Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

-   по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного (свыше 10лет), временного (до 10лет);

- по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

-   по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты. [8]

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

        Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

        Дубликат – вторично воспроизведённый документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

        Выписка – часть копии документа, нужная для работы;

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными  работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

          Значения:

     1.обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.

     2.повышение оперативности работы документа.

 

 

 

1.2.Основные направления  делопроизводства на транспорте

 

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и так далее.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений). В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, то есть систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов. Унифицированные системы деятельности (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Определение, назначение и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года в Российской Федерации был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003. Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения. Научная организация документооборота - залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по инстанциям, чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации документооборота представляют правила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до выхода в свет или до исполнения. Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его заместителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных инструкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект достигается тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель - исполнитель. На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где указываются должностные лица - исполнители. Делопроизводственные службы направляют документ тому руководителю, который принимает окончательное решение. Существенную роль в ускорении движения документной информации играют средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные с помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обработки документации. Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах. Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях - могут нести ответственность в уголовном порядке.

Порученное задание является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу - это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль над сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством  (для исполнения обращения граждан). В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время всё чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

  - Движение документов, поступающих Генеральному директору.

■ - Движение документов, поступающих руководителям. 0 --Движение нерегистрируемых документов.

                                         Рис.1 Этапы  движения поступающих документов

 

Рис.2 Организация движения счетов-фактур на поставку транспортной услуги

 

2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» « ВОЛОГДАЭНЕРГО»

 

2.1.Общая характеристика ОАО «МРСК Северо-Запада» «Вологдаэнерго»

 

Приказ министра энергетики и электрификации СССР было предписано организовать Великоустюгские электрические сети в составе «Ярэнерго» вышел 26 июня 1968 года. До этой даты восточные районы Вологодской области входили в состав Вологодских электрических сетей. В Великом Устюге был организован район электрических сетей. В середине 1960-х начала формироваться магистральная сеть линий  110 кВ., в 1965 году строится переход через реку Сухону. Линию продолжают строить сначала до Усть-Алексеева на деревянных опорах. Затем, уже на бетонных опорах, строится линия  110 кВ в сторону Кичменгского городка и Никольска. Развитие сетевого хозяйства требовало создания новой производственной базы, на основе которой можно было бы продолжать электрификацию восточных районов. В 1968 году заместителем директора Великоустюгских электрических сетей  назначается начальник великоустюгского мехотряда Вологодской мехколонны №19 Виталий Нелаев. В марте 1969 года в Великий Устюг из Рыбинска приезжает Владимир Углов, который становится первым директором Великоустюгских электрических сетей. В эти годы были построены сотни километров линий электропередачи. Массовое развитие на предприятии происходит в 1990-е годы. За счёт капитального ремонта и реконструкций великоустюгские энергетики обновляли по 5 % - это 250-300 км распределительных сетей в год. В эти годы происходит строительство подстанций  Вострое, Полдарса, Дымково, Усть - Алексеево, Приводино. Только за 20 последних лет в Великоустюгских электрических сетях было построено пять ПС-110 кВ, и несколько ПС-35 кВ. В 1990-е годы в массовом порядке на подстанциях внедряется телемеханизация. На сегодняшний день Великоустюгские электрические сети обслуживают сетевое хозяйство четырёх крупных административных районов на востоке Вологодской области: Великоустюгского, Кичменгско - городецкого, Никольского и Нюксенского. 6300 километров линий электропередачи всех классов напряжения, 34 трансформаторные ПС 35-110 кВ, около полутора тысяч трансформаторных ПС 6-10/0,4 кВ. В производственном отделении работают более 370 человек.

Основными целями деятельности Общества являются:

-получение Обществом  прибыли;

-осуществление эффективного  и надёжного функционирования  объектов распределительного электросетевого комплекса;

-обеспечение устойчивого  развития распределительного электросетевого  комплекса;

-обеспечение надёжного  и качественного энергоснабжения  потребителей (в части поставки  и передачи электроэнергии). Отдельными  видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Право Общества осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получение лицензии, возникает с момента получения такой лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия, если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

На предприятии находится 134 единицы транспорта.

 

 

 

 

 

Таблица 1

Наименование показателей	Количество	ВУЭС (согласно нормативным требованиям)
Автомобили легковые служебные, шт.	12	12
Автомобили грузовые, шт. из них:	11	11
Автомобили грузовые, повышенной проходимости, шт.	5	5
Автомобили грузовые одноосные, шт.	3	3
Самосвалы, шт.	3	3
Спецтехника, шт. из них:	90	90
Автокраны грузоподъёмностью 6-20 т, шт.	6	6
Бурильно-крановые машины, шт.	16	16
Автогидроподъёмники, телескопические вышки, шт.	7	7
Электромеханические  мастерские на базе автомобиля, шт.	0
Электролаборатории на базе автомобиля, шт.	1	1
Автомашины линейные, бригадные, сетевые повышенной проходимости, шт.	40	40
Автомашины линейные, бригадные, сетевые с 1 ведущей осью, шт.	2	2
Тягачи на гусеничном ходу (вездеходы), шт.	1	1
Бульдозеры, кусторезы, корчеватели на гусеничном ходу, колёсные тракторы, гусеничные тракторы, шт.	11	11
Другие машины и механизмы на автомобильном и гусеничном ходу, шт.	6	6
Автобусы на 8-40 мест, шт.	3	3
Снегоходы, шт.	1	1
Специальные прицепы, полуприцепы и механизмы на прицепах - всего, шт. из них:	17	17
Прицеп – тяжеловоз (трейлер) грузоподъёмностью 20-40 т, шт.	3	3
Автоприцеп (прицеп тракторный) двухосный грузоподъёмностью до 5 т, шт.	12	12
Автоприцеп - роспуск одноосный грузоподъёмностью 1,5-3 т, шт.	0
Вагон – общежитие, шт.	1	1
Автоцистерна на автомобиле, шт.	1	1
Всего транспорта	134	134

 

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛЕНИЯ «ВЕЛИКОУСТЮГСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ» филиала ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» «ВОЛОГДАЭНЕРГО»

 

 

 

2.2 Нормативно - правовое обеспечение при организации документооборота работы предприятия

 

Наиболее важными нормативно – правовыми документами регламентирующими деятельность предприятия являются: устав предприятия, правила рабочего порядка, распорядка дня, положения о службе механизации.

Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания  Северо – Запада» учреждено по решению учредителя (Распоряжение Председателя Правления ОАО РАО «ЕЭС России» от 9 декабря 2004 года №153) в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Общество в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», Федеральным законом «Об электроэнергетике», Федеральным законом «Об особенностях функционирования электроэнергетики в переходный период и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электроэнергетике», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Уставом.

Полное фирменное наименование Общества – Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Северо – Запада». Сокращённое фирменное название Общества - ОАО «МРСК Северо - Запада». Общество создано без ограничения срока деятельности. Правовое положение Общества определяется гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными  правовыми актами Российской Федерации, а также настоящим Уставом. Общество является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за её пределами. Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. [15]