Делопроизводство по кадрам

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказами по личному составу оформляют: прием на работу, перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки и другие кадровые документы.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы. Это следующие формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу:

1.Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. ( Приложение 1) Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

2.Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.(Приложение 2)

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).

3.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. (Приложение 3) В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

4.Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. (Приложение 4) По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

5.Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

6.Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

1.3. Документы, оформляемы при приеме на работу.

Прием на работу - завершающий процесс найма работников, что подтверждается документальным оформлением трудовых отношений между работником и работодателем.

 Общий порядок оформления приема на работу.

В соответствии с действующим ТК РФ работодатель обязан оформлять трудовые отношения с работником в письменном виде (статья 67 ТК РФ).

Общий порядок оформления приема на работу закреплен в статье 68 ТК РФ. В соответствии с положениями указанной статьи прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Согласно ТК РФ именно трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений, который должен быть заключен с каждым работником. Причем оформление трудовых договоров обязательно не только в случае, если гражданин принимается на постоянную работу, но и в случае приема совместителей, надомников, работников, занятых на сезонных и других работах. Но в разных случаях содержание заключаемого договора с работником будет различным.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю необходимые документы. Перечень этих документов содержит  статья 65 ТК РФ:

-  паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-  трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-  документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-  документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

С целью предоставления работнику установленных законом гарантий и льгот, работодатель предлагает работнику предоставить дополнительные документы. К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, документы об ученой степени и ученом звании, об инвалидности и другие. Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права.

На практике, достаточно часто при приеме на работу от работника требуется составление заявления. Следует отметить, что заявление о приеме на работу трудовое законодательство не предусматривает, оно является внутренним документом, составляемым в зависимости от принятого порядка оформления приема на работу у конкретного работодателя. При заключении трудового договора нет необходимости в личном обращении работника к работодателю с просьбой принять его на работу, поскольку сам факт заключения трудового договора подтверждает, что между работником и работодателем уже достигнуто соглашение по основным условиям труда.

Статья 67 ТК РФ регламентирует форму трудового договора, он должен заключаться в письменной форме, составляться в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При оформлении приказа обязательно указываются наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок (в случае установления работнику испытания при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое).

В целом документальное оформление процедуры приема на работу включает в себя следующие этапы:

-  ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором;

-  предъявление лицом, поступающим на работу, необходимых документов;

-  согласование и подписание трудового договора;

-  выдача работнику экземпляра трудового договора и проставление подписи работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

-  составление приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1, №Т-1а);

- ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу и выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

1.4. Личное дело работника.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».