Планирование как функция управления

     Планирование - ответственный и трудный участок работы по организации эффективного управления. Исключительно сложно определить цели, возможности, проблемы и альтернативы, связанные с формулированием цели, окончательным выбором направления деятельности в условиях неопределенности, обусловленной системой рыночного хозяйства, а также сложности реализации планов из-за необходимости их уточнения и корректировки в связи с изменчивостью конъюнктуры.

     Устойчивость  и успех любого хозяйствующего субъекта может обеспечить только эффективное планирование его деятельности. Планирование, как центральное звено управления, охватывает систему принципов, методов, форм и приемов регулирования, для повышения эффективности достижения поставленных задач и цели организации в целом.

     При организации системы планирования очень важно определить взаимосвязь задач и шагов по их достижению, предусмотреть систему контроля работы организации и необходимых корректив.

     К задачам (которые также являются порядком) планирования, как к процессу практической деятельности относятся:

- обоснование выдвигаемых стратегий, целей и задач, которые планирует осуществить предприятие в предстоящий период, проектирование желаемого будущего организации;

- планирование основных средств достижения поставленных целей и задач, выбора или создание необходимых средств, для приближения к желаемому будущему;

- определение потребности ресурсов, планирование объемов и структуры необходимых ресурсов и сроков их поступления;

- проектирование внедрения разработанных планов и контроль за их выполнением.

ГЛАВА 2. СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ 

2.1. Формы планирования

     Планирование  является функцией управления, которая  видоизменяется в процессе развития экономики, так же, как и управление. Централизованной системе планирования экономикой соответствует адекватная система народнохозяйственного планирования. Поэтому переход к рыночной концепции управления потребовал пересмотра всех элементов планирования.^[3]

     Планирование  как форма государственного воздействия  на экономику существует практически  во всех странах. Оно органически вписывается в рыночный механизм хозяйствования. Важно определить, что и как должно планировать государство, а что – сами предприятия (субъекты планирования). Чтобы решит эту проблему необходимо рассмотреть виды планирования.

Формы планирования и виды планов различают по содержанию и форме проявления.^[4]

  По  классификации Р.Л. Акоффа форм, планирование бывает: реактивным, инактивным, преактивным  и интерактивным.

1. Реактивное планирование базируется на анализе предшествующего опыта и истории развития организации, и чаще всего опирается на старые организационные формы и сложившиеся традиции. Такое планирование рассматривает организационные проблемы по отдельности, а не как соответствующую систему, и потому не учитывает взаимодействие целого и его отдельных частей. Кроме того, оно основывается на ошибочном представлении, что если избавиться от ненужного, то получится требуемый результат.
2. Инактивное планирование ориентируется на существующее положение организации и не предусматривает как возвращения к прежнему состоянию, так и продвижения вперед. Его основными целями являются выживание и стабильность. Свой стиль, традиции и правила, инактивные организации ценят выше, чем экономичность или эффективность планово-производственной деятельности. Лучше всех существуют те организации с инактивным стилем управления, у которых выживание не зависит от продуктивности труда. Много примеров инактивного планирования можно найти на государственных предприятиях, в административных учреждениях, бюджетных организациях, а также в отделах обслуживания и функциональных службах различных предприятий (фирм). Инактивное планирование, ориентированное на настоящее, не способствует росту и развитию.
3. Преактивное планирование направлено на осуществление непрерывных изменений в различных сферах деятельности. В своем стремлении к лучшему преактивисты опираются на все достижения науки и техники, широко применяют эксперимент и прогнозирование, но мало используют накопленный опыт. Такое планирование состоит из прогнозирования будущего и подготовки к нему и осуществляется «сверху вниз». Начинается оно с прогнозирования внешних условий, затем формулируются важнейшие цели и стратегия как целостная программа их достижения. Основная трудность преактивного планирования вытекает из того факта, что чем дальше в будущее проникает прогноз, тем больше вероятная ошибка. Поэтому эффективная подготовка возможна в лучшем случае для относительно близкого будущего. Следовательно, преактивное планирование, основанное на прогнозах, может быть эффективным лишь для относительно короткого периода.
4. Интерактивное планирование заключается в проектировании желаемого будущего и изыскании путей его построения. Поэтому такое планирование скорее сосредотачивается на повышении результативности со временем, его цель максимизировать свою способность обучаться и адаптироваться или развиваться. Ускорение социально-экономических изменений делает обучение и адаптацию ключевыми моментами интерактивного планирования. Ни одну проблему как для экономики или общества в целом, так и для отдельного взятой организации нельзя решить навсегда или надолго, и поэтому по мере ускорения изменений период действия планово-управленческих решений сокращается. Более того, решения одной проблемы создают новые, иногда и более сложные проблемы, чем решенные. Прогресс экономической науки, например, определяется в равной степени переходом как от простых проблем к сложным, так и от сложных решений к простым. Интерактивное планирование, ориентированное на взаимодействие прошлого, настоящего и будущего, направлено на повышение уровня индивидуального, организационного и общественного развития организации и всей страны, и улучшение качества жизни людей.

  В зависимости от срока, на который  составляется план, и степень детализации  плановых расчетов принято различать следующие виды: долгосрочное (перспективное), среднесрочное и краткосрочное (текущее) планирование.

1. Перспективное планирование - охватывает период более 5 лет (например, 10, 15 и 20 лет), оно призвано определять долговременную стратегию, включая социальное, экономическое, научно-технологическое развитие.

