Роль системы управления в обеспечении жизнедеятельности организации

- производственная структура  - состав подразделения производственной  системы и взаимосвязи между  ними в процессе производства  продукции: состав цехов, участков  и бригад основного, вспомогательного  и обслуживающего производств;  территориальное расположение подразделений;  внутрипроизводственные связи звеньев  в производственной структуре;  распределение численности работающих  по производственным подразделениям; обеспеченность производства новыми  разработками и др;

- продукция - материальный  результат производства: объем и  номенклатура выпускаемой продукции,  номенклатура и объемы НИОКР  и услуг, качество продукции  и услуг, сложность продукции,  удельный вес новой продукции,  объем экспорта, выполнение плана  поставок по контрактам, динамика  объемов производства, себестоимость,  прибыль, рентабельность продукции  и др⁴.

Элементы СУ можно характеризовать  рядом следующих параметров и  показателей:

- функции управления - специфический  вид деятельности по обоснованию,  выработке, принятию и выполнению  управленческих решений: состав  и количество функций; распределение  функций; уровень выполнения функций,  уровень специализации, кооперации, децентрализации и централизации  выполнения функций; количество  уровней управления; уровень дублирования  функций; уровень регламентирования  функций; затраты на выполнение  функций; длительность выполнения  функций и др.;

- информация - совокупность  сведений и данных, необходимых  для обоснования, выработки, принятия  и выполнения решений по достижению  целей и задач организации:  виды, структура и объем информации; уровень информационного обеспечения;  периодичность поступления информации; затраты на обработку информации; схема информационных потоков; схема документооборота и др.;

- технические средства  управления - совокупность технических  средств, применяемых для сбора,  обработки, представления и использования  информации кадрами управления: виды и количество технических  средств, качество технических  средств, стоимость и цена потребления  технических средств, удельный  вес прогрессивных технических  средств, возрастной состав технических  средств, обеспеченность техническими  средствами, уровень автоматизации  решения управленческих задач,  уровень организации рабочих  мест и др.;

- кадры управления - работники  всех уровней управления: численность  управленческого персонала, численность  по подсистемам (функциям) управления, удельный вес менеджеров и  исполнителей, профессиональный и  возрастной состав, квалификационный  и образовательный уровень, текучесть  управленческих кадров, заработная  плата кадров управления, уровень  трудовой дисциплины, условия труда,  оперативность принятия решений,  соответствие занимаемым должностям, уровень обеспеченности кадрами  управления и др.;

- технология управления - совокупность взаимосвязанных  управленческих процессов, направленных  на обоснование, выработку, принятие  и выполнение решений управленческих  процессов: состав и структура  управленческих процессов, процедур  и операций; длительность управленческого  цикла; удельный вес управленческих  операций рутинного и творческого  характера; повторяемость и длительность  процессов, процедур и операций; уровень типовых технологических  процессов управления; уровень регламентации  процессов управления; ритмичность  выполнения процессов управления; качество выполнения процессов  управления; затраты на выполнение  процессов, процедур и операций  управления и др.;

- методы организации управления - совокупность способов и приемов  управления, обеспечивающих достижение  целей и решение задач организации: удельные веса организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления; обеспеченность нормативными, методическими и другими документами; уровень учета и контроля исполнения решений; уровень качества используемых методов управления; уровень мотивации труда; уровень творческой активности членов трудового коллектива; уровень организации делопроизводства и др.;

- ОСУ - совокупность специализированных  органов (подразделений - отделов,  бюро, групп и т.п.) управления, взаимодействующих  и взаимосвязанных между собой  для достижения целей и задач  организации: состав и количество  управленческих подразделений на  иерархических уровнях управления; состав и соотношение целевого, линейного, функционального и  обеспечивающего управления; тип  существующей структуры управления; соответствие коэффициента управляемости  норме управляемости; уровень  качества ОСУ; затраты на управление  по подразделениям и др.;

- решения - акты, результат,  конечный продукт управленческой  деятельности, направленные на достижение  целей и задач организации:  состав, структура и качество  решений; полнота и обоснованность  решений; своевременность решений;  уровень исполнения решений; уровень  регламентации решений; повторяемость  решений; количество принимаемых  решений; оперативность решений;  затраты на принятие и выполнение  решения и др.

От выбора для исследования состава элементов СУ, их параметров и показателей во многом зависят  его конечные результаты ⁵.

1.3 Принципы построения  и функционирования систем управления

Проведение исследований СУ требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны быть присущи современным  экономическим условиям. Применительно  к СУ принципы представляют собой  основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться  кадры управления в своей деятельности.

Среди всех видов принципов  для СУ следует выделить общие, общесистемные  и специальные. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) принципом  должен являться принцип системности, во многом определяющий все другие.

Как при построении, так  и функционировании СУ, в первую очередь, необходимо учитывать ряд  объективных общих принципов: сбалансированного  демократического централизма, преимущественно  оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, делегирования  полномочий, заинтересованной творческой работы всех кадров управления.

