Шпаргалка по "Теория управления"

 

14. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Планирование – управленческая деятельность, которая совмещает  в себе функции принятия решений, целеполагания, прогнозирования (включая  анализ).

Планирование (в узком  смысле) – процесс по разработке системы мер, направленных на достижение определенных целей. Планирование на микроуровне (в рамках конкретной организации) включает совокупность бизнес-планов, краткосрочных программ, которые должны содержать предполагаемые плановые показатели и необходимые меры для их достижения.

Планирование на макроуровне  – это основная форма государственного регулирования объектов управления.

История развития функции  планирования в современном обществе.

В дореформенный период в России основным управленческим элементом было планирование. В этот период разрабатывались системы народно-хозяйственных планов: годовые, пятилетние, комплексные и прочие.

В 90-е годы приоритетным стало программирование, разработка программ. Программы разрабатывались  на различных уровнях: общегосударственном, на региональном и муниципальном. По периоду времени программы разделялись на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Цикл планирования развития объекта управления состоит из следующих  звеньев: 1) анализ внешней среды; 2) определение сильных и слабых сторон развития; 3) использование имеющихся преимуществ; 4) разработка плана достижения цели; 5) корректировка целей и отклонений; 6) определение целей.

Организация. Эта функция направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Организация – управленческая деятельность, направленная на обеспечение упорядочения процесса управления в целом. Организация представляет собой как распределение функций исполнения управленческих решений, так и функций управления. Организация позволяет обеспечить основу целесообразного построения определенного органа управления, нахождения компетенции его структурных подразделений.

Задачи организации: 1. Обеспечение деятельности организации ресурсами (финансовыми, материальными, информационными, человеческими). 2. Утверждение определенных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними. 3. Формирование структуры организации с учетом размера предприятия, его целей, технологии, персонала.

Основные этапы  функции организации: 1. Создание организационной структуры. На этом этапе осуществляется деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений. 2. Установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом организации и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Принципы, которые необходимо учитывать в процессе выполнения функции организации: 1) единство цели; 2) неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми входе планирования; 3) поручение различных задач работникам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения; 4) координация различных видов деятельности.

 

15. ФУНКЦИИ МОТИВАЦИИ И КОНТРОЛЯ

Мотивация (стимулирование) – управленческая деятельность, процесс побуждения к выбору того или иного типа поведения в зависимости от силы воздействия стимулов, мотивов и от ожидаемых результатов.

Возможности мотивации: позволяет раскрыть потенциальные возможности персонала управления и увеличить степень их использования.

Основные принципы мотивации: 1. Установление целей и задач. 2. Гласность. Наличие обратной связи. Информация о результатах работы всего коллектива создает у работников чувство причастности и ответственности. Информация о результатах работы каждого сотрудника может стимулировать трудовую деятельность с помощью настроя состязательности. Информация о вознаграждении по результатам работы и объяснение разницы в их размерах помогает избежать чувства несправедливости у сотрудников. 3. Взаимоувязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки. Сотрудники должны знать, какое вознаграждение они получат при определенных результатах работы. 4. Единство моральных и материальных методов стимулирования. Сочетание денег, материальных благ и похвалы приводит к более эффективной трудовой деятельности работников. 5. Создание благоприятных условий для эффективной работы. Благоприятный климат в коллективе, эстетичность трудового места положительно влияют на трудовую деятельность. 6. Использование преимущественно положительных стимулов. Преобладание выговоров, штрафов могут привести к напряженной обстановке в трудовом коллективе, к сокрытию информации из-за боязни наказания. 7. Учет личных качеств работника. Особенности характера способности, система ценностей определенного человека выявляют факторы мотивации, способные оказать на него наибольшее воздействие.

Контроль – управленческая деятельность, направленная на выявление, исправление и предупреждение отклонений достигнутых результатов от намеченных установок, параметров, целей.

Возможности контроля: позволяет осуществлять исправляющие воздействия на объект управления, обеспечивает эффективную реализацию поставленной цели.

Объектами контроля являются предприятия и организации. Субъектами контроля могут быть руководители организаций, отделы технического контроля, государственные органы.

Предмет контроля – это процессы, проходящие в организации или ее элементы.

Инструменты выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Этапы функции  контроля: 1. Выработка стандартов. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Они должны содержать сроки выполнения работы и критерии, по которым она оценивается. 2. Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе определяют масштаб допустимых отклонений, измеряют результаты, оценивают полученные сведения о достигнутых результатах и сравнивают результаты работы с установленными стандартами. 3. Принятие необходимых корректирующих действий. К таким действиям можно отнести устранение отклонений, невмешательство в работы или изменение стандартов.

 

16. ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ. ЗАТРАТЫ НА УПРАВЛЕНИЕ

Эффективность управления – это эффективное руководство, понимаемое как умение руководителя заставить или побудить, заинтересовать подчиненных ему работников трудиться энергично, производительно, с высокой отдачей.

Результативность  управления – целевая направленность на создание нужных, полезных вещей, способных удовлетворять определенные потребности, обеспечить достижение конечных результатов, адекватных поставленным целям управления.

