Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Ноября 2015 в 17:27, дипломная работа

Краткое описание

Целью дипломной работы на тему: «Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте» является - разработка мероприятий по совершенствованию оптимизации документооборота в рамках предприятия. Для этого необходимо решить следующие задачи:
1.Охарактеризовать систему документооборота в данной организации.
2.Дать оценку документального ведения транспортного обслуживания.
3.Определить мероприятия по улучшению обработки документации по перевозкам.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОСТВА НА ТРАНСПОРТЕ 7-16
1.1 Роль и значение оптимизации делопроизводства 7
1.2.Основные направления делопроизводства на транспорте 12-16
2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» « ВОЛОГДАЭНЕРГО» 17-47
2.1.Общая характеристика ОАО «МРСК Северо-Запада»
«Вологдаэнерго»……………………………………………………………..17-21
2.2 Нормативно - правовое обеспечение при организации документооборота работы предприятия 22-28
2.3 Формирование и оптимизация делопроизводства на транспорте в отделе механизации ОАО «Вологдаэнерго» 29-45
2.4 Этапы документооборота при формировании тарифной политики……….. 46-47
3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» «ВОЛОГДАЭНЕРГО» 48-53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54-56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 57

Скачать в ZIP архиве (232.92 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Вложенные файлы: 1 файл

диплом.doc

— 485.50 Кб (Скачать файл)

В отделе механизации существует 20 журналов, в которых хранятся документы:

1.Приказы и распоряжения Минэнерго Российской Федерации, ОАО «МРСК Северо-Запада» и других вышестоящих организаций энергетики (копии).

2.Приказы и распоряжения филиала «Вологдаэнерго» по основной деятельности (копии).

3.Положение об отделе, должностные инструкций персоналу (копии).

4.Приказы по личному составу (о приёме на работу, увольнении, командировках, отпусках, повышении квалификации, награждении, премировании). Выписки из штатного расписания(копии).

5.Переписка с вышестоящими и другими организациями по вопросам транспорта.

6.Приказы и распоряжения ВУЭС по основной деятельности (копии).

7.Выписка из номенклатуры дел.

8.Паспорта транспортных средств предприятия.

9.Документы (отчёты, сведения, справки), об эксплуатации и состоянии автотранспорта.

10.Документы о замене спидометров и замеров бензина.

11.Документы (акты, заявки, сведения и переписка) о ремонте транспортных средств.

12.Путевые листы и наряды на машины, автомобили и спецтехнику.

13.Документы (заявки, акты, сведения), о техническом обслуживании и ремонте транспортных средств.

14.Журнал инструктажа на рабочих местах.

15.Журнал учёта движения путевых листов.

16.Документы по обязательному автострахованию (копии страховых полисов).

17.Журналы периодических осмотров ГПМ и грузозахватных приспособлений.

18.Журнал регистрации инструктажей водителей ПО БДД и отъезжающих в дальние рейсы.

19.Акты предписания контролирующих организаций (Ростехнадзор, ДОБДД, Автодорожный надзор)

20.План работы с персоналом. Акты по дню техники безопасности. [6]

Приём на работу в ОАО «МРСК Северо - Запада», перевод на другую работу и увольнение Работников осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Трудовые отношения между работником и работодателем возникают при заключении сторонами трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу в Общество, предъявляет в кадровое подразделение следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- медицинское заключение о состоянии здоровья в соответствии с перечнем работ, утверждаемым работодателем, при выполнении которых обязательны предварительные и периодические медицинские осмотры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- другие документы согласно требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

В обществе устанавливается следующее время начала и окончания работы, перерыва для отдыха и питания:

-начало работы: с 8.00 часов;

-перерыв для отдыха и питания: с 12.00 до 12.48;

-окончание работы при 40-часовой неделе-17.00 часов, в пятницу-16.00 часов. По согласованию с непосредственным руководителем время предоставления обеденного перерыва работнику может быть изменено, при условии сохранения продолжительности рабочего дня. Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Учёт рабочего времени ведётся ответственным работником подразделения общества на всех состоящих в штате данного подразделения работников. Табель учёта рабочего времени работников, утверждённый руководителем подразделения, представляется для визирования в кадровое подразделение. Затем табель передаётся в подразделение, на которое возложены функции по расчёту с персоналом, на последнее число каждого месяца включительно.

