Документация системы менеджмента качества и методика ее составления

 

     Политика  и цели в области качества должны быть задокументированы в виде самостоятельного документа или включены в руководство по качеству. Политика в области качества – это основополагающие положения, которым должны быть подчинены все остальные документы в области качества.

     Каждая  организация должна разработать  свое руководство по качеству. Настоящий технический отчет допускает независимо от типа организации гибкость в определении структуры, формата, содержания или метода документирования системы менеджмента качества[1, c. 55].

     Руководство по качеству должно содержать область  применения системы менеджмента качества, детальное обоснование любого исключения, документированные процедуры или ссылки на них, а также описание процессов, охватываемых системой менеджмента качества, и их взаимодействия.

     В руководство по качеству следует  включить информацию об организации, в том числе ее название, адрес, данные для связи. Может быть приведена дополнительная информация, например, направление деятельности, историческая справка, сведения о размере организации.

     Название  и/или область применения руководства  по качеству должны указывать, какая организация будет его применять. В руководстве должна быть сделана ссылка на стандарт, на основе которого разрабатывается система менеджмента качества. 

1.2. Методические основы разработки документации СМК. 

     На предприятии управление качеством целесообразно базировать на целях, политике в области качества, требованиях спецификаций, процедурах управления процессами, РД, планах качества, НТД, НМД, в том числе технических регламентах, и другой документации по качеству. Этот комплекс документации при системном управлении качеством должен регламентировать взаимосвязь, взаимодействие и согласование всех элементов и подсистем, учитывать особенности и специфику предприятия и определенного вида продукции, а также охватывать вопросы, связанные с достижением целей системы управления качеством на основе принципов управления на всех стадиях жизненного цикла продукции (услуг) и уровнях управления.

     Процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработанной специально для этого документированной процедуры. Такая процедура должна предусматривать:

• проверку используемых документов на соответствие их оригиналам;

•анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обеспечение идентификации изменений, Быстрыйа пересмотра и хранения документов;

• порядок переутверждения документов;

•порядок обеспечения документами и проверки применения их

на рабочих местах;

• идентификацию и управление внешними документами;

•порядок предотвращения применения морально устаревших и управления утратившими силу документами.

     Методической основой создания этого документационного комплекса объективно являются регламентация (стандартизация, унификация) и планирование, отражающие особенности рыночной концепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требованиями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важно, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, т.е. без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦП К служат базой конкретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение достижения этих целей. [5, 276]

     Значение документации в современном представлении управления качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребителями качества. Она во многом обеспечивает соответствие:

     • состава и подготовки персонала;

     • идентификации и прослеживаемости;

     • фактических результатов и процессов;

     • эффективности и функционирования всей системы управления качеством;

     К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

     • целенаправленность и соответствие целям и политике предприятия;

     • комплексность, включая наличие положений по взаимодействию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внешней среды (потребителями, поставщиками и т.п.).

     • логическая последовательность и четкость изложения информации;

     • краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

     • достоверность и убедительность аргументации;

     • информационная выразительность;

     • функциональность (например, скорость обработки);

     • достаточность и обоснованность;

     • малый объем;

     • минимизация потребности в ресурсах;

     • малоизменчивость (стабильность);

     • своевременность;

     • доступность и понятность для восприятия;

     • разборчивость;

     • возможность пересмотра и восстанавливаемости;

     • простота в использовании;

     • качественная содержательность;

     • соответствие современному и перспективному менеджменту

     знаний;

     • возможность сравнения с лучшими видами документации.

     Документ понимается как информация и соответствующий носитель (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001), т.е., по существу, это результат отображения на материальном объекте — носителе (например, бумажном, магнитном, электронном, оптическом компьютерном диске, фотографическом или комбинированном носителе) информации о предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. При этом совокупность методов и процессов создания документа называют документированием. Оно, как правило, включает подготовку, составление, согласование, оформление и изготовление документа.

           Учитывая перечень основной документации перечислим требования к составлению документов СМК.

