Разработка модуля учета кадров на предприятии ООО «Фармаград»

Хранение некоторых  видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра  истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

При организации хранения информации нужно различать учет физических лиц и учет сотрудников. Сотрудник отличается от физического  лица тем, что он принят на работу и  является штатным сотрудником или  совместителем на данном предприятии. При этом он, конечно, продолжает оставаться физическим лицом со всеми своими персональными данными. Далее по тексту термины «сотрудник» и «физическое лицо» будем считать синонимами с тем лишь отличием, что сотрудник принят на работу и у него заполнены соответствующие свойства.

Центральным справочником разрабатываемой конфигурации будет справочник «ФизЛица», который будет хранить всю информацию о данных физических лиц. Для целей кадрового учета требуется весьма большое количество данных о каждом сотруднике. Поэтому данный справочник будет иметь большое количество реквизитов часть из которых будет ссылаться на другие, вспомогательные справочники системы. Кроме реквизитов справочник будет иметь некоторое количество табличных частей, в которых будут храниться списочные данные сотрудника. Часть реквизитов сотрудника может меняться со временем, поэтому нужно обеспечить хранение значений этих реквизитов во времени. Такое хранение нужно организовать с использованием периодических регистров сведений.

Приведем состав данных справочника «ФизЛица» более подробно.

Данные не имеющие списочного состава целесообразно хранить в реквизитах справочника:

• Код физического лица является идентификатором физического лица. Нельзя путать этот код с кодом сотрудника, который выполняет роль табельного номера.
• Наименование является основным представлением физического лица, обычно заполняется фамилией, именем и отчеством.
• Фамилия, Имя, Отчество – строковые реквизиты, хранящие фамилию, имя и отчество физического лица. Выделение этих данных в отдельные реквизиты позволит в дальнейшем в отчетах отобрать сотрудников, например по имени.
• Дата рождения – дата рождения физического лица.
• Пол – пол физического лица выбирается из перечисления;
• Место рождения – строковый реквизит, в котором хранится место рождения физического лица.
• Код ИФНС, ИНН, Страховой № ПФР – строковые реквизиты, хранящие соответствующие данные физического лица.
• Комментарий – подробное описание сотрудника.

Данные сотрудника, имеющие  списочный состав нужно хранить в табличных частях справочника. Необходимо создать следующие табличные части:

• Состав семьи: будет хранить данные о родственниках сотрудника. Состав реквизитов этой табличной части необходимо выбрать так, чтобы максимально полно охарактеризовать родственников сотрудника в части интересной кадровой службе предприятия.
• Образование: будет хранить данные об окончании сотрудником учебных заведений. Состав реквизитов должен полностью охарактеризовать образование сотрудника в данном учебном заведении.
• Трудовая деятельность: список мест работы, на которых сотрудника работал ранее, с указанием места работы, должности и периода работы.
• Знание языков: список иностранных языков, которыми владеет сотрудник.
• Профессии: список профессий, которыми владеет сотрудник.
• Контактные данные: список контактов сотрудника.

Данные сотрудника, изменяющиеся во времени, необходимо хранить в  периодических регистрах сведений. В каждом регистре необходимо хранить набор ресурсов и реквизитов, полностью характеризующих сотрудника с точки зрения той категории данных, для которой предназначен этот регистр сведений. Данные в регистрах должны храниться в разрезе физических лиц. Формы элементов регистров должны предоставлять удобный интерфейс для просмотра и редактирования данных этого регистра, относящихся к определенному сотруднику.

Необходимо создать  следующие периодические регистры сведений:

• Гражданство: хранит данные о гражданстве сотрудника;
• Данные удостоверения личности сотрудника;
• Семейное положение сотрудника;

Отдельно остановимся на периодическом регистре сведений «Сотрудники». Наличие актуальных записей в этом регистре превращает физическое лицо в сотрудника предприятия. Данные в этом регистре изменяются только документами кадрового учета и не могут быть изменены непосредственно из форм. Состав ресурсов этого регистра характеризует физическое лицо как сотрудника предприятия:

• Состояние: определяет состояние работника. Выбирается из перечисления «Состояния работников».
• Должность: должность сотрудника;
• Подразделение: подразделение, в котором работает сотрудник;
• Оклад: оклад сотрудника.

Какой бы набор данных мы не определили для того чтобы  охарактеризовать сотрудника, все равно  этих данных окажется недостаточно. Для  того чтобы получить полное представление  о сотруднике необходимо просмотреть документы, связанные с ним. Такими документами могут быть копии паспорта и трудовой книжки, различные анкеты, фотографии и другие документы. Целесообразно хранить все документы сотрудника непосредственно в базе данных , а не на бумажных носителях, причем копии документов можно хранить в графических файлах, а , например, анкеты – в форматах файлов заполнения этих анкет. Необходимо привязать список файлов сотрудника к сотруднику с возможностью их просмотра этих файлов и открытия их во внешних приложениях, связанных с этим типом файлов.

Необходимо реализовать  функцию рассылки сообщений по электронной  почте сотрудникам непосредственно  из конфигурации. Для этого необходимо запустить подсистему электронной почты системы «1С:Предприе 8.1», сформировать письмо и отправить его по адресу, назначенному в контактах сотрудника основным.

