Организация работы туроператора с зарубежными отелями

Получив в аренду отель, туроператор приступает к реализации номеров.

Эта торговля может строиться тремя  способами:

1.  Реализация номеров на рынке ТО в составе предлагаемых им турпакетов

2.  Реализация только услуг арендованного отеля на рынке ТО в качестве наземного обслуживания, включаемого в туры других ТО (только в случаях полной загрузки собственного чартерного рейса или блока кресел на нем)

3.  Реализация номеров непосредственно при самом отеле (в экстренных случаях, когда нет возможности полной загрузки арендуемого отеля)

Наиболее распространенная форма работы туроператора и отеля – это покупка блока мест на условиях комитмента³.

³Комитмент (commitment) — условие приобретения блоков мест в отеле. В этом случае характерна полная или частичная (не менее 50 %) предоплата заявленного количества номеров непосредственно перед началом сезона. Кроме того туроператор не может отказаться от заявленного блока до окончания сезона.

 

 Блок мест – это количественно  и временно ограниченная совокупность  койко-мест в отеле, материальную  ответственность за продажу которых перед хотельером несет туроператор.

В зависимости от условий продажи  блоки подразделяются на:

1.  Строго фиксированные – ТО приобретает конкретные номера, список которых указывается в приложении к договору покупки блока (включая номер комнаты)

2.  Свободно фиксированные – ТО приобретает номера конкретной категории или вместимости без указания их номера.

В зависимости от степени принимаемого ТО риска блоки мест классифицируют на жесткие и мягкие. Жесткий блок мест подразумевает полную материальную ответственность ТО за продажу заявленного  и оплаченного блока мест. В  этом случае отказ от блока мест до истечения срока действия договора без штрафных санкций невозможен. Под мягким блоком мест подразумеваются  условия работы ТО, дающие возможность  отказа за определенное время до планируемого заезда (7-14 дней) от части или от целого блока.

Комитмент-условия состоят в полной или частичной предоплате заявленного количества номеров непосредственно перед сезоном. Риск реализации комнат ложится на ТО. Эти условия выгодны для хотельера, так как снимают риск простоя номеров и дают ему возможность получения наличных средств за будущие продажи до наступления сезона. Комитмент позволяет ТО получить довольно крупный дисконт на стоимость койко-дня в отеле, в обмен на принимаемый им в полном объеме риск хотельера.

Размеры дисконта зависят от длительности блока мест, категории отеля и  его популярности, перечня и качества дополнительных услуг, вида и срока  оплаты комитментов.

В случае работы ТО и гостиничного предприятия на условия элотмента ТО заявляет о размерах и длительности собственного блока мест, однако не оплачивает его предварительно, а получает возможность вносить оплату хотельеру перед каждым заездом туристов. Работать на таких условиях соглашаются либо малоизвестные отели, либо отели в низкий сезон. Эта схема наименее выгодна хотельеру, так как риск простоя номеров остается за ним. Элотмент⁴ позволяет работать с отелями мелким ТО, не имеющим финансовой и рыночной возможностей.

Безотзывное резервирование является менее рискованной формой сотрудничества ТО с отелями. Смысл ее состоит  в резервировании ТО определённого  количества номеров на сравнительно небольшой временной период с  указанием в заявке крайнего срока  оплаты брони. При этом отказ ТО от забронированных номеров без  уплаты им штрафных санкций невозможен. На практике безотзывное бронирование осуществляется ТО под фамилиями  несуществующих клиентов. После подтверждения  бронирования ТО начинает реализовывать  комнаты.

                      В случае успешной продажи о н под различными предлогами меняет личные данные клиентов. В случае неполной продажи он оплачивает цену пустующих номеров хотельеру, либо платит штраф. Безотзывная бронь не требует крупной предоплаты, давая ТО отсрочку и шанс оплачивать зарезервированные номера за счет уже реализованных туров. Риск по реализации комнат ложится на ТО.

Безотзывное бронирование бывает двух видов:

1.  Строго фиксированное – резервирование номеров на конкретные даты без возможности ТО изменять даты или длительность заездов.

2.  Пролонгированное бронирование – ТО имеет возможность перенести на более поздний срок даты заезда без уплаты штрафных санкций.

⁴Элотмент (allotment) — одна из форм сотрудничества туроператора и хотельера, при которой оператор заявляет о размерах и длительности собственного блока мест в отеле, но не оплачивает его предварительно. Оплата отелю в этом случае, как правило, происходит перед каждым заездом туристов.