     Политика  в области качества должна при составлении:

1) соответствовать целям организации;

2) включать обязательства по удовлетворению предъявляемых требований и постоянному улучшению;

3) создавать базу для установления и анализа целей в области качества;

4) быть доведена до необходимых уровней организационной структуры организации и понимаема на всех этих уровнях;

5) анализировалась  с целью постоянного поддержания ее пригодности.

     Таким образом, документ политики в области  качества должен содержать общие намерения, направления и цели в области качества. В нем также должна быть документированы или отражены обязательства высшего руководства в области качества.

Заявление о  политике в области качества может  быть, как кратким, так и длинным. Оно может состоять из нескольких предложений, а может занимать несколько страниц. Основное требование к заявлению о политике в области качества - это соответствие всем требованиям стандарта и придание ей высокой значимости для всех работников.

     Не  существует единых правил о том, как  составлять Руководство по качеству.

     В основе структуры Руководства по качеству могут лежать пункты или  подпункты соответствующего стандарта  систем качества или иного руководящего документа. Следует особо отметить, что ИСО 9001 не требует выполнения ссылок на пункты стандарта или использования названия пунктов. Например, нет необходимости выводить на титульный лист слова «политика в области качества»; ее можно назвать, к примеру, «заявление о целях». Также необязательно называть «Руководство по качеству» именно таким образом. Его можно назвать любым образом, например, «Наша книга» или «Руководство по управлению». Если оно отвечает требованиям стандарта, название, заголовки или подзаголовки не имеют значения.

     При другом подходе можно организовать структуру Руководства таким  образом, чтобы она отражала характер организации.

     Руководство по качеству может:

     • быть простым сборником документированных  процедур системы качества и прочих необходимых документов;

     • быть разделом или объединением документов системы качества, если существует не только одно руководство;

     • являться серией документированных  процедур для специального применения;

     • включать в себя более одного документа  или уровня;

     • иметь единую суть со специальными приложениями;

     • являться отдельным документом;

     Типовое руководство по качеству

     Руководство по качеству должно включать:

     a) область распространения системы  руководства качеством с указанием подробного обоснования любых исключений;

     b) документированные процедуры или  ссылки на них;

     с) описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества.

     И вновь, кроме официальной информации, необходимой для осуществления управления, Руководство по качеству содержит следующее:

     1. Заявление о политике в области  качества

     2. Введение, охватывающее:

     a) Цели.

     b) Область применения системы качества, указывающую на:

     • руководящий стандарт системы качества; [10, 11]

     • средства, персонал и продукцию, попадающие под область применения системы.

     c) представление компании, включающее:

     • историю

     • мощность производства

     • продукцию

     • основные достижения

     3. Утверждение, поправки и рассылку.

     4. Толкование терминов.

     5. Обзор системы качества и ее  структуры

     6. Приложения.

     В документированной процедуре содержится ответ на все шесть вопросов, определяющих, как выполнять действие. Это:

     • что выполняется? (какой вид работ необходимо выполнить)

     • зачем? - каков результат на выходе? (определяется целесообразность затрачиваемого времени и средств в выполнении работы)

     • кто выполняет действие? (т.е. определяется полномочия);

     • где? (свидетельствует о месте выполнения работы);

     • когда? (свидетельствует о времени выполнения);

     • каким образом? (с помощью чего выполняется и по какой методике)

     Рабочие инструкции, как правило, рассматриваются  как процедуры более низкого уровня. Они могут рассматривать отдельно взятое действие или вид деятельности с тем, чтобы более подробно разъяснить их. Рабочие инструкции могут быть выполнены в любой форме, например, в виде схем, письменных инструкций, схем, чертежей, фотографий или иных иллюстраций, образцов, таблиц, графиков и т.п.

     Следует помнить, что рабочие инструкции обычно адресованы служащим низшего уровня организации. Поэтому следует всесторонне учесть фактор пользователя и подготовить инструкции в более доступном и простом виде, чем процедуры.

     Планы по качеству являются организационными документами, которые определяют конкретные процедуры, которые необходимо выполнить для достижения целей по управлению качеством, ресурсы, выделяемые для их реализации, ответственных исполнителей, а также сроки выполнения запланированных мер по процессам, контрактам.