При возникновении между работниками и работодателем разногласий стороны стремятся к их конструктивному урегулированию, разрешению разногласий и трудовых споров путём непосредственных переговоров. Коллективные трудовые споры – неурегулированные разногласия между работниками и работодателем разрешаются в порядке, предусмотренном Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

[10]

Создание регистрационной карточки документа «Приказ»

Согласование документа «Приказ»
Отправка на доработку документа

Подписание документа «Приказ»

Регистрация документа «Приказ»

Рассылка документа «Приказ» на контроль

Рассылка документа «Приказ» на исполнение

Рассылка документа «Приказ» на ознакомление

Формирование документа «Приказ» в дело

Рис.3 Схема движения документа «Приказ» на ОАО МРСК «Северо-Запада» «Вологдаэнерго»

Оформление и контроль проекта исходящего документа

Проверка правильности оформления документа

Согласование и визирование проекта документа

Подписание документа руководителем

Подписание документа заместителем руководителя по должности

Регистрация документа

Простановка регистрационного номера на документ

Проверка правильности адреса документа

Отправка документа адресату

Подшивка 2 экземпляра (копии) документа в дело

Рис.4 Этапы обработки исходящего документа на ОАО МРСК «Северо-Запада»

«Вологдаэнерго»

2.3 Формирование и оптимизация делопроизводства на транспорте в отделе

механизации ОАО «Вологдаэнерго»

Служба механизации и автотранспорта является структурным подразделением производственного отделения «Великоустюгские электрические сети» (ПО «ВУЭС») и подчиняется непосредственно заместителю директора. Служба механизации создаётся и ликвидируется приказом директора филиала ОАО «МРСК Северо - Запада» «Вологдаэнерго». Служба механизации в своей деятельности руководствуется следующими основными документами:

-действующим законодательством и другими нормативными актами, действующими на территории РФ, Уставом ОАО «МРСК Северо – Запада» «Вологдаэнерго», решениями собрания акционеров, совета директоров, приказами и распоряжениями ОАО «МРСК Северо- Запада», филиала ОАО «МРСК Северо- Запада» «Вологдаэнерго» и ПО «ВУЭС»;

-Положением о СУОТ в ПО «ВУЭС» филиала ОАО «МРСК Северо- Запада» «Вологдаэнерго»;

-типовыми инструкциями;

-правилами внутреннего трудового распорядка и распорядительной документацией, издаваемой ПО «ВУЭС»;

-правилами ПДД, ПТБ, ПТЭ, Ростехнадзора, ППБ;

-нормативными документами по охране труда;

-правилами пожарной безопасности для энергетических предприятий;

-правилами работы с персоналом в организации электроэнергетики РФ;

-настоящим положением и местными производственными и должностными инструкциями;

-коллективным договором филиала ОАО «МРСК Северо – Запада» «Вологдаэнерго». В состав службы механизации входит:

-начальник

-мастер участка

-техник 2 категории

-рабочие службы механизации согласно штатному расписанию.

Организационная структура и численность персонала службы механизации утверждается штатным расписанием ПО «ВУЭС». Персонал службы осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями, утверждёнными директором ПО «ВУЭС» и настоящим положением.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением службы механизации, взаимодействует со следующими подразделениями:

Таблица 2

Подразделение

Служба механизации получает

Служба механизации предоставляет

Экономический отдел

1.График работы ПО «ВУЭС».

2.Коллективный договор.

3.Утверждённые руководством Филиала ОАО «МРСК Северо – Запада» «Вологдаэнерго» экономические планы.

1.Предложения по расходу средств на содержание и эксплуатацию при перспективном и текущем планировании.

2.Заявки на финансирование горюче – смазочных материалов, текущего и капитального ремонта.

3. Предложения по изменению штатного расписания. Предложения по начислению премии водительского состава предприятия, персонала службы механизации, мастеров и техников РЭС,

4.Фактические показатели для расчёта нормативной численности.

5.Табель учёта рабочего времени.

Отдел бухгалтерского учёта и отчётности

1.Справки о доходах.

