Анализ изменения объема товарных запасов на примере компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лдт»

Таблица 5 – Результаты расчетов КР и КП, %

Как видно  из таблице 5, за отчетный период были распроданы не все запасы и при этом товар не всегда был на складе и предлагался к продаже, то есть был дефицит товара по группе А, так как КР - 64%, а КП - 35% и был избыток товара (группа Б, В), что является отрицательным моментом в работе по управлению запасами.

Одним из важнейших вопросов, решаемых отделом  закупок компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» - насколько должен быть заполнен склад фирмы, чтобы у товара не вышел срок годности, но при этом всегда был в наличии.

Что касается уровня заполняемости склада, то на практике эта величина колеблется в достаточно широком интервале (от 30 % до 70 %). Названную величину не следует превышать потому, что склады торговых организаций предназначены не только для хранения товаров. Здесь может осуществляться также комплектация заказов, отдельно храниться уже скомплектованные, но еще не реализованные заказы.

Оборудование  склада компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» включает в себя универсальные и специальные стеллажи, поддоны и контейнеры. Кроме того, весоизмерительное и фасовочное оборудование.

У каждого  из отделов в распоряжении свой склад, пополнение и планирование запасов которых возложено на начальников этих отделов.

С каждым годом план продаж значительно увеличивается, так, например, план 2008 года составлял 370 тыс.л., план 2009 года 650 тыс.л., 2010 – 750 тыс.л. Следовательно, оборот склада в 2011 году должен увеличиться более чем в два раза по сравнению с 2008 годом. Такое значительное увеличение требует взвешенного и продуманного подхода к заказу продукции на склад для того, чтобы с одной стороны не затоварить склад, а с другой – максимально сократить временные промежутки отсутствия продукции на складе.

В настоящее  время заказ материалов производится на основе файла, созданного в программе Microsoft Office Excel и называемого «Реестр Заявок». В данном файле в левой части экрана сверху вниз указывается весь перечень материалов, завозимых на склад согласно кодировке каждого продукта, в следующей колонке указывается количество продуктов в литрах, общее количество краски на складе суммируется и выводится внизу. В следующие несколько колонок заносится информация о заказанных продуктах и их количествах. Одна колонка равна одному заказу, который может состоять из нескольких контейнеров. Количество этих колонок зависит от количества заказов. Остальные колонки отражают заявки, в них заносится наименование клиента, дата размещения заявки, предварительная информация, такая как выписан ли счет, подтвержден ли заказ и поступила ли по этой заявке оплата. Данный файл обновляется раз в неделю, а так же при поступлении новых контейнеров на склад или массовых отгрузках, что может быть обусловлено задержкой в поступлении новой партии товара и накопившимися неотгруженными и срочными заявками. Обновление происходит путем добавления новой закладки, именем закладки является дата ее создания. Помимо этого, файл «Реестр заявок» полностью обновляется, т.е. создается заново, раз в квартал. Предыдущая версия файла перемещается в «Архив».

Заказ лакокрасочных  материалов производится на основе сопоставления  существующего количества на складе, ЛКМ, находящихся в пути с завода-изготовителя на склад компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» и суммы всех заявок по каждой позиции. В случае, если баланс остатка на складе отрицательный, то производится заказ данного материала.

Поставка  ЛКМ производится на основе контракта  между фабрикой компании «Интернешнл Пэйнт, Корея», расположенной в Южной Корее, и компанией «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед». Условия поставки, согласно Инкотермс-2000, CIF Vladivostok, т.е. фрахт до порта назначения, т.е. до г. Владивостока, страхование груза, все экспортные пошлины и портовые сборы в потру отгрузки оплачивает продавец. Срок исполнения заказа - 2 недели, еще одна неделя уходит на организацию отгрузки и оформления экспортных документов, три-пять дней уходит на доставку груза из Южной Кореи до г. Владивостока и три дня на таможенное оформление. В итоге от момента размещения заказа до поступления товара на склад проходит 25-30 дней. В случае, если таможенное оформление приходится на праздничные дни, то это дополнительно увеличивает срок доставки лакокрасочных материалов до склада в г. Владивостоке.

2.3 Анализ показателей, характеризующих эффективность использования товарных запасов

Эффективность использования запасов может быть оценена исходя из скорости их оборачиваемости. Для данной оценки используются показатели: период оборота и количество оборотов. Поскольку запасы учитываются по стоимости их приобретения, то для расчета коэффициента оборачиваемости запасов используется не выручка от продажи, а себестоимость реализованной продукции. Данный показатель исключает искажающее влияние на оборачиваемость отпускных цен и устанавливается формулой:

      (10)

где К_об(З) – коэффициент оборачиваемости запасов, раз;

С_п – полная себестоимость реализованных товаров (сумма всех затрат, вложенных в реализацию, включая коммерческие и управленческие расходы), руб.;

- средняя величина запасов.

Период  оборота характеризует количество дней, в течение которых оплачиваются счета и реализуются запасы, то есть показывает продолжительность цикла, в течение которого запасы превращаются в наличные денежные средства.

Период  оборота запасов определяется формулой:

      (11)

где Т_об(З) – период оборота запасов, дней;

С_п – полная себестоимость;

Д – длительность анализируемого периода.

Анализ  оборачиваемости запасов компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» представлен в таблице 6.

Т а б л и ц а 6 – Оборачиваемость запасов компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед»

Данные  расчеты говорят об ускорении  оборачиваемости запасов (по сравнению  с последующими периодами). Это позволило  предприятию высвободить часть запасов, а, следовательно, и денежные средства, которые были вложены ранее в эти запасы.

