Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности (на примере ООО «Липки ойл»)

На субсчете 62-2 учитываются расчеты с покупателями и заказчиками при на­личии длительных хозяйственных связей с ними, если такие расчеты носят посто­янный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу, в частности расчеты плановыми платежами.

По мере отгрузки продукции и оказания услуг к оплате предъявляются расчет­ные документы, в которых величина выручки от их реализации (по договорной цене с налогом на добавленную стоимость) отражается:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка».

Погашение задолженности покупателями и заказчиками (оплата расчетно-платежных документов) отражается:

Д-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 50 «Касса»

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Одновременно списывается продукция, товары, работы, услуги по фактической себестоимости:

Д-т 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж»

К-т 43 «Готовая продукция».

По дебету счета 62 отражается продажная стоимость продукции (работ, услуг), заявленная в расчетных документах, — в корреспонденции с кредитом счетов 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы».

По кредиту счета 62 отражаются суммы фактически поступивших платежей, зачет полученных авансов и проч. — в корреспонденции со счетами учета денежных средств и расчетов. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупа­телям (заказчикам) счету, а в случае расчетов плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. Данные аналитического учета должны обеспечивать информацией о дебиторской задолженности, сроки оплаты которой не наступили; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; вексе­лям, срок поступления по которым денежных средств не наступил; векселям дис­контированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок, а также по товарам на ответственном хранении у клиентов ввиду отказа от платежа (неакцепта).

Договором между поставщиком (подрядчиком) и покупателем может преду­сматриваться условие оплаты продукции и работ по частичной готовности. В отличие от предоплаты при авансовых платежах нет необходимости оформлять расчетные документы. В бухгалтерском учете организации-покупателя суммы выданных авансов, а также оплаты по частичной готовности учитываются в составе дебитор­ской задолженности по авансам выданным.

При отгрузке ценностей, приемке работ, потреблении услуг покупатель (заказ­чик) получает от поставщика расчетные документы на полную стоимость ценно­стей (работ, услуг). По данному факту в бухгалтерском учете покупателя начисляется кредиторская задолженность перед поставщиком в сумме, указанной в расчет­ных документах. Составляется бухгалтерская запись:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Одновременно производится зачет выданных авансов, т.е. погашается дебитор­ская задолженность по авансам выданным, и на эту же сумму уменьшается задол­женность перед поставщиком. Выданные авансы учитываются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Делается проводка:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет 60-4 «Авансы вы­данные».

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» рекомендуем открыть следующие субсчета:

      60-1 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности в рублях»;

      60-2 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности в валюте»;

      60-3 «Расчеты по векселям выданным»;

      62-4 «Расчеты по авансам выданным» и др.

Расчеты плановыми платежами учитываются на счете 62, субсчет 62-2.

По дебету счета 62, субсчет 62-2, отражается стоимость продукции (товаров, ус­луг), на которую организация предъявила покупателям (заказчикам) расчетные до­кументы — в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи».

По кредиту счета 62, субсчет 62-2 отражаются суммы поступивших плановых платежей — в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств.

При расчетах плановыми платежами аналитический учет по счету 62 ведется по каждому покупателю и заказчику.

Подведение итогов по расчетам плановыми платежами производится в конце отчетного месяца сравнением оборотов по дебету и оборотов по кредиту субсчета 62-2 в разрезе каждого покупателя и заказчика. Превышение оборота по дебету показывает сумму не погашенной плановыми платежами дебиторской задолжен­ности за контрагентом. Превышение оборота по кредиту показывает превышение суммы поступивших плановых платежей над суммой, указанной в расчетных до­кументах покупателю (заказчику). На отчетную дату определяется разверну­тое сальдо по субсчету 62-2. Дебетовая часть развернутого сальдо показывает сумму дебиторской задолженности за одними покупателями, кредитовая часть развернутого сальдо — сумму кредиторской задолженности перед другими поку­пателями.

Договором между поставщиком (подрядчиком) и покупателем (заказчиком) может предусматриваться условие предоплаты под поставку материальных ценно­стей, выполнение работ и оказание услуг. Во исполнение договора поставщик выписывает и направляет покупателю расчетные документы по предстоящей поставке (работам, услугам). Организация-покупатель оплачивает поступившие расчетные документы, поставщик получает подтверждение оплаты и производит отгрузку ценностей, выполнение работ, оказание услуг.

В бухгалтерском учете покупателя суммы перечисленной предоплаты учитываются в составе дебиторской задолженности за поставщиками и подрядчиками, оплаченные ценности до их поступления в организацию считаются материалами пути. Дебиторская задолженность по предоплате погашается при приемке соответствующих ценностей и работ, получении услуг.

