Делопроизводство по кадрам

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной

группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.

        Личное  дело  заводится  на  руководящих  работников  всех  рангов, специалистов, работников, располагающих  материальными или  информационными  ресурсами, владеющих  ценными  или  конфиденциальными  сведениями, документами, базами данных. На рабочих  и  технический  персонал  организаций  личное дело  обычно  не заводятся.  Все  необходимые  сведения  отражаются  в  личной  учетной  карточке формы Т2. (Приложение 5,7)

    Первоначально  личное  дело включает  в  себя  документы,  сопровождавшие  процедуру  приёма  гражданина  на  эту  должность, и  заводиться  после  издания  приказа о приёме  его  на  работу.

Документы  в личном  деле  располагаются в определенной  последовательности. Для удобства  ведения  личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

     - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

     -трудовой договор (контракт);

     - дополнение к личному листу (анкета) по учету кадров;

     - личный листок (анкета) по учету кадров,

     -биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

     - автобиография;

    - направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе – письмо;

     - письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

    - решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии  о назначении на должность, при необходимости – копия решения профсоюзного органа,

    - заявление о приёме на работу;

   - характеристика, рекомендательное письмо, резюме, медицинская справка;

  - копия диплома об образование и присужденных учёных степеней, аттестатов о присвоении учёных почётных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

    - список научных трудов и изобретений;

    - копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

   - копия других приказов (при необходимости).

         Личные дела хранятся в кадровой службе  и ведутся работниками этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

          Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учёта личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в неё личного дела только работающего сотрудника.

          При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдаётся в архив организации.

Для быстрого поиска личных дел служит алфавитная картотека или указатель. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

         Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы даёт возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Глава 2.Анализ делопроизводства по кадрам в Грязовецком ГОРПО.

2.1 Краткая характеристика Грязовецкого потребительского общества.

В городе Грязовце в 1913 году на Соборной площади и вблизи нее насчитывалось более 50 лавок, магазинов, чайных трактиров, принадлежащих купцам и другим частным торговцам.

После 1917 года обеспечение населения товарами перешло из частных рук в сферу госторговли и потребительской кооперации. Грязовец по-прежнему торговый центр края. Одно из основных в районе торговых организаций на протяжении многих лет является ГОРПО, выделившееся в самостоятельную структуру из госторговли и влившееся в систему Райпотребсоюза.

В апреле 1959 года было создано городское потребительское общество, основной деятельностью которого являлась розничная торговля, общественное питание, заготовительная деятельность, производство.

В настоящее время ГОРПО возрождает забытые формы торговли, как развозная торговля. Горпо выезжает с торговлей товаров повседневного спроса в сельскую местность Грязовецкого района.

В 1964 году открылся Универмаг. В магазине часто проводились выставки-распродажи, показ мод, в ряде отделов товар продавался по методу самообслуживания. Сейчас в Универмаге проведена специализация, торговля только промышленными товарами, практикуются различные творческие формы торговли с покупателями.

В декабре 1971 года общественное питание выделили в отдельную организацию хозрасчетное объединение «общепит». В ГОРПО стали заниматься розничной торговлей, заготовительной деятельностью.

Грязовецкое городское потребительское общество сегодня - это сеть магазинов по продаже продовольственных и промышленных товаров в городе Грязовце и на селе. В настоящее время это 28 магазинов, из которых 8 промышленных магазинов, 20 продовольственных, 9 из них находиться в сельской местности, 19 в городе, продовольственный склад, овощехранилище, транспортный парк.

Постоянное совершенствование торгового обслуживания дает возможность поддерживать авторитет и востребованность торговых предприятий ГОРПО среди населения.

За 50 лет деятельности Грязовецкого городского общества сформировался трудоспособный коллектив профессиональных работников торговли. В настоящее время вместе с филиалом ГОРПО «Универмаг» коллектив насчитывает 221 человек, в т.ч. молодежи 109 человек. Специалисты, продавцы, водители, обслуживающий персонал все свои знания, опыт вкладывают в торговое обслуживание населения.

Экономические показатели деятельности предприятия.

Товарооборот за последние три года (2008-2010гг.) увеличился на 35,5%.

2008г.- 199563 тыс. руб.

2009г.- 249849 тыс. руб.

2010г.- 270740 тыс. руб.

Доля ГОРПО в общем объеме товарооборота Грязовецкого района увеличивается с каждым годом, о чем свидетельствуют данные таблицы 1.

Доля горпо в общем объеме товарооборота в 2008- 2010гг.

Таблица 1

Многолетняя деятельность потребительского общества сформировала трудоспособный, грамотный и сплоченный коллектив. Среднесписочная численность сотрудников горпо на 1 января 2005 года составляет 122 человека, в том числе продавцов – 75 человек. Среднемесячная заработная плата работников торговли составила –12700 рублей. ГОРПО не имеет задолженности по оплате труда работником и уплате налогов в бюджеты разных уровней.

Основным источником формирования собственных средств предприятия является уставный капитал. Величина уставного капитала горпо формируется за счет паевых взносов членов-пайщиков. Численность пайщиков на 1 января 2010 года 367 человек, паевой фонд составляет
87 тыс. рублей. Ежегодно членам-пайщикам выплачиваются кооперативные выплаты (дивиденды) по результатам деятельности организации.

Валовый доход формируется за счет торговой наценки, которая является неотъемлемой частью цены товара, и в последнее время  этот качественный показатель имеет место к снижению, о чем свидетельствуют данные таблицы 2.

Величина торговой наценки в 2008-2010 гг.

Таблица 2

Это еще раз подтверждает то, что в Грязовецком ГОРПО делается все для повышения конкурентоспособности товара, в результате снижения торговой наценки на реализованные товарно-материальные ценности.

В тоже время растут расходы на продажу, они составили за 2009 год – 43287 тыс. рублей.

Чистая прибыль за 2008 - 2010 гг. по Грязовецкому ГОРПО составила:

2008г.- 2200 тыс. руб.

2009г.- 1829 тыс. руб.

2010г.- 1919 тыс. руб.

        Одним из главных направлений деятельности  Совета и Правления ГОРПО являются решения вопросов:

-               ценообразование;

-               сохранность кооперативной собственности;

-               содержание основных фондов;

-               финансовое состояние предприятия.

Таким образом организации потребительской кооперации, включая и Грязовецкое ГОРПО, в первую очередь думают о потребностях покупателей, и лишь во вторую – о финансовых результатах. Кооперативная торговля хозяйствующего субъекта нацелена не на получение максимальной прибыли – в этом случае в Грязовецком ГОРПО остались бы только высокорентабельные магазины, а не стабильное торговое обслуживание всех жителей села, независимо от места их проживания.

2.2 Организационная структура и структура управления Грязовецким потребительским обществом.

В теории управления организационная структура определяется как абстрактная структура, характеризующаяся тремя такими параметрами: степень сложности, степень формализации и степень централизации. Под сложностью понимается то, как много отличительных признаков имеет организация. Чем глубже разделение труда, чем больше вертикальных уровней в иерархии управления, чем больше структурных подразделений, тем сложнее координировать деятельность людей в организации. Объем разработанных правил и процедур, руководствуясь которыми организация направляет поведение своих сотрудников, и представляет собой формализацию. Чем больше правил и регуляторов, определяющих то, что можно и что запрещено делать работникам организации, тем более формализованной является структура организации.

Централизация определяет место, где сосредоточено право принятия решений. Если все решения (или их большинство) принимаются высшими руководителями, тогда организация является централизованной. Децентрализация означает, что право принятия решений передается с высших уровней на низшие.