Автоматизация обработки банковской информации и возможности ее использования в финансово-кредитной системе

Основная тенденция — снижение уровня операционных расходов. И здесь на передний план выходят технологии виртуализации и облачных вычислений[21].

Впрочем, важности всестороннего анализа и сегментирования клиентов и, как следствие, развития CRM и аналитических систем никто не отрицает.

ИТ-проекты в российских банках,

завершенные  в 2011 году

Таблица 3

Банк	Проект	Направление автоматизации
ВТБ	Внедрение системы мониторинга передачи конфиденциальной информации (DLP)	Защита от внутренних угроз и внутренних утечек
Транскапиталбанк	Повышение эффективности документооборота на базе DocsVision	Управление документами
КИТ Финанс	Внедрение электронного документооборота на базе DocsVision	Управление документами
ХКФ-Банк	Внедрение электронного документооборота на базе DocsVision	Управление документами
ВТБ 24	Автоматизация работы архива банка на базе DocsVision и UltraViews	Управление документами
«БНП Париба»	Внедрение электронного документооборота на базе DocsVision	Управление документами
Сбербанк	Внедрение системы управления взаимоотношениями с корпоративными клиентами на основе Oracle Siebel CRM	Управление продажами
Сбербанк	Аудит моделей группы процессов	Планирование и стратегическое управление
Сургутнефтегазбанк	Внедрение системы финансового анализа на основе Oracle Financial Services Applications	Управление финансами и экономикой

 

 

Если же изучить, какие именно IT-проекты реализуются в российских банках, то картина получится любопытная. Большая часть кредитных учреждений, реализующих новые проекты в 2011 году (см. таблицу 3), заняты автоматизацией своего документооборота. Отечественные банки планируют вовсе избавиться от бумажной документации.[24]

Банковские структуры одними из первых начали внедрять у себя системы электронного документооборота. И это неудивительно. Ведь по сравнению с другими организациями в банках, как правило, значительно больший объем документооборота: организационно-распорядительной и платежной документации, официальной переписки и т.д. С одной стороны, это связано со спецификой банковской деятельности, которая чрезвычайно регламентирована и требует обработки больших объемов входящей и исходящей корреспонденции. С другой стороны, на кредитные организации направлено бдительное око регулятора, который в обязательном порядке требует официальных подтверждений того или иного аспекта деятельности. Это, в свою очередь, вынуждает банки официально документировать в виде приказов, внутренних документов то, что в иных организациях могло бы вполне эффективно существовать в качестве сообщения электронной почты, отмечает Михаил Ковалев, начальник управления предоставления и обслуживания кредитов Флексинвест Банка. Кроме того, существует необходимость со стороны клиентов - юридических лиц, а в последнее время и все большего количества физических лиц, осуществлять взаимодействие с банком дистанционно: по Интернету, системам «клиент-банк».

В случае если банк имеет территориально распределенную структуру, проблема обмена документами между подразделениями и документооборота в целом становится особенно актуальной.

СЭД необходима банкам для решения ряда важных задач. Во-первых, это организация единой автоматизированной централизованной регистрации и хранения входящей, исходящей, внутренней организационно-распорядительной и иной документации, в том числе в удаленных офисах. Во-вторых, обеспечение однократной регистрации документов в организации по единым правилам, установленным для всех офисов. В-третьих, автоматизация и ускорение процесса оперативной доставки документов получателям в структурных подразделениях, а также автоматизация процесса отслеживания и контроля соблюдения сроков согласования и исполнения документов. Далее, это создание единой корпоративной базы нормативных и распорядительных документов с разграничением прав доступа к ним между пользователями (при этом в базе хранятся как данные документа, так и его сканированный образ). Наконец, организация информационно-справочной работы по документам и оперативного их поиска, а также автоматизация учета архивного фонда документов.

С одной стороны, банковские сотрудники обладают значительными компетенциями как пользователи, и знакомство с новым ИТ-решением проходит быстро. С другой стороны, бывает, что излишняя «технологичность» банков даже мешает новым внедрениям, когда процесс интеграции новой системы в текущую ИТ-инфраструктуру становится сравним по сложности с самим прикладным решением. «По сравнению с госорганами или предприятиями производственного сектора, где электронная форма документов не так сильно распространена, при внедрении СЭД в банках встает вопрос конвертации исторических данных не из бумаги в электронный вид, а их перевод из одной электронной формы в другую.

Нужно подчеркнуть, что в силу специфики информации, которой обладают банки, особо остро при эксплуатации СЭД стоит вопрос обеспечения информационной безопасности и защиты данных, особенно персональных.

 

 

3.2 Направления  дальнейшего развития автоматизации бизнес-процессов в ЗАО «ЮниКредитБанк»

 

В настоящее время в Банке эффективно эксплуатируется функциональность по ведению электронного архива документов в рамках процесса обработки платежей. Данная функциональность включена в единый бизнес процесс по обработке платежей.

В рамках развития автоматизации бизнес-процессов в банке поставлена задача создания и ведения электронного архива всех типов документов, сформированных на различных этапах кредитного процесса Банка.

Для реализации данной функциональности необходимо обеспечить выполнение следующих бизнес-требований:

- создание централизованного электронного архива кредитной документации,

- автоматизация работы с документами, хранящимися в архиве,

- обеспечение единого места хранения сведений об архивных документах,

- оперативное обращение к документам в электронном виде, поиск и использование в работе бизнес-пользователей и смежных систем Банка,

- автоматизация выдачи архивных документов и контроль возврата документов в архив.