 

Оператор прибегает к пролонгации  резервирования в случаях, когда  он реально оценивает риск неполной продажи номеров на первоначально  установленные даты, однако считает, что, перенеся, даты заезда, за счет появившегося дополнительного времени он реализует  зарезервированные комнаты.

         Работа на условиях повышенной комиссии – это резервирование и оплата номеров под конкретного, согласного с условиями тура, внесшего предоплату или даже полностью оплатившего стоимость услуг клиента туроператора. Это исключает риск в работе туроператора (даже в случаях отказа клиента от тура, штрафные санкции туроператора перекладываются на отказавшегося), хотя и значительно сокращает размеры скидок хотельера. В этом случае принято говорить не о дисконте, а о простом комиссионном вознаграждении оператора со стороны хотельера.

Комиссионное вознаграждение (комиссия) – это определенный размер (обычно в процентном выражении) стоимости  номера, устанавливаемый хотельером, формирующий доход туроператора с каждого проданного койко-места. Экономический смысл комиссионного вознаграждения состоит в том, что комиссия позволяет ТО торговать гостиничными услугами по ценам, не превышающим цену стойки самого отеля в соответствующий сезон. Такая политика хотельера придает смысл обращениям туристов и агентов к ТО, а не непосредственно в отель, для покупки гостиничных услуг. Получая комиссионное вознаграждение от хотельера за каждое реализованное койко-место, ТО приобретает возможность торговать на своем рынке услугами отеля (единичными или в составе турпакета) по цене самой гостиницы, не ущемляя при этом своих коммерческих интересов; комиссия является наиболее распространенным средством стимулирования торговой активности работающих с отелем туроператоров. Регулируя ее размер, хотельеры получают возможность не только мотивировать операторов к более активным продажам своих услуг, но и привлекать новых ТО и их агентов.

Размер устанавливаемого хотельером комиссионного вознаграждения туроператорам зависит от ряда факторов, из которых важнейшим является объем поставляемых оператором клиентов. Нарабатываемая прогрессивная комиссия изменяется в течение сезона в зависимости от количества поставленных оператором постояльцев.

Работа на условиях приоритетного  бронирования подразумевает под  собой форму сотрудничества оператора  и хотельера, в которой хотельер рассматривает и подтверждает заявки оператора вне очереди и с максимальным приоритетом. Приоритет заявки означает, что служба бронирования отеля может подтверждать заявки ТО в ущерб интересов других ТО, имеющих в этой гостинице забронированные, но не оплаченные номера. Право приоритетного бронирования обычно ничем не оформляется, в большинстве случаев им наделяют ТО, имеющих положительный опыт работы с данным отелем, налаженные личные связи с хотельером.

Разовые заявки на условиях стандартной  комиссии – это наиболее примитивная  форма сотрудничества отеля и  ТО. Резервирование номера оператором происходит под желания конкретного  клиента, либо внесшего предоплату, либо оплатившего гостиничную услугу полностью. На практике ТО отсылает в  службу бронирования заявку установленного образца, в которой сообщает хотельеру помимо своих собственных идентификационных данных, информацию о личности заезжающих, времени и дате заезда и выезда, количестве заезжающих, условиях их поселения в отель (категории и вместимость номеров), оказании дополнительных услуг (питание, трансфер). Также в заявке производится расчет стоимости услуг гостиницы с учетом установленной хотельером комиссии (ее размер указывается в договоре о взаимном сотрудничестве сторон). Получив и обработав заявку туроператора, отель высылает ему подтверждение (которое является доказательством принятия хотельером ответственности за должное предоставление заявленных условий), а также счет на оплату гостиничных услуг с учетом комиссионного вознаграждения оператора.

Работа по разовым заявкам может  строиться двумя способами –  с оплатой услуг туроператору, и с оплатой услуг на месте. В первом случае ТО принимает от клиента полную оплату стоимости  гостиничных услуг и до истечения  установленного в подтверждении  бронирования срока оплачивает счет хотельера, оставляя себе размер своих комиссионных. Во втором случае расчет клиента туроператора и отеля происходит непосредственно на стойке гостиничного предприятия. При этом размер комиссионного вознаграждения автоматически зачисляется на специально открытый для ТО счет в отеле. По истечении определенного срока (обычно раз в месяц) работниками ТО и отеля составляется акт сверки выполненных работ, в котором отмечается сумма комиссионного вознаграждения туроператора за истекший период. Обозначенная сумма либо переводится на счет туроператора, либо может накапливаться и далее. 

