Отчет по практике в туристической компании «Губерния»

- проведение экскурсий в городах  по маршруту, если это предусмотрено  программой,

- организация и проведение дополнительных (факультативных) экскурсий на маршруте, указанных в программе, при минимальном  количестве 15 чел. на каждую экскурсию, 

- контроль дисциплины и правил  поведения туристов на маршруте.

2.9.Методики эффективной  организации деловых встреч и  совещаний.

       Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов. Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня: отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение); участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей; отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются две пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любая совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить ее в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника; в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители; помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещена.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру проведения совещания в зависимости от поставленной цели. Но даже когда ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.

Например: если в совещании принимают участие представители отделов, интересы каждого из них и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может негативно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.д. Таким образом, каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний»: прав, привилегий и власти.

Скрытые мотивы побуждают участников совещания к обструкционистской тактике. Они могут пытаться с самого начала внести путаницу в определение целей совещания. Другой надежный способ заблокировать дискуссию - поднять новые, сложные по своему характеру побочные вопросы, причем делать это постоянно, когда совещание подходит к четкому формулированию целей. Еще одна разрушительная сила - требование подобных объяснений от оратора, который с целью простоты изложения говорит обобщенно. Такая тактика дает проблеме столь сложного и неразрешимыми характера, что сразу поступает предложение о дополнительном обсуждении, а этого достаточно, чтобы отложить ее в долгий ящик.

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговора. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам исчезают. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки.

Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

2.10.Методика проведения  презентаций.

1. Увлекательность. 
Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным. 
 
2. Содержательность. 
Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен достаточно полно. Это самый главный пункт в отношении эффективности презентации, который достигается за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств. 
 
3. Визуализация (запоминаемость). 
Это крайне важное условие успешности презентации. Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, деталь, символизирующие общую тему – тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.  
 
Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое значение, ведь, как известно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально – 55%, причем аудиально – 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи – перфоманс - это остается надолго в памяти гостей. 
 
4. Интерактивность (активизация). 
Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является – через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации. 
 
5. Сбалансированность. 
Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения. 
 
     Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной». 
 

2.11.Разработка  мер по повышению эффективности  работы подразделения.

Конечной целью работы любого предприятия является предоставление качественного, конкурентоспособного, гибко реагирующего на требования и пожелания клиентов продукта.

Выполнение этой задачи возможно лишь в целенаправленно и согласованно работающем коллективе, что отражено в следующих типичных основополагающих принципах деятельности предприятия:

- постоянная, систематическая  и продуманная работа по развитию  предприятия на всех уровнях;

- взаимодействие на разных  уровнях, как между отделами самой  фирмы, так и с предприятиями  и организациями на региональном  и международном уровне;

- создание и сохранение  заинтересованного и компетентного  коллектива, применение таких принципов  управления, которые высоко ценят  людские ресурсы;

- современная, отвечающая  международным требованиям инфраструктура  организации деятельности и вспомогательных  технологических систем.

Сравнительно небольшой штат предприятий позволяет на деле пользоваться преимуществами принципов демократии участия, предлагая каждому работнику право внести свой личный вклад в общий процесс производства. Становятся также возможными постоянный диалог и прямая связь между работником и руководством.

 Рыночная экономика  ставит ряд принципиальных задач, важнейшей из которых является максимально эффективное использование кадрового потенциала.

Не мало важным принципом деятельности предприятия является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава. По этому основанию можно выделить открытую и закрытую кадровую политику предприятия.

Открытая кадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях.

Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную кадровую политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции своей отрасли.

Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации.