Совершенствование системы информационного обеспечения управления

 

Рисунок 1.1 - Система управления

 

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия, образуют информационную систему организации.

Информационная система управления – это производство нужной для  организации информации и создание информационной и технической сред для осуществления управления информацией.

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий (см. Рис. 1.2).

 

 

Рисунок 1.2 - Компоненты информационной системы управления

 

Информационная система является средой для реализации информационных технологий.

Информационная технология – система  методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационная технология в сфере  экономики и управления позволяют  перерабатывать исходных данные в стратегическую и оперативную информацию механизма  принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационная технология реализуется  в автоматизировано и традиционном (чаще всего в бумажном) видах.

Автоматизированная технология предполагает существование комплекса соответствующих технических средств реализующих информационный процесс и систему управления этим комплексом технических средств.

Современная компьютерная информационная технология это технология с дружественным  интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства для доступа к удаленным базам данных и программам (см. Рис.1.3).

 

 

Рисунок 1.3 - Информационная технология

 

Информационные ресурсы – это  организационно оформленные и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой.

Управление информационными ресурсами  компании означает:

• оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;
• изучение документооборота организации, его рационализация, стандартизация типов и форм документов, типизация информации и данных;
• преодоление проблем несовместимости типов данных, создание системы управления данными. [11, c.59]

 

1.3 Организация информационного  обслуживания процесса управления  предприятием

 

Структура автоматизированных информационных технологий управления (см. Рис. 1.4) предполагает наличие трех компонентов:

1. Комплекс технических средств, состоящий из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники.
2. Система программных средств, состоящая из общего и прикладного программного обеспечения.

3.   Система организационно методического обеспечения, которая включает инструктивные и нормативно-методические материалы для управленческого и технического персонала.

К средствам вычислительной техники  относятся: персональные компьютеры; корпоративные  компьютеры; суперкомпьютеры.

К средствам коммуникационной техники  относятся: компьютерные вычислительные сети (глобальные, локальные); многомашинные вычислительные компьютерные центры.

Рисунок 1.4 - Структура автоматических информационных технологий управления

 

Принято выделять следующие критерии эффективности автоматизированных систем и технологий:

• влияние на оперативность принятия решений;
• степень адекватности аналитических данных реальным процессам;
• возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово причинных ситуаций.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий  технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить  степень участия человека в осуществлении  функций управления (см. Рис. 1.5).

Автоматическая информационная система это человеко-машинная система с автоматизированной технологией получения информации необходимой для оптимизации процессов управления различных экономических объектов.

Рисунок 1.5 - Структура автоматической системы управления

 

Выделим несколько этапов в стратегии  управления информационной системы:

• формулировка целей и бизнес стратегии организации
• анализ конкурентных сил
• определение критических факторов успеха и информационных потребностей экономического объекта
• оценка потенциала притяжения информационных технологий
• выделение стратегических инициатив
• анализ существующих информационных систем
• определение необходимых и потенциальных характеристик информационной системы

В рамках информационной системы организации можно выделить 4 класса информационных систем:

1. Ключевые ИС – важны для бизнеса компании в данный момент (складские системы, бухгалтерские системы);
2. Вспомогательные – полезны, но не очень важны в данный момент;
3. Стратегические – важны для достижения бизнес стратегии компании;
4. Потенциальные – возможно, будут важны в будущем.

Жизненный цикл информационной системы  – это период создания и использования  информационной системы начиная  с момента возникновения потребности  в информационной системе и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.

Стадии жизненного цикла информационной системы:

• предпроектное обследование;
• проектирование;
• разработка ИС;
• ввод ИС в эксплуатацию;
• эксплуатация ИС.

Модели жизненного цикла информационной системы

1. Каскадная модель жизненного цикла ИС – переход на следующий этап происходит после полного окончания работ на предыдущем этапе.
2. поэтапная модель с промежуточным контролем – итерационная модель разработки ИС с циклами обратных связей между этапами.
3. Спиральная модель – упор делается на начальные этапы жизненного цикла. На этих этапах откатываются технические решения путем создания прототипов ИС. Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента ИС или ИТ. На нем уточняются цели и характеристики проекта и планируется работа следующего витка спирали. Т.е. на витках происходит последовательно углубление и конкретизация деталей проекта ИС и формируется ее обоснованный вариант, который и доводится до реализации [18, c. 112].

Существует много способов построения ИС (но основных 4):

• разработка системы «под себя»;
• использование прототипов – вместо полной системы создается прототип, отвечающий основным потребностям пользователей;
• использование готовых решений – рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии и автоматизации бизнеса;
• использование услуг сторонней организации для передачи функций управления ИС – организация использует специализированную фирму, которая выполняет управляющие функции по функционированию и развитию ИС компании [20, c. 213].