Наряду с указанным  следует руководствоваться общесистемными принципами, среди которых необходимо отметить:

- целенаправленность, реализуемая  формированием в составе СУ  целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих  подсистем управления;

- делимость, реализуемая  декомпозицией формируемой системы  и ее подсистем на элементы;

- иерархичность, реализуемая  формированием многоуровневой структуры  системы с учетом делегирования  полномочий на соответствующий  уровень управления (отдела, цеха, участка,  бригады и т.д.);

- взаимодейственность, реализуемая  посредством взаимодействия формируемых  и функционирующих подсистем  СУ как между собой, так и  со всеми другими внешними  по отношению к организации  системами. При этом следует  устанавливать приоритетность одних  целей по отношению к другим  или принимать взаимосвязанные  цели нескольких систем, осуществляя  взаимосвязанные процессы по  их достижению;

- согласованность, обеспечивающая  согласование целей и задач  организации при взаимодействии  всех иерархических вертикальных  и относительно автономных горизонтальных  звеньев управления;

- оперативность, обеспечивающая  своевременное принятие управленческих  решений по предотвращению и  (или) оперативному устранению  отклонений;

- комплексность, реализуемая  взаимной увязкой всех формируемых  элементов, подсистем, стадий  жизненного цикла продукции, иерархических  уровней и вместо комплекса  организационных, экономических,  социальных, научно-технических, производственных  и других мероприятий по управлению;

- систематичность, определяющая  постоянное непрерывное выполнение  всех работ по управлению, их  ритмичность и долговременность  действия;

- преемственность, которая  должна проявляться как при  создании системы, так и при  ее функционировании и совершенствовании.  Выражаться она может прежде  всего в максимальном использовании  передового отечественного и  зарубежного опыта системного  управления;

- научность, реализуемая  разработкой мероприятий и воздействий  на основе достижений науки  и техники с учетом объективных  законов и закономерностей системного  управления;

- автономность, достигаемая  обеспечением относительной самостоятельности  функционирования структурных элементов  и подсистем СУ;

- экономичность, предполагающая  снижение затрат на управление  в общих расходах организации;

- перспективность развития, обеспечивающая перспективу развития  организации как системы;

- оптимальность, предполагающую  многовариантную проработку управленческих  решений и выбор наиболее целесообразного  для организации варианта;

- устойчивость, предусматривающая  удержание системы в относительно  стабильном состоянии и обеспечивающая  выживание организации в условиях  конкуренции;

- комфортность, предусматривающая  создание для человека, как основного  элемента системы, максимума удобств  для творческой работы и реализации  своих возможностей;

- специализация работ,  обеспечивающая рациональное разделение  управленческого труда в СУ;

- концентрация, обеспечивающая  выполнение однотипных задач  в одном подразделении и (или)  концентрацию усилий управленческих  работников на решении основных  целей и задач организации;

- адаптивность, предусматривающую  обеспечение приспособляемости  системы организации к изменяющимся  внешним и внутренним условиям;

- замкнутость ОФУ (замкнутость  управленческого процесса), реализуемая  выполнением в системе, подсистемах  и элементах полного общефункционального  цикла, включая планирование, организацию,  координацию работы и т.д.⁶ .

К перечисленным общесистемным  принципам следует добавить принцип  простоты и доходчивости, который  следует реализовать для понимания  каждым работающим всего того, что  касается основополагающих вопросов управления, особенно управления качеством, и обеспечения  конкурентоспособности не только продукции, но и всего предприятия. В условиях рынка и конкуренции это крайне важно.

Среди всех общесистемных  принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих функций управления (замкнутого общефункционального управленческого  цикла), в состав которых можно  отнести следующие функции:

- планирование, представляющее  особый процесс подготовки менеджерами  решений по обеспечению усилий  коллектива для достижения целей  организации. Этот процесс, из-за  периодического переориентирования  целей и постоянного изменения  условий внешней среды, не может  быть дискретным, а должен быть  непрерывным;

- организацию, направленную  на структурирование всех работ  организационного характера и  их распределение по вертикали  и горизонтали для достижений  целей организации и выполнения  намеченных планов и обязательств;

- мотивацию, обеспечивающую  активизацию труда работающих  по выполнению всех видов работ  с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными  функциями, планами и требованиями. Мотивация включает, как правило, 1) внешнее стимулирование (материальное  и моральное) и 2) психологическое  стимулирование (создание условий  для заинтересованности в труде,  потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных  менеджерских функций, способствующих  достижению целей деятельности  организации;

- контроль, представляющий  собой 1) отслеживание того, что  запланировано, 2) определение того, что сделано в этой области  в определенный период времени, 3) сравнение запланированного с  достигнутым и 4) принятие корректирующих "мягких" мер при обнаружении  отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется  обратная связь, которая должна  нести "не возмездие", а быть  объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции ⁷.