Хранятся  запасы организации компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» на складе, фирма имеет складские помещения, которые имеют удобные транспортные подъезды.

2.4 Выявление возможностей  и резервов нормализации товарных  запасов и повышения эффективности  их использования

Планирование  складских запасов в компании «Интернешнл Пэйнт (Ист Раша) Лимитед» в настоящее время производится больше на основе стихийного, чем системного подхода. На сегодняшний день в компании до сих пор не выработан системный подход к планированию складских запасов, основанный на оценке продаж предыдущих периодов, существующих и перспективных заявок. Тем не менее, ведется статистика проданных материалов, их количество и номенклатура, но данная информация используется для годовых отчетов, с целью определить какие материалы принесли наибольшую выгоду и какие материалы нужно продвигать в большей степени, а какие выводить из оборота. Т.е. анализа среднемесячных продаж по каждому материалу не производится.

Применяемый в настоящее время метод планирования складских запасов не может в полной мере «закрывать» потребности клиентов, т.к. на практике получается, что когда в балансе по каждой позиции появляется отрицательное значение, то заказывать новую партию ЛКМ уже поздно, т.к. срок поставки составляет 25-30 дней. Окрасочный период на открытом воздухе длится всего несколько месяцев, в нашем регионе он начинается с начала мая и заканчивается в октябре, т.е. составляет 5 месяцев, а в Сибири этот срок меньше на месяц. Как это всегда бывает, лакокрасочные материалы нужны еще «вчера», поэтому отсутствие необходимой номенклатуры на складе около месяца становится практически неприемлемым для клиента, что заставляет его искать аналогичный товар у конкурентов.

Особенно чувствительно отсутствие материалов на складе для клиентов и дистрибьюторов, расположенных в Восточной и Западной Сибири. Например, срок доставки до г. Иркутска и г. Красноярска составляет 10-15 дней, до г. Барнаул порядка 20-25 дней, до г. Омска – 15-20 дней в зависимости от транспорта. Т.е. в случае отсутствия нужной номенклатуры на складе и необходимости ее заказа для клиентов, расположенных в Сибири, срок поставки складывается из срока поставки лакокрасочных материалов до склада в г. Владивостоке и срока поставки до нужного города и составляет 40-55 дней. Как мы знаем, любое предприятие должно приносить прибыль и чтобы приносить прибыль, предприятие должно работать. Поэтому никакое предприятие не может простаивать 40-55 дней без работы в ожидании поступления лакокрасочных материалов. Результатом столь долгого ожидания становится в лучшем случае негативное отношение со стороны клиента, что значительно снижает вероятность того, что в случае, если у него будет самостоятельный выбор поставщика лакокрасочных материалов, то он выберет продукцию компании «Интернешнл Пэйнт». В худшем случае клиент просто отказывается от данной поставки и использует материалы конкурентов, которые значительно быстрее могут организовать доставку, благодаря чему клиент может начать работы с минимальной задержкой.

По приблизительным оценкам, объем лакокрасочной продукции, которая не была закуплена по причине длительной доставки составляет порядка 20 тыс. л. в год. При средней продажной цене литра краски 8,5 USD, потеря выручки составляет 170000 USD. Помимо этих прямых потерь, существуют еще и косвенные потери. Под косвенными потерями понимаются потери, которые образуются в виде недополученных заказов в связи с негативным отношением клиента к компании «Интернешнл Пэйнт» и создании в сознании клиента стереотипа о компании «Интернешнл Пэйнт» как поставщике, у которого постоянно нет нужного товара. Никто не хочет ждать, даже если это объясняется вполне объективными причинами.

Для того, чтобы удовлетворить заявку одного клиента иногда приходится делить уже оплаченные заявки других клиентов на части. Т.е., если компания «А» оплатила имеемую в наличии номенклатуру товара, в которую попадает товар срочно необходимый компании «Б» и такого товара на складе уже нет, то, по предварительной договоренности с первой, отгрузка товара ей производится частично. Другая часть товара отгружается компании «Б», опять же частично. Сразу оговариваются сроки допоставки исходя из сроков поступления дефицитного товара на склад. Данный метод является частным и не всегда может быть реализован по ряду объективных причин. Таких как компания «А» может отказаться дробить оплаченный ею товар в пользу другой компании даже не взирая на гарантии поставщика о допоставке в указанные сроки, т.к. ей может быть необходим весь объем лакокрасочных материалов единовременно, либо ей не хочется рисковать или связываться с дополнительной «головной болью».

Помимо этого, применяемая методика планирования складских запасов не учитывает возможность внезапных и незапланированных заявок, которые появляются с завидной постоянностью. Как было сказано выше, заказ краски производится в случае, если в «Реестре заявок» появляется отрицательный баланс. Заказ производится на недостающее количество практически без дополнительного запаса на случай внезапной заявки. Излишек может оказаться на складе только в том случае, если кто-то из клиентов откажется или снимет свою заявку. Все это снижает эффективность работы в целом и сказывается на ее финансовых результатах. Постоянная нехватка необходимого товара на складе не позволяет выполнять план продаж, т.к. если нечего реализовывать, то и не с чего набирать объемы.

Таким образом, для решения создавшихся проблем в компании можно предложить внедрение интегрированных систем управления предприятием, а именно интегрированную систему АВС и XYZ-анализа. Также можно рекомендовать покупку колеровочной машины, с той целью, чтобы не содержать на складе лишний товар, а в нужный момент заколеровать основу.