Негізгі құралдар

Ақшалай құжаттар ақшалай қаражаттың қозғалысын көрсетеді. Олардың көмегімен кассалық және банк әрекеттері есептелінеді. Мысалы, чектер, банк көшірмелері, кассалық кіріс және шығыс ордерлері, ақшаны қабылдау түбіртегі, пошта және вексель маркалары, қарыздар, облигациялар, жинақ сертификаттары және т.б.

Есеп айырысу құжаттары кәсіпорынның заңды және жеке тұлғалармен есеп айырысуын көрсетеді. Мысалы, төлем тапсырмасы, есеп – төлем ведомостары және т.б.

Әрекеттерді бейнелеу әдісі  бойынша құжаттар бір реттік және жинақтау құжаттары болып бөлінеді.

Бір реттік құжаттар бір рет жеке әрекетті немесе бір уақытта орындалатын бірнеше әрекеттерді бейнелеу үшін қолданылады. Рәсімделгеннен кейін бір реттік құжат бухгалтерияға түседі және бухгалтерлік есепте бейнелеу үшін негіз болып табылады. Мысалы, кассалық кіріс және шығыс ордерлері есеп айырысу – төлем ведомостары және т.б.

Жинақтау құжаттары бір текті қайталанатын әрекеттерді бейнелеу үшін белгілі бір кезеңге (апта, декада, ай) құрылады. Кезеңнің соңында есеп жазбалары үшін пайдаланылатын көрсеткіштер бойынша жиындары есептелінеді.

Жинақтау құжаттарының біріктірілген құжаттардың айырмашылығы біріктірілген құжаттар алғашқы құжаттардың негізінде толтырылады, олардың жиынтығы болып табылады, ал жинақтау құжаттары әрекеттердің жинақталуы жолымен біртіндеп құрылатын алғашқы құжат. Лимиттік – алу карталары, екі апталық не айлық нарядтар және т.б. жинақтау құжаттары болып табылады.

Толтырылған орны бойынша  құжаттар ішкі және сыртқы  болып  бөлінеді.

Ішкі құжаттар кәсіпорында ішкі әрекеттерді көрсету үшін жасалады. Мысалы, кассалық кіріс және шығыс ордерлері, актілер, нарядтар, есеп айырысу-төлем ведомостары және т.б.

Сыртқы құжаттар нақты кәсіпорыннан тыс, рәсімделген күйінде келіп түсетін құжаттар болып келеді. Мысалы, шотфактуралар, банк көшірмелері, тауарлы-көлік  ілеспе құжаттары және т.б.

Толтыру әдісі бойынша құжаттарды қолмен жасалған және есептік техниканың көмегімен жасалған құжаттарға жіктеуге болады.

Қолмен толтыру жолымен  құрылған құжаттар қолмен не жазба машинасымен толтырылады.

Есептік техниканың көмегімен  толтырылатын құжаттар автоматты түрде өндіріс әрекеттерінің орындалу сәтіндегі ақпаратты тіркеуге алады.

Есеп жазбаларының саны бойынша құжаттар бір жолдық және көп жолдық болып бөлінеді.

 Бір жолдық құжатта бір ғана позиция (материалдың бір түрі, бір өнім) болады.

 Көп жолдық құжатта бірнеше атаулар, позициялар көрсетіледі. Құжаттар нысаны бойынша бірегей және арнайы құжаттар болуы мүмкін.

Бірегей құжаттар – бұл халық шаруашылығының барлық салаларында пайдаланылатын құжаттар.

Арнайы құжаттар – бұл халық шаруашылығының жекелеген салаларында қолданылатын құжаттар. Оған атқарылған жұмыстарды қабылдау актісі, жолдама қағаздар және т.б. жатады.

Қайта шығарылуы бойынша  есептік құжаттар түп нұсқа, көшірме  және үзінді болып бөлінеді.

Түпнұсқа құжаттар – тиісті жолмен түпкілікті редакцияда ресімделген және қол қойылған құжаттар (оригиналдар).

Көшірмелер – құжаттың барлық деректемелерін қайта шығару.

Үзінді – құжат бөлімінің көшірмесі¹.

2. Құжаттар деректемелері

 

Әрбір бухгалтерлік құжат онда орындалған әрекеттер туралы керекті түсініктер алу үшін барлық қажетті мәліметтерден тұратындай етіп рәсімделуі керек. Құжаттың құрамдас бөлігі болып табылатын осы мәліметтер деректемелер деп аталады.

