Совершенствование системы информационного обеспечения управления

 

 

Рисунок 2.1 – Схема источников входящей информации в ООО «ОренбурГ»

Распределение информационных потоков внутри торгового предприятия ООО «ОренбурГ» осуществляется следующим образом. Директор осуществляет контроль за деятельностью входящих в его подчинение должностных лиц: главного бухгалтера и заместителя директора по коммерческим вопросам.

Главный бухгалтер обмениваются информацией  о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер  получает из внешней среды: новые  законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.

Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией  касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками – заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.). В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов города Самара.

От поставщиков ООО «ОренбурГ» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники.

Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную  продукцию, что и ООО «ОренбурГ».

Также происходит обмен информацией  между ООО «ОренбурГ» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаросопроводительные документы ит.д.).

Таким образом, ООО «ОренбурГ» имеет развитую систему информационного обеспечения коммерческой деятельности, что обеспечивает фирме доступ к оперативной информации. Наличие полной и своевременной информации позволяет обществу принимать верные стратегические и тактические решения, которые обусловливают положительные результаты финансово-хозяйственной деятельности компании.

Наиболее интересной для анализа  является структура себестоимости. Представим структуру себестоимости  в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Структура себестоимости ООО «ОренбурГ»

 

Статья затрат	Значение, тыс.руб.	Доля, %
Сырье и материалы	49248,0	44,3
Топливо энергия	17433,6	15,7
Заработная плата основных рабочих	16172,8	14,6
Заработная плата дополнительных рабочих	1568	1,4
Отчисления на ФОТ	4612,608	4,2
Расходы на содержание и  эксплуатацию оборудования	3488	3,1
Цеховые расходы	8505,6	7,7
Общезаводские расходы	9468,8	8,5
Прочие производственные расходы	92,8	0,1
Всего себестоимость  произведенной продукции	111086,2	100

 

Таким образом, наибольший удельный вес  в себестоимости продукции занимают затраты на сырье и материалы и занимают 44,3% в общей сумме затрат. Значительны также доли энергии и заработной платы работников. В целом представленная структура соответствует структуре материалоемкого производства. В данных условиях предприятию необходимо наиболее пристальное внимание уделять именно этим наиболее дорогим статьям расходов: сырье, энергия, заработная плата.

Для более полного анализа себестоимости  необходимо провести анализ себестоимости  в динамике. Для этого приведем таблицу данных по себестоимости  за исследуемый период (см.Табл. 2.2).

Таблица 2.2 - Динамика себестоимости

 

Статья затрат	Значение, тыс.руб.			Отклонение от 2005	Отклонение от 2004
	2004г.	2005г.	2006г.
Сырье и материалы	39301,9	44631,0	52664,6	0,18	0,27
Топливо, энергия	14286,6	15799,2	18429,8	0,17	0,29
Заработная плата основных рабочих	13829,2	14656,6	17148,2	0,17	0,24
Заработная плата дополнительных рабочих	1346,9	1421,0	1548,9	0,09	0,15
Отчисления	3976,3	4180,2	4890,8	0,17	0,23
Расходы на содержание и  эксплуатацию оборудования	2294,7	3161,0	3097,8	-0,02	0,35
Цеховые расходы	6467,0	7708,2	7631,1	-0,01	0,18
Общезаводские расходы	7915,3	8581,1	9181,8	0,07	0,16
Прочие производственные расходы	81,2	84,1	93,4	0,11	0,15
Всего себестоимость	89891,5	100671,8	111086,2	0,1027	0,24

 

По результатам анализа, отметим, что в рассматриваемом периоде наметилась тенденция увеличения себестоимости. Так за весь период затраты по энергии увеличились на 29%, по сырью и материалам – на 27%, по зарплате – на 24%. При сравнении данных себестоимости за 2005 год с данными за 2003 год видно, что рост также значителен и по статьям расходы на содержание оборудования, что объясняется большими затратами, связанными со строительством  и наладкой нового оборудования.

3 Совершенствование информационного обеспечения управления предприятием

3.1 Предложения по совершенствованию  информационного обеспечения управления предприятием

 

В целях совершенствования системы  информационного обеспечения управления предприятием необходимо внедрение системы Deductor, которая является системой, облегчающей и обосновывающей принятие бизнес-решений.

Анализ данных – это очень широкое понятие. По большому счету любую программу, позволяющую найти нужную информацию, отобразить ее и c помощью полученных данных сделать те или иные выводы, можно назвать аналитическим инструментом. Это действительно так, в процессе анализа приходится использовать различное программное обеспечение, но мы будем рассматривать только специализированные системы, которые ориентированы на решение именно задач анализа [22, c. 179].

Для того чтобы анализировать, вначале  нужно как минимум собрать  необходимую информацию, что занимает немало времени, ведь обычно данные бессистемно разбросаны по всей организации. Часть информации хранится в учетных системах, что-то в специализированных базах данных, очень много сведений хранится в офисных документах. Это типичная картина практически для всех организаций.

Но, даже собрав нужные данные воедино, нельзя сразу их использовать. В подавляющем большинстве случаев первичная информация требует очистки. В данных присутствуют пропуски, аномальные выбросы, противоречия и прочее и прочее. Со всеми этими проблемами нужно как-то бороться, если мы хотим получить действительно качественный результат анализа. Плохое качество исходных данных может не только помешать анализу, но и привести к неверным выводам, что значительно хуже.

