Влияние информационных систем на организацию

Системы операционного уровня помогают менеджерам-операционнистам контролировать все элементарные действия и транзакции внутри организации (продажи, денежные поступления, депозиты, платежные ведомости, кредитные истории, поступления сырья в производства и др.). Основными целями использования систем этого уровня являются решение рутинных задач и мониторинг всех транзакций внутри компании. Примеры систем данного типа включает использование банковских автоматов, автоматических кассовых аппаратов, автоматических систем учета рабочего времени сотрудников и др. 

Системы для работы со знаниями поддерживают знания организаций и использования их сотрудниками. Назначением таких систем является интеграция новых данных и знаний и помощь сотрудникам в работе со всевозможной документацией. Подобные ИС, особенно установленные на рабочих местах и офисных компьютерах, являются наиболее распространенными, и используются во всех сферах бизнеса. 

Системы управленческого  уровня служат для мониторинга, контроля. Помощи в принятии решений, а также выполнения административных  функций менеджерами среднего звена. Такие системы предназначены для ответа на простой вопрос: все ли работает как надо? Системы управленческого уровня могут предоставлять периодические отчеты о состоянии дел и информацию по отдельным операциям (информация о местах проживания сотрудников, найм квартир и арендная плата, исполнение бюджета и др.) 

Некоторые системы  этого уровня помогают в принятии нестандартных решений, например, ответ  на вопрос «что, если…» . Ответы на подобные вопросы часто требуют новых  данных, которые нельзя получить внутри самой организации, и данных, которые  нелегко запросить во внутренних системах операционного уровня. 

Стратегические  системы (системы стратегического планирования) помогают сотрудникам верхних эшелонов управления решать вопросы стратегии и заниматься долгосрочным планированием, учитывая при этом кроме данных о самой компании реалии внешнего мира. Основным их предназначением является согласование деятельности организации с внешней средой. 

Информационные  системы также служат для реализации основных бизнес – функций, таких  как сбыт продукции и маркетинг, производство, финансы, бухгалтерия и управление персоналом. В организации всегда существует системы различных уровней для каждой функциональной области (функциональные ИС). 

Для решения  конкретных задач можно использовать несколько типов ИС. При этом на каждом уровне комбинация используемых типовых ИС меняется (табл. 1), но каждая из них обслуживает определенную функциональную область (показано пять типовых функций: маркетинг и продажи, производство, финансы, учет, управление персоналом). В таблице 2 приведены основные возможности типовых информационных систем. 

Системы обработки транзакции (СОТ) являются основными информационными системами, работающими на операционном уровне. Они выполняют и регистрируют все текущие рутинные операции, необходимые для нормальной деятельности организации (обработка заказов на покупки, системы бронирования номеров в отелях, обработка платежных ведомостей, система учета кадров и управления морскими перевозками). 

На операционном уровне  все цели, задачи и ресурсы  предопределены заранее и четко структурированы. Сотрудник просто проводит проверку соответствия условиям всех указанных критериев (табл. 3). 

СОТ зачастую являются стержневыми структурами компаний, поскольку малейший сбой в их работе может привести к серьезным нарушениям в деятельности организации и связанных с ней фирм. Менеджеры нуждаются в информационных системах такого типа для мониторинга статуса операций внутри фирмы и работы с партнерами. Системы обработки транзакций также являются основными поставщиками информации для других информации для других информационных систем. 

Системы работы со знаниями и офисные системы  служат для работы с информацией на уровне данных. Такие системы предназначены для помощи работникам умственного труда, тогда как офисные системы используются преимущественно офисными сотрудниками. 

Работники умственного  труда, в основном, занимаются созданием  новой информацией и новых  знаний (инженеры, доктора, юристы, ученые). Системы работы со знаниями (СРСЗ) , рабочие станции для научного или технического проектирования позволяют создавать новые знания и данные, а также проводить всесторонние технические экспертизы. Сотрудники, работающие с данными, как правило, обладают менее весомыми научными степенями и больше работают с готовой информацией, не создавая новой (секретари, бухгалтеры, клерки, офис-менеджеры). Офисные системы представляют собой приложения, предназначенные для повышения эффективности работы сотрудников путем координирования и обмена информацией в пределах офиса. Они также помогают осуществлять связь с потребителями, поставщиками и другими организациями. 

Типичные офисные  системы предназначены для обработки  документов (текстовые редакторы, издательские системы, системы графического представления документов и электронные картотеки), составления календарных графиков (электронные календари и органайзеры, осуществления коммуникаций (системы электронной и голосовой почты, видеоконференции). 

Управленческие  информационные системы(УИС) оказывают помощь менеджерам при составлении отчетов, предоставляя им постоянный доступ к информации о текущем состоянии де в компании. Обычно они обрабатывают информацию о внутренних, а не внешних событиях. Эти системы в основном выполняют функции планирования, контроля и принятия решений на управленческом уровне. При этом они получают данные от системы транзакций. 

УИС концентрируют  всю информацию об основных операциях  компании, обеспечивая получение  различных отчетов. Данные об основных операциях (предоставляемые СОТ) являются сжатыми и обычно используются в регулярных отчетах о состоянии дел (табл. 5). 

Данные системы  не очень гибки и обладают весьма ограниченными аналитическими возможностями. Большинство УИС используют в  своей работе простые процедуры, такие как суммирование или сравнение, в отличие от сложных математических моделей и статистических методов. 