Уәкілетті орган және Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі нысандарын немесе оларға қойылатын талаптарды бекітпеген, қағазға түсірілген және электронды жеткізушілердегі бастапқы құжаттарды кәсіпкерлер мен ұйымдар дербес әзірлейді және оларда мынадай деректемелер міндетті түрде қамтылуға тиіс:

• құжаттың атауы (нысандар);
• жасалған күні, айы, жылы;
• өзінің атынан құжат жасалған ұйымның атауы немесе кәсіпкердің тегі және аты – жөні;
• операцияның немесе оқиғаның мазмұны;
• операцияның немесе оқиғаның өлшем бірліктері (сандық және құндық көрсеткіштермен берілген);
• операциялардың жасалуы (оқиғаның расталуы) және оны ресімдеудің дұрыстығы үшін жауапты адамдардың лауазымы, тегі, аты – жөні және қолы².

Осы деректемелердің  бірінің болмауы немесе дұрыс  көрсетілмеуі есеп мәліметтерінің алғашқы  көзі ретінде құжаттарды пайдалануды қиындатады ал кейбір жағдайда құжатты оның күшінен айырады.

Көрсетілген деректемелер шаруашылық әрекеттерің рәсімдейтін барлық бухгалтерлік құжаттар үшін ортақ болып табылады.

Құжаттардың деректемелері шаруашылық әрекеттердің сипатына байланысты болады. Әр түрлі әрекеттер үшін олар сан алуан болып келеді. Алайда көптеген құжаттарда кездесетін негізгі үлгі болады, оның ішінде олар ақпараттары қағаз және электронды түрдегі құжаттарда міндетті болып табылатын деректемелері бар.

Операцияның немесе оқиғаның сипатына, Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінің талаптарына және есепке алу ақпаратын өңдеу тәсіліне қарай бастапқы құжаттарға қосымша деректемелер енгізілуі мүмкін. Міндетті деректемелерден басқа құжаттарда қосымша деректемелер де орын алу мүмкін, олар әрекеттердің ерекшеліктеріне байланысты арнайы мәліметтерден тұрады. Мұндай қосымша деректемелерге, мысалы: құжат нөмірі, материалды босату лимитінің мөлшерін көрсету және т.б. жатады.

 

3. Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар

 

Бухгалтерлік құжаттардың  көшірмесін алуға және рәсімдеуге 1997 жылғы 31 желтоқсандағы Қазақстан  Республикасы Қаржы министрлігі  Бухгалтерлік есебі және аудит департаментінің  №455 бұйрығымен бекітілген №24 “Бухгалтерлік қызметті ұйымдастыру” бухгалтерлік есеп стандарты белгіленген арнайы талаптар қойылады.

        №24 бухгалтерлік есеп стандартында  әрекеттерді рәсімдеу сапасына  баса назар аударылады. Бұл талаптар  көбінесе мыналарға қатысты.

Ең алдымен құжат  бланкіде жасалуы қажет. Бланк болмаған жағдайда ғана құжатты таза қағаз парағына жасауға жол беріледі. Бухгалтерия алынатын және даярланатын құжаттар әдетте үш түрлі форматтағы қағазға жасалады

А3 – 297 * 420 мм

А4 – 210 * 297 мм

А5 – 148 * 210 мм³

Құжатты жазу жазба машинкасында немесе автоматтандырылған әдіспен, сиямен не химиялық қарындашпен жүргізіледі. Әсіресе ақша құжаттары үшін кассалық кіріс және шығыс ордерлері, төлем тапсырмалары және басқа да банк құжаттары. Бұл құжаттарда сомалар тек цифрмен ғана емес, жазбаша да қойылады.

Құжаттар арнайы нысанмен барлық қажетті деректемелерін міндетті түрде толтыру арқылы жасалады.

 Құжаттың мазмұнын  әрекеттерді дұрыс көрсету үшін  толық сәйкес болуы үшін тура  және анық жазу керек. 

Құжаттың мәтіні мен  сандарын оларды әр түрлі түсініп, талқыламау үшін анық және түсінікті етіп жазу керек.

 Құжатта оның түп  нұсқасына және дұрыстығына күмән  келтіретіндей тазалауға, сызуға  және басқа ақауларға жол беруге  болмайды.