Дебиторская задолженность за поставщиками и подрядчиками по предоплате начисляется проводкой по дебету счета 60 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. С точки зрения финансовой дисциплины представляется чрезвычайно важным вести постоянное наблюдение за поступающими и перечис­ляемыми авансами, своевременно погашать эти суммы, не допускать «зависания» их в балансе. Значение информации о полученных и выданных авансах для бухгал­терской отчетности чрезвычайно велико. Она представляет ценность для анализа платежеспособности организации и ликвидности ее баланса.

Погашение задолженности по предоплате при принятии на учет поступивших ценностей (приемке работ) отражается по дебету счетов учета ценностей и затрат и кредиту счета 62.

Ко второй группе относится задолженность прочим дебиторам.

Рассмотрим наиболее распространенные виды кредиторской задолженности второй группы.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командиро­вочные, представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных пар­тий, уполномоченных предприятий, отдельных подразделений хозяйственных орга­низаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и нахо­дящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяе­мые руководителями организаций.

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту по­лучения данными лицами авансовых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача на­личных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

      цель командировки;

      кто направляется в командировку;

      место командировки;

      срок командировки;

      какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

      условия командировки за пределы России;

      порядок оформления командировки;

      порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообло­жения.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвраще­ния из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходо­ванных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет и оправдательные документы в установлен­ный срок и не возвратило в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгал­терская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица в погашение начисленной за ним дебиторской задолженности.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные рас­ходы, а также на служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 отражаются суммы денежных средств, выданных работни­кам под отчет (данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за ра­ботником) или в счет компенсации произведенных расходов — в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

С кредита 71 счета списываются:

      израсходованные суммы согласно отчету работника — в корреспонденции с дебетом счетов учета ценностей и затрат, в зависимости от направления рас­ходования средств. Данной проводкой погашается (частично) дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

      возвращенные в кассу остатки подотчетных сумм, не израсходованные работ­ником, — в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». Данной проводкой погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

      суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки и подлежащие взысканию, — в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 имеет развернутое сальдо. Дебетовая часть отражает сумму дебитор­ской задолженности за одними подотчетными лицами, кредитовая часть сальдо от­ражает суммы не возмещенного другим лицам перерасхода (кредиторская задол­женность). Данные задолженности не могут быть взаимно погашены, так как отно­сятся к разным лицам.

Претензионные взаимоотношения с контрагентами

В процессе приобретения (заготовления) товарно-материальных ценностей и взаимодействия с контрагентами организация может выявить следующие наруше­ния договорных условий:

      несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, обнаруженные при проверке расчетных документов;

      недостачу сверх норм естественной убыли, другие нарушения условий дого­вора об ассортименте, упаковке и проч., обнаруженные при приемке посту­пивших ценностей;

      несоответствие качества поступивших ценностей стандартам, техническим условиям, заказу, обнаруженное в процессе приемки, хранения, производства и эксплуатации.

В этих случаях организация предъявляет претензии своим контрагентам, тре­буя передать недостающее количество товара, заменить либо исправить некачест­венный товар, доукомплектовать, вернуть уплаченные ранее суммы. Если выявлен­ные недостачи и потери сверх норм естественной убыли, которые произошли по вине транспортной организации, то предъявляется претензия к транспортной орга­низации на сумму сверхнормативных потерь. Организация может предъявить пре­тензии поставщикам и подрядчикам за брак и простои, возникшие по их вине, за несоблюдение договорных обязательств и потребовать уплаты штрафов, пеней, не­устоек.

Составленная в письменной форме претензия вместе с подтверждающими до­кументами направляется контрагенту. Ответ о рассмотрении претензии, составлен­ный в письменной форме, может содержать согласие на полное или частичное удовлетворение претензии либо полный или частичный отказ.

В случае предъявления претензий за брак и простои, возникшие по вине по­ставщиков, за несоблюдение договорных обязательств с требованием к уплате штрафов, пеней, неустоек, дебиторская задолженность по претензиям начисляется только в случае признания претензии плательщиком либо присуждения к уплате арбитражным судом.

Дебиторская задолженность, начисляемая при расчетах по претензиям, учитывается на субсчете 2 «Расчеты по претензиям», открываемому к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

По дебету счета 76-2 отражаются суммы предъявленных претензий:

      по поставщикам и подрядчикам, транспортным организациям — по выявлен­ным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствиям цен и тарифов обусловленным договорами или предусмотренным в прейскуран­тах, а также по выявленным арифметическим ошибкам. Если перечисленные факты были обнаружены до оприходования соответствующих ценностей и затрат, то корреспондирующими является кредит счета 60 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками». Если нарушения договорных условий были выявлены после оприходования соответствующих товарно-материальных ценностей или работ, то сумма предъявленной претензии отражается в кор­респонденции со счетами учета соответствующих ценностей и затрат;