Роль коммуникаций в системе управления

Содержание

Введение………………………………………………………………………..…3

Глава 1. Теоретические основы коммуникации в системе управления…....…5

1. Сущность и роль коммуникаций……………………………...……5
2. Процесс и виды коммуникаций в организации…………………....8

Глава 2. Анализ системы коммуникаций в системе управления………….…15

1. Проблемы коммуникаций…………………………………...……..15
2. Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям…………………………………………………………...16
3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций…………….....18

Глава 3. Совершенствование коммуникаций в системе управления………..22

1. Направления по совершенствованию коммуникационных процессов в организации…………………………………..……………..22
2. Новые виды коммуникаций………...……………………………..24

Заключение………………………………………………….……………..……30

Список используемой литературы…………………………………………...32

Приложения……………………………………………………………………..34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время Россия претерпевает ряд преобразований, касающихся, прежде всего, сферы управления. Изменениям подвергаются не только психология управляющего, но и стиль, и методы управления, происходит переоценка менеджерами своего места и роли в системе управления, предъявляются новые требования к современным управленцам. В эпоху острой конкуренции и глобальных перемен, очевидно, что не только настоящее, но и будущее состояние организации во многом зависит от качеств, знаний и способностей менеджера, его умений организовать эффективную работу сотрудников и в целом всего, стремления достичь лучших результатов. Несомненно, и то, что менеджер играет важную роль в развитии и функционировании организации [12, с. 154].

Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления  менеджером управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

Цель работы – рассмотреть роль коммуникаций в системе управления и различные виды коммуникаций, а так же совершенствование коммуникаций в системе управления

В связи с поставленной цели в курсовой работе, необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы коммуникаций

2. Рассмотреть анализ систем коммуникаций

3. Рассмотреть барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям

4. Обосновать основные направления совершенствования коммуникаций в организации.

Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Научная обоснованность данной проблемы отражена следующими учеными: Абчук В.А., Глухов В.В., Гибсон Дж. Л., Добротворский И.Л., Дэвис К., Кабушкин Н.И., Ньюстром Дж.В..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы коммуникации в системе управления

1. Сущность и роль коммуникаций

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать  отельные личности, группы даже целые  организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и  осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения [7, с. 98].

Коммуникация и информации различные, но связанные между собой  понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то как  это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

По мнению Латфуллиной  Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией  в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

А Фролов С.С. считает, что  термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать) появился в научной литературе в начале XX века (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его  распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Эффективная межличностная  коммуникация в силу ряда причин важна  для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач  строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный  с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью [7, с. 63].

Роль коммуникации в  организации. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».

Действительно, обмен  информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации и к её руководству из разных источников;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
• работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной  из главных целей управления в  организации является создание системы  коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

 

1.2. Процесс и виды коммуникаций в организации

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса (Приложение 2).

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи, кодирование и выбор канала связи, передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.

 

 

 

 

Рисунок 1. Процесс коммуникации

 

Формулирование идеи. Обмен информацией начинается с  формирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправить решает, какое именно сообщение он хочет  передать. Именно на данном этапе определяется эффективность коммуникационного  процесса в целом. До передачи сообщения отправитель должен принять в расчет множество факторов: что именно должен понять в расчет получатель, насколько эти идеи уместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и цели и др.

Кодирование информации и выбор канала связи. Прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов понятных получателю, закодировать информацию, используя для этого слова, интонации и жесты, рисунки и др. [4, с. 114].

Передача сообщения. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю.

Декодирование сообщения. После передачи сообщения получатель декодирует его. Декодирование –  это перевод символов отправителя  в мысли получателя.

Обратная связь. На этом этапе обратной связи отправитель  и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь позволяет  подавлять шум, который всегда в  большей или меньшей степени присутствуют в системах передачи информации.

Эффективная обратная связь  должна обладать рядом характеристик.

Направленность, цель эффективной  обратной связи – улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут  понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально  сделал.

Полезность. Эффективная  обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качество своего труда.

Своевременность. Чем  скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель  может следить за выражением лица получателя.

Надежность и достоверность. Характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.