У справочника «ФизЛица»  необходимо создать удобные формы  редактирования всех его данных. Для  редактирования данных, хранящихся в регистрах сведений нужно вызывать соответствующие формы этих регистров.

Необходимо обеспечить печать карточки сотрудника на принтер. Для чего нужно сделать макет, заполнять его данными и выводить на принтер.

Кроме справочника «ФизЛица»  в разрабатываемой конфигурации необходимо реализовать дополнительные справочники, хранящие вспомогательные данные. Эти справочники нужны в основном для того, чтобы назначит тип ссылок на них реквизитам справочника «ФизЛица», реквизитов связанных с ним регистров сведений и реквизитам документов. Ведение таких справочников предотвращает неоднозначный ввод информации в систему. Перечислим вспомогательные справочники, которые необходимо реализовать в конфигурации:

• Типы контактов сотрудников;
• Виды образования сотрудников;
• Документы об образовании;
• Документы удостоверяющие личность;
• Профессии;
• Специальности;
• Семейное положение сотрудников;
• Степени знания языков;
• Степени родства;
• Учебные заведения;
• Формы обучения;
• Иностранные языки;
• Страны мира;

Отдельно выделим справочники, формирующие структуру предприятия:

• Подразделения;
• Должности.

Необходимо ввести в  конфигурацию и перечисления для  хранения предопределенных список значений:

• Пол;
• Состояния работников.

Подсистема  оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

• Приказ о приеме на работу;
• Приказ о кадровом перемещении;
• Приказ об увольнении;
• Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться  все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу, то необходимо заполнение реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.

Документ «Приказ о  приеме на работу» переводит физическое лицо из состояния «ФизЛицо» в состояние «Сотрудник». При этом обязательно должна быть указана должность, на которую принимается сотрудник, подразделение и оклад, а также  признак работы по основному месту работы или по совместительству. Естественно должна выполняться проверка, запрещающая принять на работу уже работающего на этом предприятии сотрудника. Приказ о приеме на работу может быть оформлен на нескольких сотрудников. Это означает, что все данные на принимаемых сотрудников должны вводиться в табличной части документа. Изменение значений ресурсов в регистре сведений «Сотрудники» должно производиться при проведении документа. Документ должен иметь печатную форму приказа, реализуемую при помощи макета документа.

Изменение данных сотрудника в регистре сведений «Сотрудники», а именно его должности, подразделения или оклада можно выполнить лишь, проведя документ «Приказ о кадровом перемещении». Документ должен предоставлять интерфейс для списка сотрудников ввести новые подразделение, должность или оклад и при проведении изменить эти значения в регистре сведений «Сотрудники». Документ должен иметь печатную форму приказа, реализуемую при помощи макета документа.

При увольнении сотрудника должен оформляться документ «Приказ  об увольнении». При проведении этого документа у сотрудника в регистре сведений «Сотрудники» должны обнулиться поля «Должность», «Подразделение» и «Оклад», а поле «Состояние сотрудника должно вернуться в состояние «ФизЛицо». Документ может быть оформлен на несколько сотрудников. Документ должен иметь печатную форму.

Подсистема  построения отчетности состоит из одного отчета – список сотрудников. Однако возможности настройки такого отчета настолько велики, что можно сказать, что это несколько отчетов  в одном. Отчет позволяет указать, какие конкретно поля будут выводиться в отчет, т.е. настроить состав информации в отчете. Есть возможность наложения условий на выводимые в отчет строки. Условия могут быть наложены по любым параметрам и их сочетаниям. Есть возможность группировки данных в отчете в строках и столбцах, что позволяет создавать сгруппированные отчеты и кросс-отчеты. И, наконец, отчет предоставляет возможность настройки форматирования внешнего вида как всего отчета, так и отдельных его областей. Отчет должен предоставить пользователю интерфейс ввода условий для отбора сотрудников по любому значению реквизитов, в том числе хранящихся в табличных частях и регистрах сведений,  а также по диапазону значений этих реквизитов. Причем отбор должен задаваться при помощи любого сочетаний этих условий. Отчет должен предоставлять возможность указывать в  явном виде, какие графы нужно выводить в отчет, а также какие группировки должны присутствовать в отчете. Печатная форма отчета должна быть удобно читаемой

3. Обзор существующих разработок

В настоящее  время существует огромное количество автоматизированных информационных систем, осуществляющих решение задачи кадрового учета. Перечислим некоторые из них и приведем их описание.

Одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных  автоматизированных систем управления персоналом является «БОСС-Кадровик», разработанная и успешно продвигаемая компанией «АйТи». Зафиксированы уже сотни внедрений «БОСС-Кадровика» на российских предприятиях. В настоящее время система БОСС-Кадровик эксплуатируется на предприятиях энергетики, нефтегазовой отрасли, металлургии, торговли, пищевой промышленности, в банковской сфере, в транспортных компаниях. «БОСС-Кадровик» относится к классу комплексных систем управления персоналом. Он позволяет формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату. Этот программный продукт может использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов на любом предприятии независимо от рода деятельности.