Құжат бланкісіндегі  бос бағандар мен жолдарға басқа  жазбалар жазып қоймау үшін сызып  қою керек.

Ақшалай құжаттарда (чектерде, кассалық ордерлерде және т.б.) сомаларын тек сандармен ғана емес, сонымен қатар жазбаша сөздермен де көрсету керек.

Құжат тіркелетін әрекеттерді  рәсімдеуі және оған заңды күш  беретін қажетті барлық қолтаңбалармен рәсімделуі керек. Құжатқа қолтаңбасын қойған тұлғаның аты-жөні оқуға мүмкін болатындай анық болуы керек.

Әрбір қолтаңбаның алдында  оны қоюшы тұлғаның қызметі көрсетіледі.

Жоғарыда айтылғандардан мынадай жалпы құжаттарды құру ережелерін шығаруға болады.

Құжаттарды дұрыс құру үшін мыналар қажет болып табылады:

1. Құжатты бланкіде сиямен не химиялық қарындашпен не жазба машинасымен не электрондық әдіспен жазу керек (ал бланк болмаған жағдайда таза бет парағында);
2. Құжаттың белгіленген нысаны мен деректемелерін қатаң сақтау керек;
3. Құжаттың мазмұны тура және ашық жазу;
4. Құжаттың мәтіні мен санын анық және түсінікті жазу;
5. Құжат бланкісіндегі бос толтырылмаған жерлерін сызу;
6. Ақша құжаттарындағы сомаларды санмен және жазбаша жазу;
7. Қол қойған тұлғаның қызметін көрсете отырып, анық жазылған қолдармен құжатты қамтамасыз ету.

Құжаттарды уақытында, яғни әрекеттерді жүргізумен қатар  немесе оны орындап болғаннан кейін іле-шала құру қажет.

Кейбір құжаттар бірнеше  даналарда (көшірмелерімен) жасалады. Бұл автоматты түрде оған көшірме  қағазын салу арқылы бір мезгілде жүргізіледі.

Құжаттардың көшірмелері  әр түрлі мақсаттарда қолданылады. Мысалы, жіберілген өнімге жабдықтаушы есеп айырысудын, акцептік нысанында әр түрлі мекен-жайларға жіберу үшін шот-фактураларды бірнеше даналарда жазады.

Алғашқы құжаттарды электронды әдіспен құру кезінде субъект  осы құжаттардың көшірмелерін шаруашылық әрекеттерінің басқа да заңнамасына сәйкес бақылауды жүзеге асырушы органдарын сот прокуратуралардың талаптары бойынша көшірмелерін қағаз түрінде де дайындауы керек.

Құжаттарды құру кезінде  қателер жіберілуі мүмкін.

Құжаттардағы қателер  былай жөнделеді:

Жөндеуге жататын қате сөздер мен сандар сызылып тасталғанды оқуға мүмкін болатындай етіп ұқыпты түрде жіңішке сызықпен сызылады. Сызықтың үстінен дұрыс жазбасы жазылады. Осыдан санда не сомада бір ғана сан дұрыс болмаса, онда осы бір ғана санмен шектелмей, барлық сандарын жөндеу керек. Жасалған жөндеу туралы құжаттың бір бос жеріне астына не жолдарына құжатты толтырған тұлға жазба жазады.

Кассалық және банктік  бастапқы құжаттарға түзетулер енгізуге жол берілмейді. Қалған бастапқы құжаттарға түзетулер тиісті операцияларға қатысушылардың келісімімен ғана енгізілуі мүмкін, түзетулерді енгізген күн, ай, жыл көрсетіліп, құжатқа қол қойған тұлғалардың қолдарымен расталуға тиіс⁴.

Осы аталғандардан құжаттардағы қателерді жөндеудің ережелерін құруға болады.

Құжаттардағы қателерді жөндеу үшін қажетті талап: дұрыс емес жазба сызылып, оқуға мүмкін болатындай етіп ұқыпты түрде жіңішке сызумен сызылады, сызықтың үстінен дұрыс жазбасы жазылады және жасалған жөндеу туралы құжатта оған қолтаңбасын қойған тұлға бекітетін жазба жазады.