2.Своевременно оплачивает командировочные и хозяйственные расходы.

3.Расчётны листки по начисленной заработной плате.

4.Данные по бухгалтерскому учёту, необходимые при составлении отчётности.

1.Необходимые для бухгалтерского учёта и контроля первичные документы.

2.Оформленные заявки с поставщиками и подрядчиками.

3.Заявки на выдачу денежных средств (горюче-смазочные материалы, командировки, переправы и т.п.).

4.Транспортные услуги по доставке денежной наличности и банковских документов из банка, отчётов и деклараций налоговой службы.

Группа кадров

1.Копии приказов по личному составу, направлении на учёбу, семинары работников.

2.Копии утверждённых графиков отпусков.

3.Сведения о нарушениях трудовой и производственной дисциплины для принятия мер воспитательного характера.

4.Копии приказов о наложении дисциплинарного взыскания.

5.Другие документы, материалы необходимые для составления информации, отчётов.

6.Справки о трудовом стаже работы по требованию.

7.Копии трудовых книжек по запросу.

8.Руководящие и нормативные документы вышестоящих организаций по ГО и ЧС.

9.График обучения персонала ГО и ЧС.

10.Заявки на предоставление автотранспорта.

1.Необходимые данные по кадрам и социальным вопросам.

2.Табеля учёта рабочего времени за текущий месяц в установленный срок.

3.Листы нетрудоспособности.

4.Предложения о повышении квалификации специалистов, поощрении, наказании.

5.Проект графика отпусков, предложения о назначении исполняющих обязанности, переносе очередных отпусков.

6.Материалы для проведения аттестации специалистов.

7.Заявки на подбор специалистов.

8.Акты расследования по ЧС.

9.Отчёты по обучению ГО и ЧС.

10.Сведения необходимые для сводных и годовых отчётов по ГО и ЧС, учёту и бронированию работников.

11.Предоставление автотранспорта по заявке.

Юрисконсульт

1.Копии оформленных договоров в установленный срок.

1.Необходимые документы для составления договоров и контроль их исполнения.

2.Сообщения обо всех случаях правонарушений, связанных с имуществом и деятельностью общества.

Группа документационного обеспечения

1.Входящую служебную корреспонденцию с визой руководства «для исполнения».

2.Копии внутренних организационно-распорядительных документов и вышестоящих организаций с учётом рассылки поручений руководства.

3.Выписку из номенклатуры дел для отдела (службы).

1.Исполнительную документацию для регистрации и отправки.

2.Письма, поручения, приказы, распоряжения руководства предприятия и другую документацию, касающуюся деятельности службы механизации.

Хозяйственный отдел

1.Необходимую мебель, инвентарь, канцелярские принадлежности.

2.Бланки, инструкции, формы и другую документацию, необходимую для работы.

3.Сведения о выделении мест в гостинице.

4.Ремонт зданий, цехов.

1.Заявки на необходимую мебель, инвентарь, канцелярские принадлежности и другое.

2.Заявки на ремонт инвентаря.

3.Заявки по печатанию в типографиях бланков, инструкций, форм и другой документации.

4.Завки на обеспечение жильём для командированных в службу.

Отдел материально-технического обеспечения

1.На материалы и инструменты, спецодежду и горюче-смазочных материалов согласно заявок.

2.Сведения о сдаче чёрных и цветных металлов согласно годового плана.

3.Проверка знаний персонала ОМТО по ГГТН.

1.Годовые, квартальные и месячные заявки на материалы и инструменты, спецодежду и горюче - смазочные материалы.

2.Автотранспорт и механизмы для погрузочно-разгрузочных работ.

3.Людей для погрузочно-разгрузочных работ.

Служба релейной защиты и автоматики

1.Информацию о новых средствах измерений.

2.Устройства и приборы после освидетельствования.

1.Устройства и приборы для освидетельствования.

2.Заявки на ремонт и проверку средств измерения.

Служба учёта электроэнергии (СУЭ)

1.Заявки на обеспечение автотранспортом для выполнения производственных задач.

2.Выполнение и соблюдение водителями и персоналом СУЭ правил по охране труда на автотранспорте.

1.Автотранспортную технику по заявкам.