Текущая архитектура потоков данных в рамках бизнес-процессов по обработке кредитной документации, закладных и мемориальных ордеров подразделяется на следующие логические блоки:

- обработка кредитной заявки (Application),

- обработка кредитного соглашения (Agreement),

- обработка дополнительных соглашений по кредиту (Additional Agreement),

- обработка закладных и мемориальных ордеров по ипотечным кредитам (Mortgage Deed).

Данная архитектура влечет за собой большой объем ручной работы сотрудников банка при обработке и архивировании кредитной документации, что связано с существенными рисками корректного учета электронных версий документов и их оригиналов на различных этапах кредитного процесса, процесса обработки ценных бумаг и архивного процесса.

Отсутствие единого электронного архива документов приводит к необходимости дублирования хранения их электронных копий в различных ресурсах Банка (ПС Siebel, ПС JetDocer, Server Folders, Company Media, Lotus Notes).

На первом этапе планируется реализовать автоматизацию для следующих типов кредитных продуктов Банка:

- автокредит,

- потребительский кредит,

- кредитная карта.

В рамках задачи ведения электронного архива документов, сформированных на различных этапах процесса обработки операций с закладными и мемориальными ордерами по ипотечным кредитам, необходимо обеспечить автоматизацию документооборота с данным видом ценных бумаг.

На втором этапе планируется реализовать автоматизацию  для следующих типов ценных бумаг Банка:

- закладные и мемориальные ордера по ипотечным кредитам.

На Рис.5 наглядно представлена планируемая реализация автоматизации обработки информации по типам кредитных продуктов Банка.

Рис.9 Направления развития автоматизации бизнес-процессов ЗАО «ЮниКредитБанк»

 

3.3. Развитие компетенций персонала банка для работы в условиях применения современных  информационных технологий

Когда речь идет о внедрении автоматизированных систем, нельзя забывать и о психологическом аспекте. Нет сомнений, что все изменения, особенно такие масштабные, всегда сопровождаются сопротивлением со стороны персонала, поскольку меняются привычные для всех способы выполнения работ. Также создается дополнительная нагрузка на сотрудников, задействованных в документообороте и делопроизводстве, поскольку сначала необходимо изучить и освоить новые технологии. Поэтому очень важно после введения системы в коммерческую эксплуатацию провести консультации сотрудников банка по работе в системе непосредственно по факту возникновения у них вопросов.

На рынке существует точка зрения, согласно которой перейти к электронным документам нельзя, если на то нет доброй воли сотрудников или жесткого указания руководителя банка. По мнению экспертов, более значимым все-таки является второй фактор. Если руководство жестко не введет автоматизированную систему и не пресечет использование прежних методов работы, то сотрудники будут продолжать работать «по старинке» и компания не достигнет желаемого результата. Кроме того, даже если какое-то подразделение и проявит инициативу по переходу на электронный документооборот, то это лишь усложнит его взаимодействие с прочими подразделениями, не поддерживающими такую инициативу. Поэтому успех внедрения автоматизированных систем полностью в руках руководителя.

Также важным фактором является личность руководителя проекта по внедрению автоматизированных систем, так как от его умения разрешать появляющиеся в ходе проекта проблемы во многом зависит, будет ли проект успешным.

Всегда присутствует естественное для людей желание «не трогать то, что работает», особенно когда речь идет о сложившихся вековых традициях. Поскольку особенность электронного документооборота заключается в том, что она ориентирована на массовую работу в рамках организации, а не на какую-то специфическую предметную область, то перейти к электронным документам невозможно без поддержки ключевых пользователей и высшего руководства.

Чем больше будет степень понимания того, что электронный документооборот - это мощный помощник в оптимизации процессов, что это инфраструктурная система, сфера применения которой очень широка, тем большее развитие получат системы.

Основными способами решения проблемы адаптации  являются обучение и мотивация персонала.

Обучение сотрудников — необходимое условие успешной работы персонала и обязательный этап автоматизации компании.

Особенно важно своевременное обучение персонала при внедрении системы в крупных банках, когда предполагается работа в системе 100 и более пользователей. Понятно, что чем больше необученных пользователей начинают одновременно работать с новой информационной системой, тем больше ошибок они допускают, что причиняет немалые убытки банку и отрицательно сказывается на качестве обслуживания и взаимоотношениях с клиентами.

На практике, при внедрении автоматизированной системы происходит обучение новой парадигме работы, которая включает все новое:

• взаимодействия;
• взаимоотношения;
• рабочие инструменты;
• обязанности.

Как легко понять, это и есть основные предметы обучения.

Конечно, проблемы обучения гораздо шире, чем простое знакомство с некоторыми теоретическими принципами экономики и реализацией их в конкретной программе. Процесс обучения включает несколько этапов.

• Знакомство, формирование ритуалов.
• Анкетирование.
• Снятие фобий (страхов).
• Создание мотиваций.
• Определение групп.
• Формирование программ.
• Проведение курсов обучения.
• Подведение итогов.

Вкратце остановимся на каждом из вышеперечисленных этапов.

Знакомство. Общая нервозность среди персонала, связанная с объявлением о внедрении новой информационной системы характерна для начальной фазы этого процесса, в конце концов должна перейти в интерес как к самой системе, так и к специалистам, внедряющим ее. Конечно, надо сохранять дистанцию между теми, кто обучает, и обучаемыми, но не нужно слишком усердствовать в этом. Понятно, что при знакомстве нежелательно переходить к взаимоотношениям типа "пациент-врач". Ощущение сопричастности к процессу внедрения - вот что необходимо внушить персоналу при первом знакомстве. Здесь могут помочь новые формы работы, возникающие в процессе обучения. Разумные ограничения, различные ритуалы и правильно выбранный регламент занятий должны создать некую особую атмосферу обучения, отличную от обыденной