   Следует отличать перспективное планирование от прогнозирования.  По форме они  представляют собой один и тот  же процесс, а по содержанию различаются. Прогнозирование позволяет выявить  альтернативные варианты развития планируемого процесса или объекта и обосновать выбор наиболее приемлемого варианта. В этом смысле прогнозирование является одним из этапов перспективного планирования. Без данного атрибута перспективное планирование являлось бы гадание, а не научным предвидением.

2. Среднесрочное планирование осуществляется на период от 1 года до 5 лет. Иногда среднесрочное планирование совмещается с текущим. В этом случае составляется так называемый скользящий пятилетний план, в котором первый год детализируется до уровня текущего плана и представляет собой по сути дела краткосрочный план.
3. Текущее планирование охватывает период до года, включая полугодичное, квартальное, месячное, недельное (декадное) и суточное планирование.

 

2.2. Механизм планирования.

     Под механизмом планирования понимается совокупность средств и методов, с помощью которых принимаются плановые решения, и обеспечивается их реализация. Если организационная структура отражает внешнее строение системы планирования, ее форму, то механизм раскрывает внутреннее строение и содержание системы планирования.

     Механизм планирования  включает  в себя: аппарат выработки целей  и задач функционирования; функции  планирования; методы планирования.

     Перечисленные компоненты  механизма  планирования  взаимообусловлены как элементы одной системы. Логика этой связи заключается в следующем: законы развития (включая экономические законы, законы техники и технологии, кибернетики, законы развития общества и т.д.) порождают цели и задачи функционирования  организации; цели и задачи определяют  функции планирования, которые обуславливают  соответствующие  методы планирования.

     Теперь рассмотрим эти компоненты  подробнее.

а) Постановка цели.

     В общем виде постановку целей  можно определить как процесс  принятия плановых решений, который предшествует будущему действию. Цели деятельности должны быть увязаны между собой.

     Только руководство высшего звена  способно обеспечить оптимальное  соединение отдельных целей и  задач с общими целями деятельности.

     Соединение целей и задач  по их достижению представляет собой стратегию.

     Система целей зависит от пяти  компонентов:

- внешних  возможностей и ограничений (характер  внешней среды, которую в отношении  целей можно структурировать  на экономическую, технологическую и правовую)

- внутренние  возможности и ограничения (определяются  трудовыми ресурсами финансовыми  ресурсами, материальными ресурсами)

- склонность  к риску

 Система  целей деятельности должна соответствовать  следующим требованиям:

• Они должны быть функциональными, чтобы руководители различных уровней могли легко трансформировать  цели, которые ставятся на более высоком уровне, в задачи для нижестоящих уровней;
• Должна быть установлена  временная связь между долговременными и краткосрочными целями;
• Цели должны периодически пересматриваться, чтобы внутренние возможности соответствовали  имеющимся условиям;
• Цели должны обеспечить необходимую концентрацию ресурсов и усилий;
• Необходимо всегда ставить систему целей, а не одну цель;
• Цели должны охватывать все сферы  деятельности.

     Успешная реализация целей зависит  от того, как в процессе планирования  их делят на  подцели и задачи.

б) Функции  планирования.

   Под функциями планирования  понимаются обособившиеся  виды деятельности, порождаемые разделением  труда внутри процесса планирования, то есть любая работа, любое действие, совершаемое в процессе формирования плана и направленное на изменение состояния организации.

   В состав  планирования входят  следующие  функции:

   1) Уменьшение сложности – преодоление  реально существующей сложности планируемых объектов и процессов.

   2) Мотивация – инициирование эффективного  использования материального и  интеллектуального  потенциала.

   3) Прогнозирование – путем систематического  анализа всех факторов состояния  внешней и внутренней среды позволяет произвести расчет возможного развития и осуществления выработки плана действий. Качество прогноза определяет и качество плана.

4. Обеспечение безопасности – обозначает необходимость в учете фактора риска, чтобы избежать или уменьшить его.
5. Оптимизация – устанавливает выбор допустимых и наилучших альтернатив использования ресурсов.

   6) Функция координации и интеграции  – создает объединение людей,  как в процессе разработки  плана, так и в процессе его  реализации. Так же должна предотвращать конфликты, учитывать интеграцию различных сфер деятельности организации.

7. Функция упорядочения – создает единый порядок действий.

   8) Функция контроля – осуществляет  налаживание эффективной системы  контроля за деятельностью, анализом  процесса исполнения поставленных задач.

9. Функция документирования – фиксирует представление хода деятельности.

   10) Функция воспитания и обучения  – оказывает воспитательный эффект  посредством образцов рациональных  действий и позволяет учиться  на ошибках. 

   в) Методы планирования.

   Под ними понимается способ  осуществления  планирования, то ест способ реализации плановой идеи. Метод планирования зависит от конкретной формы планирования и включает два аспекта: направление  планирования; средства обоснования  плановых параметров.

   В практике планирования можно  выделить три направления планирования:

• Прогрессивное планирование (способ «снизу вверх») - планирование осуществляется от низших уровней к высшим. Здесь низшие структурные подразделения сами составляют детальные планы своей работы, которые в дальнейшем интегрируются в верхней ступени, образуя общий план.
• Ретроградный метод («сверху вниз») - планирования осуществляется исходя из общего плана, путем детализации его показателей сверху вниз по иерархии. При этом исполнители должны преобразовать поступающие к ним планы вышестоящих уровней в свои планы, с конкретизацией поставленных задач.
• Круговой метод (встречное планирование) - представляет собой синтез рассмотренных выше методов. Круговой метод предусматривает разработку плана в два этапа. На первом этапе (сверху вниз) производится текущее планирование, по главным целям. На втором этапе (снизу вверх) составляется окончательный план, по системе детализированных показателей. При этом в планы включаются наиболее удачные решения.^[5]