Жоғарыда аталып көрсетілгеніндей құжаттар тек есепте ғана емес, сонымен қатар субъектінің барлық шаруашылық қызметінде ерекше орын алады. Сондықтан құжаттардың сапасына қатысты, оның ішінде, оларды құру және рәсімдеудің уақыттылығы мен дұрыстылығына қатысты қатаң тәртіп бар.

Құжаттарды құру тәртібін бұзғаны үшін ең алдымен оған қолтаңбасын  қоюшы және құрушы тұлғалар жауап  береді. Тағы да басты жауапкершілікті  осы құжаттарды қабылдайтын, оларды жан-жақты тексеретін және олардың негізінде есеп жазбаларын жасайтын бухгалтерия аппараты атқарады.

Ерекше жауапкершілік  есептің басшысы ретінде бас бухгалтерге жүктеледі. Бас бухгалтер дұрыс емес құжаттар немесе қалай болса солай толтырылған және рәсімделген құжаттар үшін, оларды жоғалту мен бүлдіру, бекітілген тәртіпті бұза отырып материалдық құндылықтарды босатқаны үшін материалдық, тәртіптік және қылмыстық жауапкершілік атқарады.

Әрбір есеп қызметкері сонымен  бірге өзінің жұмыс учаскесінде  құжаттарды құру және рәсімдеу тәртібін бұзғаны үшін жауапкершілік атқарады.

1.4. Құжаттарды тексеру және бухгалтерлік өңдеу

 

Бухгалтерияға құжаттар субъектінің басшысы бекіткен кесте  бойынша қатаң бекітілген мерзімде келіп түседі. Бугалтерияға келіп түскен құжаттар үш әдіспен жүргізілетін міндетті тексеруге жатады.

• Құжаттар мәні бойынша тексеріледі, яғни құжатта көрсетілген әрекеттердің заңдылығы мен мақсаттылығы бекітіледі, осы әрекеттің құжатта көрсетілген көлемде болуы керек пе, жоқ па – осы анықталады. Мұндай жағдайда құжаттарды қарама-қарсы тексеру әдісін пайдаланады. Мысалы, өнім өндіруге құжаттарының және осы өнімдерді қабылдау құжаттарының салыстырылуы. Өнімді тиеу құжаттары мен осы өнімді қабылдап алуға сатып алушылардың түбіртектері және т.б.
• Құжаттарды формалды тексеру жүргізіледі (нысаны бойынша), яғни осы құжаттың бекітілген нысанды бланкілерде толтырылғандығын, барлық деректемелерінің толтырылу дұрыстығын, әрекеттерді орындауға және құжаттарды рәсімдеуге қатысатын лауазымды тұлғалардың қарастырылған қолтаңбалары бар екендігін тексереді.
• Құжаттарды арифметикалық тексеру, құжаттарда жүргізілген есептеулердің дұрыстылығы тексеріледі.

Егер тексеру кезінде  құжат дұрыс құрылмаса, онда жаңа құжатты қайта құру үшін оны құрушыға кері қайтарады.

Бухгалтерия тексерген  және қабылдаған құжаттар таксировка, топтастыру және контировкадан тұратын бухгалтериялық өңдеуге жатады. 

Құжаттар таксировкасы – бұл заттай көрсеткіштердің ақшалай түрде көрсетілуі және сомаларын есептеу.

Топтастыру – бұл құжаттардың атауы ғана емес, сонымен қатар олармен байланысты құжаттар бойынша құжаттарды таңдау. Ол біртекті құжаттар бойынша жалпы жиындарын шығаруға мүмкіндік береді, бұл топтастырылған мәліметтердің өңделуін жеңілдетіп, бір бухгалтерлік жазбамен жазба жүргізуге мүмкіндік береді.

Құжаттар контировкасы - құжаттарда ұсынылған шаруашылық әрекеттерінің дебеті мен кредиті бойынша жазылуға тиісті шоттарды анықтаумен түсіндіріледі (құжаттарда шоттар корреспонденцияларын қою).

Құжаттарды жазып болғаннан  кейін бухгалтерлік тіркегіштер  бойынша олардың “өтелді” деген  мөртабанның әрбір құжатқа қойылуымен өтелуі жүргізіледі. Ақша құжаттардан “алынды” және “төленді” мөртабандарымен өшіреді. Құжаттарды осылай өшіруді құжаттардың екінші рет пайдаланылуы жолымен қасақана әрекеттердің алдын алу үшін жүргізуге тура келеді.