2.Совместно с водителем СУЭ ТО и ремонт автомобиля УАЗ(1ед.), закреплённой за СУЭ.

3.Обеспечение горюче-смазочных материалов.

4.Организация прохождения автомобилем техосмотров в ГИБДД.

5.Своевременная замена полисов ОСАГО.

6.Проведение целевых, предрейсовых, периодических и внеочередных инструктажей по ОТ на автотранспорте с водителями СУЭ.

7.Выпуск транспорта на линию.

Производственно-технический отдел

1.Заявки на выделение автотранспорта для служебных поездок.

2.Заявки на выделение спецтехники на выполнение плановых работ.

1.Предложения о включении в приказ по предприятию, мероприятий, касающихся деятельности службы.

2.Материалы для составления годового отчёта.

3.Предложения по подготовке подвижного состава службы и РЭС к прохождению осеннее -зимнего максимума и весеннего паводка.

4.Заявки на приобретение и получение в техбиблиотеке необходимой литературы.

5.Заявки на рацпредложения и их внедрение.

6.Заявки на получение дел из архива.

Группа производственного контроля и охраны труда

1.Приказы, инструкции, другие нормативные документы и информационные материалы вышестоящих организаций в области надёжности ТБ и производственной санитарии.

2.Утверждённый годовой план мероприятий по усилению противоаварийной работы.

3.Информацию о всех замеченных случаях несоответствия подвижного состава правилам ПДД, ПТБ, ПТЭ, Ростехнадзора.

4.Акты по расследуемым авариям и ДТП.

5.Информацию по составлению мероприятий по аварийности, травматизма, охране труда.

6.График участия работников службы в комплексных проверках в дни ТБ на предприятии.

7.Предложения о выделении персонала службы для участия в расследовании ДТП.

1.Проекты годовых планов и предложений по ликвидации узких мест и отступлений от ПТБ, ППБ, ПТЭ, Ростехнадзора, усилению противоаварийной работы.

2.Заключения по актам ДТП.

3.Сведения о выполнении приказов, директивных материалов и предписаний органов Ростехнадзора.

4.Акты проверки рабочих мест и участия в днях ТБ.

Служба СДТУ

1.Средства связи.

2.Обслуживание и ремонт средств связи.

3.Заявки на выделение транспорта и заявки на изготовление металлоконструкций.

1.Транспорт для перевозки персонала грузов по заявке службы СДТУ.

2.Услуги на изготовление металлоконструкций из материала службы СДТУ.

Служба подстанций

1.Плановую месячную заявку на выделение автотранспорта и ГПМ - не позднее 1 числа данного месяца. Подтверждение или отказ от заявленной техники – не позднее чем за 1 сутки.

2.Заявки на перевозку крупногабаритных грузов за 1 месяц до выполнения работ.

3.Заявки на изготовление металлоконструкций из материала СПС.

4.Услуги по обслуживанию и ремонту электроустановок и электросети.

1.Услуги по обслуживанию и ремонту транспорта, закреплённого за СПС. Контролирует работу водителей СПС на линии и во время ремонта автомобилей.

2.Транспорт для перевозки грузов СПС в том числе и на аварийные работы в неурочное время.

3.Услуги на изготовление металлоконструкций из материала СПС.

4.Заявки на ремонт электросети и электроустановок.

Структурные единицы

1.Сведения о работе подвижного состава структурных единиц (РЭС).

2.Проекты (планы) ремонта техники, агрегатов и составных частей.

3.Заявки на оказание технической помощи, капремонта техники.

4.Предложения о развитии и реконструкций подвижного состава.

5.Сведения о ДТП.

6.Сведения о наличии подвижного состава на начало года.

7.Служба механизации получает от всех подразделений ПО «ВУЭС» заявки на выделение подвижного состава и по мере возможности обеспечивает эти заявки.

1.Перечень мероприятий по развитию транспортного парка.

2.Типовые инструкции и техдокументацию ремонту и ТО подвижного состава.

3.Акты, технические отчёты о проведённых ревизиях.

4.Сведения о технике.

5.Сведения о распределении нарядов на капремонт техники, агрегатов.

Путевая документация при организации перевозки

Заявка на оказание транспортной услуги

Диспетчер

Информация о работе Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте