и разрабатывает новые информационные продукты и услуги, а также координирует развитие технологии и содействует необходимой модернизации структуры компании.  

2. Информация  в организации.

В различные  исторические периоды значение различных  видов ресурсов для успеха в бизнесе  менялось. В аграрной цивилизации  главным ресурсом были земля и  низко квалифицированные работники(трудовые ресурсы). Основой индустриальной цивилизации стали гигантские материально-энергитические потоки, перерабатываемые с использованием капиталоемких технологий квалифицированными работниками. 

Переход общества к постиндустриальной эпохе и  наукоемким технологиям вводит в  активный оборот информационные ресурсы и еще более повышает требования к квалификации труда работников. Ни одна сфера деятельности не может сегодня обойтись не только без современных производственных, сервисных и иных технологий, предназначенных для производства продукций и услуг, но и без информационных технологий, обеспечивающих потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых., сбытовых и других функциональных подразделений предприятия. Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия или вести свою деятельность предпринимателю-одиночке. 

Имеющиеся ресурсы  предприятия можно использовать различными способами. Поскольку ресурсы  всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятия правильного и своевременного решения о том, где  и как следует их сосредоточить для достижения максимального эффекта. Именно предоставляемая информационными технологиями информация позволяет осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения главных, приоритетных задач предприятия. 

Информация  и знания расширяют возможности  человека, помогают «поднять его на плечи предшественников». Организованные в систему знания повышают профессиональную компетентность сотрудников и позволяют  осуществлять деятельность предприятия более рационально, целенаправленно и экономно, а, следовательно, более эффективно. 

Информационное  обеспечение бизнеса. Термин «информация» относится, пожалуй, к числу наиболее популярных в современном мире. В газетах и журналах, с экранов телевизоров и радио на нас лавиной катятся «информационные потоки», «информационные системы», «информационные технологии», «средства автоматизации» и десятки, если не сотни, других производных от слова «информация». Информационное обеспечение бизнеса можно разделить на три категории:

1. Информация, которая нужна для бизнеса как некоего вида деятельности или организационно-правовой структуры (находится  вне предприятия)
2. Информация, необходимая для нормального выполнения производственных функций предприятия ( находится внутри предприятия).
3. Информация, используемая для управления не отдельными технологическими (рабочими) процессами, а деятельностью предприятия в целом как процессом достижения  поставленных задач с минимальными издержками и проблемами (внутренняя информация.