Использование специализированного  программного обеспечения позволяет  не только значительно быстрее решать типовые задачи, возникающие в  процессе анализа, например, консолидация данных, очистка, отображение, но и поставить  процесс анализа на поток, что гораздо важнее. Именно переход от кустарных или разовых действий по обработке данных к регулярному анализу и вынуждает использовать специализированные аналитические системы.

Создание системы регулярного  анализа финансово-хозяйственной  деятельности предприятия преследует следующие цели:

• оперативное получение комплексного представления о текущем финансовом состоянии предприятия и тенденциях его изменения;
• обеспечение финансовой устойчивости, платежеспособности предприятия путем эффективного управления активами;
• подготовка рекомендаций по совершенствованию структуры активов, источников формирования капитала, привлечению заемных средств, улучшению платежной дисциплины, развитию деловой активности, увеличению прибыльности.

Кроме того, постановка регулярного  мониторинга финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основе ключевых показателей дает возможность:

• делать сравнения по ключевым показателям деятельности компаний конкурентов, осуществляющих идентичные виды деятельности;
• производить анализ изменений и прогноз экономической эффективности предприятия, оценку производительности на предприятии;
• создать систему оценки результатов и мотивации деятельности работников предприятия.

Исходной информацией для построения системы финансового мониторинга используются данные бухгалтерского и управленческого учета.

На основе получаемых из бухгалтерского учета данных ежемесячно формируется  аналитический баланс и аналитический  отчет о прибылях и убытках  предприятия, а также рассчитываются группы ключевых показателей, позволяющие провести анализ:

• динамики и структуры расходов предприятия;
• производительности предприятия;
• процесса продаж;
• процесса снабжения и расчетов с кредиторами;
• взаимоотношений с бюджетом;
• финансовой деятельности предприятия;
• инвестиционной деятельности предприятия (стратегии развития);
• социальных и общих показателей деятельности.

Заключение о финансовом состоянии  готовится посредством исследования аналитического баланса (см. Приложение Б), отчета о прибылях и убытках и дополнительных данных из аналитики бухгалтерского учета и управленческой информации с получением выводов по следующим характеристикам предприятия:

• обеспеченность собственными оборотными средствами (чистым оборотным капиталом);
• ликвидность имущества и платежеспособность предприятия;
• финансовая устойчивость (независимость);
• деловая активность (оборачиваемость);
• рентабельность (прибыльность).

Построение системы финансового  мониторинга должно предоставить возможность  контроля и регулирования уровня показателей, определяющих длительность операционного (составляющие операционного (затратного) цикла.

Внедрение системы внутреннего  финансового мониторинга позволит управляющему персоналу владеть  полной и своевременной информацией  о финансовом состоянии организации, что даст возможность принимать  взвешенные управленческие решения, оптимизирующие коммерческую деятельность фирмы.

3.2 Новые технические средства информационного обеспечения управления предприятием

 

Предприятию рекомендовано внедрение и использование аналитической программы Deductor.

Deductor состоит из пяти интегрированных модулей:

• Warehouse – хранилище данных
• Studio – рабочее место аналитика
• Viewer – рабочее место конечного пользователя
• Server – сервер для удаленной аналитической обработки
• Client – библиотека для работы с Deductor Server

Deductor Warehouse – многомерное хранилище  данных, предназначенное для решения  задачи консолидации информации. Использование единого хранилища позволяет обеспечить простой и прозрачный доступ к данным, контроль целостности и непротиворечивости информации, высокую скорость обработки. Благодаря глубокой степени интеграции любую информацию из хранилища данных можно получить в приложениях Deductor с минимальными усилиями.

Хранилище данных ориентировано именно на аналитическую обработку, поэтому  включает в себя все, что необходимо для комфортной работы при анализе. Оно содержит интегрированный семантический слой, т.е. механизм, автоматически преобразовывающий бизнес-термины в операции с базой данных и обратно.

Применение хранилища данных позволяет  не быть привязным к учетной системе, хранить данные не только за последний период, а за весь необходимый для анализа срок, консолидировать информацию из разнородных источников. Использование специализированных методов хранения и извлечения данных значительно увеличивает скорость получения информации. [4, c. 106]

Deductor Warehouse поддерживает прозрачную  работу с тремя СУБД: Firebird, MS SQL и Oracle. Вне зависимости от используемой  СУБД работа с хранилищем происходит  совершенно одинаково с использованием  единого унифицированного механизма доступа.

Поддержка нескольких СУБД в качестве платформы хранилищ данных позволяет  в каждом конкретном случае применять  наиболее пригодную для данного  случая базу данных. Это дает возможность  минимизировать стоимость приобретаемых  лицензий, комбинируя как коммерческое (Oracle, MS SQL), так и бесплатное (Firebird) программное обеспечение. В зависимости от особенностей функционирования организации возможно построение системы на базе единого хранилища данных, набора хранилищ, комбинации хранилищ, витрин данных и прочее (см. Рис.3.1).

 

Рис. 3.1 – Схема доступа к хранилищу данных

 

Кроме того, в Deductor реализована поддержка  концепции виртуальных хранилищ данных – Virtual Warehouse.

Виртуальное хранилище данных обеспечивает прозрачный для аналитика доступ к сведениям, хранящимся в любых реляционных СУБД. Взаимодействие с Virtual Warehouse происходит аналогично работе с традиционным хранилищем данных. Аналитик оперирует бизнес-понятиями, заданными в семантическом слое, и от него скрыты все сложности выборки данных, как и в случае с Deductor Warehouse. Пользователь задает при помощи простого Мастера, какая информация его интересует, а система автоматически трансформирует их в запросы к базе данных (см. Приложение В).