В условиях современного рынка, который  характеризуется все возрастающей конкуренцией и ростом платежеспособного  спроса, жесткие требования предъявляются  не только к качеству и цене продукции. Посредники, в том числе и дилеры, работающие напрямую с производителем, предъявляют требования к быстроте выполнения заказа, к своевременности и качеству поставки. Кроме того, сегодня производителю необходимо вести активную работу с представителями всех уровней канала сбыта (от крупного посредника до конечного потребителя), находить схемы совместного с торговыми посредниками привлечения и удержания конечного покупателя.

 

2 Анализ информационного обеспечения управления ООО «ОренбурГ»

2.1 Характеристика ООО «ОренбурГ»

 

В качестве объекта анализ выступает  ООО «ОренбурГ», которое является обществом с ограниченной ответственностью (далее общество).

Оно создано в соответствии с  Гражданским Кодексом РФ для организации  предпринимательской деятельности и получении прибыли.

Общество действует в соответствии с законодательством РФ, является юридическим лицом, имеет круглую печать, счет в банке, является истцом и ответчиком в гражданском и третейском судах. Имеет все права предприятия и несет предусмотренные законодательством обязанности.

ООО «ОренбурГ» было организовано 2 августа 1999 года с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли. Общество действует на территории бывшего деревообрабатывающего комбината, арендуя у него здания и сооружения. При этом предприятие имеет собственные оборотные средства, представленные оборудованием, машинами и механизмами, как выкупленные у бывшего комбината, так и приобретенные самостоятельно.

Для обеспечения деятельности ООО «ОренбурГ» был создан Уставный капитал, который состоит из номинальных долей его участников и составляет 70 000 рублей. Уставный капитал ООО «ОренбурГ» оплачен денежными средствами.

Высшим органом ООО «ОренбурГ» является общее Собрание Участников. Собрание Участников принимает к своему рассмотрению и решению любые вопросы, связанные с деятельностью организации и не противоречащие Законодательству РФ.

Исполнительным органом организации  является генеральный директор, подотчетный  Собранию Участников. Генеральный директор избирается Собранием Участников сроком на один год.

В полномочия Генерального директора входит решение всех вопросов деятельности организации, если они не отнесены к исключительной компетенции Собрания Участников.

Контроль за финансово-хозяйственной  деятельностью организации осуществляет ревизионная комиссия (ревизор), избираемая Собранием. Внешний контроль за финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет аудиторская организация на коммерческой основе.

Общество как таковое несёт  ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Для анализа финансово-хозяйственной  деятельности и государственного контроля за доходами, общество осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в установленном государственном  порядке

Организационная структура ООО «ОренбурГ» представлена в приложении А. Полная структура управления состоит из директора, главного бухгалтера, заместителей директора, энергетика и главного механика.

Директор действует без доверенности от имени общества.

Общество обязано проводить ревизию своей финансово-хозяйственной деятельности собственными силами или силами привлеченных аудиторских организаций не реже одного раза в два года, а внеочередные ревизии – по требованию хотя бы одного из участников.

ООО «ОренбурГ» является специализированной организацией промышленности строительных материалов.

Основное направление производства ООО «ОренбурГ» на сегодняшний день – производство деревянных конструкций и изделий. В настоящее время в ассортимент выпускаемой продукции ООО «ОренбурГ» входит следующая продукция.

Основным видом продукции является мебель. Следует отметить, что предприятие выпускает как типовые наборы мебели, так и комплекты мебели по европейским стандартам. В настоящий момент руководство предприятия планирует модернизировать данное производство с целью повышения его эффективности и повышения качества продукции. Предприятие выпускает и предлагает клиентам большой выбор мебельных изделий из натурального дерева разных пород.

Предприятие имеет в штате дизайнера, который занимается разработкой различных видов и моделей мебельных конструкций.

 

 

2.2 Анализ информационного обеспечения управления ООО «ОренбурГ»

 

Рассмотрим схему источников информации входящей в ООО «ОренбурГ». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную (см. Рис. 2.1). К бумажной информации относятся:

• справочники;
• деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.);
• периодические издания (журналы, газеты);
• прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием, например прайс-лист ООО «Горизонт-Союз»);
• торговые справочники;
• рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия – являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).

В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная  почта, Интернет. Рассмотрим каждый из них:

• факс – через него принимаются и отправляются факсограммы (прайс-листы, заявки на поставку товаров, запросы товаров у поставщиков и т.д.;
• телефон – с его помощью ведутся переговоры по условиям поставки, по согласованию цен, принимается информация о товаре, контролируется процесс поставки товаров и т.д.;
• электронная почта – ее главное отличие от обычной – скорость доставки писем, дешевизна 1-го контакта. С ее помощью при установке специального программного обеспечения (типа «Корунд») можно пересылать конфиденциальные письма, заключать дистанционно договора. В этом случае ставится не «мокрая» печать и подпись руководителя торгового предприятия, а электронная, которая удостоверяет подлинность документа. Через этот канал на предприятии ООО «ОренбурГ» также поступают: прайс-листы в электронной форме, ведется деловая переписка и т.д.
• использование Интернет – позволяет получить дополнительную информацию о конкурентах, их товаре, ценах (анализ данных содержащихся на сайтах конкурентов).