Технологии электронного бронирования

Приветствие. Здороваться нужно всегда и со всеми. Нельзя спрашивать: «Куда я попал? Вы кто? А какой у вас номер?» Прежде всего, вы должны поприветствовать того, кто вам ответил. Психологически более грамотно говорить: «Добрый день (утро, вечер)!», чем, скажем, «Здравствуйте!», так как в последнем слове значительно больше согласных и сложнее выразить заинтересованность и теплоту. Необходимо также представиться (даже если это личный звонок). Например: «Добрый день! Секретарь г-на N. Могу я уточнить номер факса?» Западные деловые партнеры очень часто сталкиваются с тем, что российские коллеги редко называют себя по телефону. Это не только этикетная ошибка, но и психологически неверное решение, заметно снижающее имиджевые оценки делового человека.

Ответ на телефонный звонок. Трубку необходимо снимать до четвертого-пятого звонка, но лучше всего -- после второго. Звонок -- сильный раздражитель, поэтому не стоит затягивать с ответом. Такие ответы, как «Да!», «Алло!», «Слушаю!», в служебной обстановке недопустимы. Деловой этикет рекомендует создать сценарий первых десяти слов приветствия применительно к специфике вашей фирмы, компании или ее отделов, а затем ввести данные стандарты в обращение. Можно не называть фамилии, ограничившись лишь обозначением отдела компании. Важно, чтобы набравший ваш номер человек понимал, куда именно он позвонил, и кто с ним говорит.

Продолжительность телефонного разговора. После трех-четырех минут разговора активность восприятия становится заметно ниже. Поэтому рекомендуемая продолжительность деловой беседы составляет не более пяти минут. Главное в телефонном разговоре -- краткость и содержательность. Если в вашем кабинете или отделе находится клиент или посетитель, то общение с ним, несомненно, является приоритетным. Вам, конечно, следует ответить на звонок, но только для того, чтобы выяснить, кто звонит, и сообщить, когда вам можно перезвонить.

Стиль телефонного  общения. В сфере деловых отношений, в особенности в схеме «клиент -- фирма», позвонивший вам человек должен почувствовать, что ему как минимум рады. Со своей стороны, фирма также рассчитывает на то, что ее клиенты -- воспитанные или, по крайней мере, вежливые люди. При таком понимании служебного долга возможность достигнуть согласия в самых сложных вопросах значительно возрастает.

Часто внятные грамотные  вопросы телефонного оператора  или специального сотрудника помогают легко выяснить причину обращения, снять напряжение и быстро переадресовать звонок, что всегда производит очень  хорошее впечатление.

Иногда в процессе общения  с клиентами возникает необходимость  убедиться в точности понимания  ими информации. Подойдут следующие  фразы: «Правильно ли я поняла, что..?», «Не могли бы вы еще раз уточнить, как..?», «Повторите, пожалуйста, адрес» и тому подобные. Если сомнения все  же остались, задайте вопросы так  называемого закрытого типа, ответами на которые могут быть либо «да», либо «нет». Например: «Вы оплатите покупку в среду?» -- «Да», «Оплата  с доставкой?» -- «Нет» и прочие.

Трудный разговор. Если собеседник раздражен или рассержен, то не надо говорить: «Ничего не знаю, это не моя работа» или что-нибудь подобное. Дайте возможность вашему оппоненту выговориться, выслушайте его, выразите сочувствие: «Да… Понимаю… Конечно…», -- и так далее. Если вы действительно виноваты, извинитесь и исправьте ошибку как можно быстрее.

Если в процессе темпераментного  монолога вашего собеседника вы сумеете  продемонстрировать неравнодушие и  заинтересованность, то есть шанс погасить конфликт уже на начальном этапе. В случае, когда положительного результата достичь не удается и собеседник ведет себя агрессивно и грубо, вы все-таки должны дать ему еще одну возможность: «Я готов(а) рассмотреть  все ваши претензии, если вы со своей  стороны готовы изменить стиль вашего общения». Принять окончательное  решение вам поможет профессиональный и жизненный опыт, но даже в столь  трудных обстоятельствах главным  критерием остаются профессиональная этика и честь компании.

Голос способен по-разному окрашивать высказывания, порой совершенно меняя их смысл. Громкость, тембр, темп, ритм, паузы, дыхание составляют информационность интонации, из которой складывается впечатление и мнение о телефонном собеседнике. У каждого из нас в процессе телефонной беседы в воображении невольно возникает его образ, порой весьма далекий от реального прототипа. Но такова особенность, точнее, способность голоса к реконструкции. Магия голоса -- вовсе не миф! Голос -- инструмент, коим необходимо научиться правильно пользоваться.

Поскольку собеседники не видят друг друга, то вся эмоциональная  нагрузка ложится на голос. Поэтому  следует знать, к примеру, что  быстрая речь утомляет; слишком медленная -- раздражает. Темп разговора должен быть взаимокомфортным, а речь -- мелодичной, логически выстроенной, внятной, чуть на низах, с паузами. Следите за дикцией. Телефон усиливает недостатки речи. Если вы, например, в жизни слегка шепелявите или мило причмокиваете, то в телефонном воспроизведении  данные недостатки станут менее привлекательны. Если проблемы с произношением существуют, обратитесь к логопеду.

По телефону слышно даже улыбку! Однако специалисты по технике  и культуре телефонных переговоров  рекомендуют не просто улыбаться, а  «улыбаться глазами». Тогда голос  приобретает доброжелательную, мягкую окраску. Как средство эмоционального воздействия «улыбка глазами» в  телефонном общении гораздо эффективнее  обычной улыбки.

Завершение разговора. По этикету при равных условиях первым завершает разговор тот, кто позвонил. Однако если это беседа с начальником, то инициатива завершения разговора в любом случае исходит от него. Такую же привилегию имеет женщина. Правда, в служебной обстановке данное правило не действует.

Последствия телефонного  общения. Психологические тесты подтверждают, что при длительном общении по телефону его участники устают гораздо больше и быстрее, чем при обычном разговоре. Дело в том, что телефонные собеседники испытывают значительно большее психологическое напряжение, связанное с информационно-визуальной недостаточностью взаимного впечатления. Поэтому сведение всех деловых контактов к телефонному общению обязательно приведет к перенапряжению, эмоциональной усталости, психологическому дискомфорту и может стать причиной сильного стресса. Таким образом, телефонное общение в бизнес-сфере, несомненно, следует дозировать в разумных формах и пропорциях.

Список литературы:

Ёхина М.А. Организация обслуживания в гостиницах. Учебное   пособие. – М.: ОИЦ «Академия», 2008.

Зайцева М.А. Менеджмент в  социально-культурном сервисе и  туризме. Учебное пособие. – ОИЦ  «Академия», 2008.

Ляпина И.Ю., Игнатьева  Т.Л., Безрукова С.В. Индустриальная база гостиниц и туристских комплексов. - ОИЦ «Академия», 2010.

Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания. Учебное пособие. - М.: ОИЦ «Академия», 2010

ГОСТ Р 51185-2008 «Туристские  услуги. Средства размещения. Общие  требования»

Барышева А.Д., Матюхина Ю.А., Шередер Н.Г. Этика и психология делового общения (сфера сервиса). –  М., 2006

Гостиничный  и туристский бизнес: Учебник / Под ред. проф. Чудновского  А.Д. – М., 2005

8. Эдельвейс // www. reksoft. Ru