Качество управления, понимаемое как его результативность, характеризуется результатом, эффектом, достигаемым субъектом управления благодаря его воздействию на объект управления.

Эффект – это итог, результат деятельности.

Эффективность характеризуется отношением эффекта к затратам ресурсов, обеспечившим получение эффекта, достижение нужного результата.

Эффективность – эффект, приходящийся на единицу затрат ресурсов, истраченных для получения достигнутого результата. Формула эффективности управления: Эффективность управления = Результативность управления / Затраты на управление.

Расходы на управление – часть трансакционных издержек, не связанных непосредственным образом с производством и обращением товаров, но обусловленных этими процессами, дополняющими их, представляющими оформительскую сторону таких процессов.

Результаты управляемых  экономических процессов – это итог управленческой, экономической, производственной деятельности.

Формула эффективности  всего управляемого экономического объекта или процесса:

Эффективность в экономике измеряется отношением получаемого эффекта, результата к полным затратам, обусловившим его получение.

Об эффективности управления экономикой следует судить по показателям  экономической эффективности управляемых  объектов и процессов исходя из формулы:

Эффективность = Результат / Затраты на получение результата.

Высший уровень  эффективности управления – это результат при наименьших затратах на управление.

Если же расходы на управление ограничены заданной величиной, то следует установить, какой максимальный результат может быть достигнут  при данном уровне расходов. В этом случае также достигается наибольший из возможных показатель эффективности управления, рассматриваемого как самостоятельный процесс.

Главный ресурс управления – труд работников сферы управления экономикой, называемой управленческим трудом. Информационная производительность управленческого труда определяется количеством управленческой информации требуемого качества и назначения или количеством управленческой документации, производимой работником за определенное время.

Показатель  производительности труда управленцев – это экономический эффект, достигаемый в результате деятельности определенного органа управления.

Особенность: проблема определения, количественного измерения эффективности управления остается предметом исследования науки управления.

 

17. СТРУКТУРА СРЕДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Среда управления – совокупность субъектов и сил (факторов), воздействующих и влияющих на положение и перспективы фирмы, на эффективность менеджмента.

Среда прямого  воздействия – совокупность элементов и факторов, непосредственно влияющих на организацию; остальные элементы и факторы являются средой косвенного воздействия.

Выделяют макро– и  микросреду.

Макросреда  состоит из факторов широкого социального плана и в основном косвенного воздействия:

• экономические;

• правовые;

• демографические;

• политические;

• географические;

• национальные;

• информационные;

• научно-технические;

• социокультурные;

• технологические факторы и другие ресурсы. Микросреда состоит из отдельных субъектов:

организаций, групп и  отдельных лиц, которые имеют  прямое отношение к данному субъекту менеджмента и его возможностям. Микросреда включает:

1) элементы и факторы, контролируемые руководством организации (выбор сферы деятельности, установление целей, инструментарий менеджмента в организации, уровень применяемых технологий, профессионализма и культуры персонала и др.);

2) элементы и факторы, не контролируемые организацией (включая других субъектов рынка – конкретных поставщиков, посредников, потребителей, конкурентов).

Особенность: взаимодействуя с факторами микросреды, субъект управления может контролировать и регулировать отношения с ними или имеет право выбирать на рынке тех субъектов, с которыми ему выгодно налаживать отношения. В связи с этим изучать микросреду можно применительно к конкретному субъекту рынка, или в общем плане.

Важное место среди  характеристик окружающей среды  организации занимает ее имидж.

Имидж отражает черты организации и ее деятельность, но складывается в сознании внешних субъектов и непосредственно определяет отношение к ней контрагентов, а опосредованно – поведение сотрудников, групп внутри организации.

Характеристики  имиджа организации: 

производственная (производится и предлагается контрагентам только то и так, что и как организация привыкла производить и предлагать);

• сбытовая (реализовать товар или получить клиента любыми способами);

• конкурентно-конъюнктурная (ориентация на поведение конкурентов и на спрос, который сформировался на рынке);

• маркетинговая – учет стратегических позиций партнеров и конкурентов при выработке, коррекции и осуществлении стратегии и активное формирование спроса в потребительской среде, приоритет долгосрочных контрактов, выгодных всем участникам, включая производителей, посредников и потребителей.

 

18. ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА УПРАВЛЕНИЯ

Внутренняя  среда – совокупность характеристик фирмы и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), оказывающих влияние на положение и перспективы фирмы.

Компоненты  внутренней среды: миссия, стратегия, цели, задачи и структура организации, распределение функций (включая собственно управленческие), прав и ресурсов, интеллектуальный капитал (в том числе организационный и человеческий потенциал, обучаемость, ожидания, потребности и групповая динамика, включая отношения лидерства), стиль управления, ценности, культура и этика организации, а также системные модели взаимосвязей всех упомянутых характеристик.

Формализованные модели отличаются тем, что в них доминируют односторонние способы воздействия, стимулы-понуждения по линии «сверху вниз»:

1) технократические (характеризуются подчинением заданному производственному процессу); 2) автократические (подчинение воле руководителя); 3) бюрократические (подчинение организационному порядку, инструкциям поведения).