 

 

2.2 Методика совершенствования и построения инновационных схем сотрудничества

Все операции с иностранными партнерами должны осуществляться на основе заключенных сделок. Сделка – это установление, изменение и прекращение правоотношений по взаимному волеизъявлению договаривающихся сторон по поводу купли-продажи туристских услуг. В международном туризме сделки, заключенные между туристскими  фирмами, не должны вступать в противоречие с законодательством представляемых ими стран.  

   Аренда гостиничного предприятия является признаком наиболее развитого аутгоинга, поскольку решившийся на столь рискованное предприятие оператор должен не только обладать довольно солидными финансовыми ресурсами, необходимыми на оформление договора аренды гостиницы, но и иметь реальные возможности для эффективной и как можно более скорой продажи комнат в течение срока аренды.

Аренда отеля подразумевает  обмен права хотельера на пользование гостиничными номерами на уплачиваемую туроператором (разово или периодически) сумму арендной платы. Экономический смысл этой сделки не только в приобретении туроператором права пользования гостиничными номерами от своего имени и согласно собственной политике ценообразования, но и в переносе риска коммерческой деятельности хотельера (прежде всего, связанного с угрозой простоя комнат) в полном объеме на оператора, что требует от владельца гостиницы серьезного дисконта в цене каждой комнаты. В ряде случаев стоимость продаваемых оператору на условиях аренды гостиницы комнат может быть на 40-60% ниже планировавшейся цены стоимости отеля в соответствующем сезоне! Несмотря на столь значительные скидки, редко какой хотельер не примет предложение оператора об аренде принадлежащего ему отеля, поскольку в результате подобной сделки владелец гостиничного предприятия освобождается от любого риска, связанного с простоем комнат, получает значительную предоплату еще до начала курортного сезона, что позволяет ему максимально приготовить как инфраструктуру, так и персонал гостиницы к приему туристов. С другой стороны, несмотря на значительный риск, принимаемый туроператором, он получает шанс продавать туры с проживанием в арендуемом им отеле по минимальной для своего туристического рынка цене, что позволит ему упрочить свои позиции крупнейшего и влиятельнейшего оператора на данном направлении.

Во время аренды отеля хотельер обязан продолжать управление гостиницей, контролировать оказание постояльцам заявленных услуг (уборка номеров, смена белья, room-сервис, работа всей гостиничной инфраструктуры по оказанию дополнительных услуг), оплачивать в полном объеме коммунальные платежи, налоговые сборы и т. д. Единственным исключением из обыденной работы является его полное невмешательство в процедуру бронирования номеров и расчетов с постояльцами (кроме оплаты постояльцами дополнительных услуг, стоимость которых не входит в цену аренды, например пользование тренажерным залом или бассейном), которыми на протяжении всего срока аренды занимается туроператор. Функции службы бронирования арендованного отеля в течение всего срока аренды сводятся к получению от туроператора, информации о датах грядущих заездов, количестве и личных данных заезжающих, об условиях их поселения в отель (категория номеров, система питания, перечень необходимых для поселения документов). Все же остальные службы отеля (расселения, эксплуатации, сервиса, безопасности, питания) работают в привычном режиме, выполняя закрепленные за ними функции.

Размер арендной платы, выставляемой хотельером, зависит от ряда факторов:

- класс отеля, его месторасположение и популярность;

- категории арендуемых гостиничных номеров;

- размер номерного фонда арендуемого отеля;

- срок аренды. Чем он дольше, чем больше несезонных или; межсезонных дней он охватывает, тем меньше будет размер арендной платы. Очевидно, что самой низкой будет арендная плата на условиях круглогодичной аренды, наиболее высокой - в случае аренды отеля только на высокий, или пиковый сезоны. Это связано с изменением степени перенимаемого туроператором риска хотельера. В первом случае, он будет максимальным, поэтому и дисконт увеличится, во втором, наоборот;

- условия оплаты арендной платы хотельеру. Как менеджер коммерческой структуры, владелец гостиницы заинтересован в скорейшем получении максимального размера арендных платежей, поэтому с целью стимулирования оперативности арендных выплат может пойти на дополнительные скидки. Таким образом, если туроператор предложит ему полную оплату аренды едино разово и до начала туристического сезона, у него будет гораздо больше шансов получить дополнительные скидки;

- оговоренное количество и качество дополнительных услуг. Поскольку современное гостиничное предприятие предлагает своим постояльцам не только услуги проживания и питания, но и определенный перечень дополнительных услуг, от того, пользование какими из них входит в оплачиваемую арендную плату, сильно зависит размер арендного платежа;