Системы поддержки принятия решений (СППР) также функционируют на управленческом уровне организации. Они помогают менеджерам принимать решения в исключительных, быстро изменяющихся и непредсказуемых ситуациях. Хотя СППР используют в своей работе «внутреннюю» информацию, поучаемую от УИС и СОТ, зачастую для получения дополнительных сведений используются внешние источники (текущие биржевые курсы, цены конкурентов и др.). 

СППР обладают большими аналитическими возможностями, чем любые другие системы. В них встроены множество моделей анализа данных, они могут концентрировать значительное количество информации и придавать ей форму, удобную для использования сотрудниками, ответственными за принятие решений. Эти системы спроектированы для непосредственного общения менеджера и ИС (дружественный интерфейс). Такие системы являются интерактивными, при работе с ними пользователь может произвольно изменять исходные условия, задавать новые вопросы и добавлять в систему новые данные. Пример подобной СППР, обеспечивающей оценку стоимости рейсов приведен на картинке 6. 

Системы поддержки принятия стратегических решений (СППСР) используют в своей работе менеджеры высших уровней управления для принятия решений стратегического масштаба. Подобные системы ориентированы на нестандартные проблемы, требующие точных суждений, оценок и определенной интуиции и проницательности, поскольку стандартной процедуры их решения не существует, СППСР формируют общую компьютерную вычислительную и коммуникационную среду, гораздо более богатую возможностями, чем любое отдельное положение. 

Они разрабатываются  таким образом, чтобы они могли  группировать данные обо всех внешних  событиях и получать данные от внутренних источников организации (СППР, УИС, СОТ  и др.). СППСР отфильтровывают, концентрируют и отслеживают все «критические» значения данных, позволяя сократить усилия и время для получения информации, полезной для руководителей. В их основе лежат более совершенные графические программы, позволяющие предоставлять графики, диаграммы и схемы из различных источников непосредственно высшему руководству компании, в том числе в процессе заседаний и совещаний.  

В отличие от других ИС, СППСР не проектируются  «под» решение каких-либо определенных проблем. Такие системы представляют в распоряжение пользователей вычислительные и коммуникационные инструменты и мощности, которые могут быть использованы для ответов на множество различных вопросов. При этом, как правило, они не содержат в себе сложных процедур анализа информации. 

СППСР могут  отвечать на вопросы следующих типов: в каком состоянии находится  наш бизнес? Чем занимаются конкуренты? Что может защитить нас от постоянных изменений конъюнктуры рынка? Какие  подразделения и дочерние фирмы  можно продать, чтобы получить средства для новых приобретений? На рис.7 показана модель типичной СППСР. Поскольку пользователями системы являются представители высшего управленческого звена, системы должны обладать простым и дружественным интерфейсом, работающем в диалоговом режиме. 

Системы, работающие на различных организационных уровнях  связаны между собой (рис.8). Система  обработки транзакций, как правило, является основным источником данных для других систем, а система поддержки  принятия стратегических решений обычно только получает информацию от других систем более низкого уровня. Другие типы систем также обмениваются между собой данными. При этом обмен информацией может происходить между системами, работающими в разных функциональных областях. 

4. Роль  информационных систем в деятельности организаций.

Принятие  решений оказывается зачастую самой сложной работой, которую приходится выполнять менеджерам. ИС помогают менеджерам в вопросах коммуникации и распространения информации, однако, непосредственно при принятии решений их помощь невелика. Основная причина содержится в самом смысле решения – волевого творческого действия субъекта управления. Оно заключается в выборе наилучшей ( в смысле принятого критерия) альтернативы из множества обоснованных вариантов достижения конкретной цели (системы целей) управления объектов. 

Решения, как  результат умственной деятельности человека, приводящие к какому либо выводу и необходимым действиям, могут иметь диапазон: от необдуманного  решения, до детально рассчитанного. 

Процесс принятия решений отличается в первую очередь в зависимости от организационного уровня: стратегического, управленческого, информационного и операционного. В пределах каждого из этих уровней принятия решений носит структурированный или неструктурированный вид (рис. 9).  

Принятие стратегических решений включает в себя определение долгосрочных целей, планирование ресурсов и политики организации. Принятие решений в процессе контроля менеджеров над компанией заключается в оценке эффективности использования ресурсов и производительности отдельных структурных подразделений компании. Оперативный контроль предполагает принятие решений о выполнении конкретных заданий, сформулированных менеджерами среднего и высшего звена, и определении критериев их выполнения, а также распределения ресурсов. Принятие решений на информационном уровне (уровне знаний) – это оценка новых идей, касающихся товаров и услуг, новых знаний и способов распространения информации внутри организации. 

Неструктурированные решения требуют правильного  определения проблемы и нахождения способов оценки «качества» ее решения. Каждое такое решение является нестандартным, поэтому здесь не существует жестко определенных методов и процедур. Структурированные решения, наоборот, принимаются часто и являются повседневными, поэтому для них существуют определенные методики. Некоторые решения являются слабоструктурированными (полуструктурированными) – в этом случае только часть проблем поддается решению стандартными методами и с помощью установленных процедур. 

Комбинирование  этих двух подходов к процессу принятия решений приводит к появлению сетки (решетки) ИТ для поддержки принимаемых решений, очевидно, что каждый уровень организации нуждается как в структурированных, так и неструктурированных решений. 

Информационные  системы и бизнес-стратегия. Определенные типы ИС особенно важны для долгосрочного планирования деятельности фирмы и ее «выживания». Они оказывают решающее влияние на результаты деятельности организации и называется стратегическими информационными системами. Такие системы служат для изменения приоритетов, методов работы, продуктов, услуг и взаимоотношений между организациями, давая им долгосрочные преимущества перед конкурентами. Они могут даже полностью изменить принципы работы и сферу деятельности организации.