Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

 

                       Департамент образования Вологодской  области

Бюджетное  образовательное учреждение

среднего профессионального образования Вологодской  области

Великоустюгский автотранспортный  техникум

 

 

 

 

100120 Сервис на транспорте 

 

 

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА (ВКР)

_____________________________________

(шифр ВКР)

Тема: Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Выполнила: студентка 35 группы  Панфиль Екатерина

 

 

 

Допустить к защите:

Заместитель директора по УР: Пахарев А.А.

Председатель ПЦК             

Нормоконтролер                        

Руководитель ВКР: Правдина Е.Ф.

Рецензент                            

Студент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Великий Устюг

2014 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

         Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или кроной корпорации. Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных операций и так далее. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов, законов, приказов, договоров. Исходя из этого, можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном  исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия. Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего:

          Во-первых, от того, насколько ясно в нём изложена информация, включая её оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.

         Во-вторых, необходимо обеспечить  своевременность исполнения документа, то есть должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причём контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа. Естественно, такой формальный контроль может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определённых норм. [1] До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных или компьютерных регистрационных журналов и картотек.

         Массовое появление персональных компьютеров в офисе и объединение их в сети создаёт принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.  Необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, всё более детализируясь. Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие – контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Западный же подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решения тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых – противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. [19] Отсутствие действенной технологии управления документооборотом на предприятии приводит в конечном счёте к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какой документацией работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. [2] Проблемы в делопроизводстве есть везде: документы создаются и регистрируются несвоевременно, некачественно, теряются, не исполняются, не контролируются и так далее. На решение этих проблем сотрудники вынуждены тратить своё рабочее время.

           Сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план  выдвигаются уже не технические учётно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота. Кроме того, в связи с ростом количества внешних партнёров (потенциальных заказчиков и поставщиков) у предприятий увеличивается объём переписки, резко возрастают потери времени на поиск нужного документа и данных о партнёрах, из-за частых командировок менеджеров и специалистов встаёт проблема взаимозаменяемости сотрудников на рабочем месте. [5] Поэтому, актуальность данной темы состоит в том, чтобы найти эффективные пути при обработке документооборота транспортных перевозок.

        Актуальность данной темы состоит в том что, правильная система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения, принятия, исполнения и контроля управленческих решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

          Целью дипломной  работы  на тему: «Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте» является - разработка  мероприятий по совершенствованию  оптимизации документооборота в рамках  предприятия. Для этого необходимо решить следующие задачи:

    1.Охарактеризовать систему документооборота в данной  организации.

    2.Дать оценку  документального ведения транспортного обслуживания.

    3.Определить мероприятия по улучшению обработки документации по перевозкам.

        Объектом исследования являются данные документов  ОАО «Вологдаэнерго». Предмет исследования – процесс документооборота, который является одним из главных факторов, обеспечивающий чёткость работы с партнёрами, слаженность работы сотрудников, точность исполнения документов.

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОСТВА НА ТРАНСПОРТЕ

1.1 Роль и значение оптимизации делопроизводства

 

       Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой, производственной и иной деятельности учреждений, предприятий, организаций и обеспечение рационального использования документов в деловой практике. Документ - информация, созданная физическим или юридическим лицом любым способом на любом носителе, закрепляющая производственные и юридические отношения как вне, так и внутри предприятия. С момента создания фирмы вся ее деятельность отражается в оформляемых документах. Начиная с учредительного договора, устава, положения о руководящих кадрах, баланса, заканчивая выпиской из трудовой книжки, - все эти документы являются юридическими аргументами. Почти  90% документов юридического лица сохраняются постоянно, и лишь около 10% - сохраняются 5-10 лет. [18]  В Российской Федерации в 1997 г. пересмотрены ранее существовавшие ГОСТы по делопроизводству и введен новый стандарт - ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».             Единые требования к оформлению документов обязательны как для государственных, так и для коммерческих предприятий с любой формой деятельности, при любом способе ведения делопроизводства - машинописном или электронном. Эти требования обеспечивают юридическую силу документов, качественное и своевременное их оформление, облегчают оперативный поиск при необходимости. [4]

        Существуют следующие группы и виды документов:

-директивные (внешние и внутренние): указы, постановления, иные

 правовые акты, налоговые документы;

-организационные: устав, учредительные документы, приказы и решения;

-распорядительные: распоряжения, указания;

-производственно-хозяйственные: планы работ, сметы, наряды, накладные, доверенности, договора;

-корреспондентские: письма, факсы;

-учетно-финансовые: планы, балансы, отчеты;

-кадровые: резюме, приказы, карточки учета;

-коллегиальные: протоколы технических советов, заседаний, собраний;

-документы системы учета, хранения и использования;

-транспортные документы: путевые листы, командировочные удостоверения, служебное задание, авансовый отчёт, маршрутные карты, товарно-транспортные накладные, об эксплуатации и состоянии автотранспорта, о ремонте транспортных средств и другие. [13]

         Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».      Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде. Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели».

         Законодательно закреплен следующий термин. Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д. Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо. [3]

        В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).   Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и так далее).

       На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом. Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение. [7]

        Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

- информационная, то есть  документ создают для сохранения  информации;

- социальная - документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;

- коммуникативная - то есть документ выступает средством связи между организациями и другими общественными органами;

- культурная - документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества;

- управленческая - документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели;

- правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе;

- историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение в архив. [20]

        Деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям:

- по наименованию, то  есть по названию документа;

- по месту составления  документы делятся на внутренние (созданные в данной организации  и отражающие вопросы внутри  нее) и внешние (поступающие в  организацию или направляемые  в другую организацию, другим  лицам);

- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов;

- по форме документы  могут быть индивидуальные (создаваемые  в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении);

- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатлённые путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов;