Совершенствование финансово-хозяйственной деятельности

Завершающей “ступенькой” на втором этапе является отбор необходимой  системы подачи заявок из числа альтернативных вариантов. Критерии выбора зависят  от потребностей и возможностей организации. Наиболее распространенными требованиями при отборе той или иной системы  подачи заявок являются ее стоимость, уровень сервиса (сопровождения), применимость на определенном рынке, оперативность  выполняемых действий, функциональные возможности. Последние являются определяющим критерием при выборе, представляя  собой совокупность технических  требований, которым должна удовлетворять  система подачи заявок мирового класса.

Для правильной оценки вариантов  и выбора системы, удовлетворяющей  всем предъявленным в ходе отбора требованиям, на данном этапе возможно применение методов функционально-стоимостного анализа, потребительской оценки, а  также метода определения конкурентоспособности  ИПУ по техническим и экономическим  показателям.

Окончательное решение по вопросу автоматизации принимается  после расчета показателей эффективности  внедрения информационной системы  на объекте и оценки рисков, с которыми организация может столкнуться в ходе ее эксплуатации. Кроме типичных рисков, сопровождающих нормальную коммерческую деятельность всех компаний (политические, страновые, коммерческие, инфляционные, валютные и т.д.), при внедрении и эксплуатации автоматизированных систем подачи заявок, несмотря на заверения их разработчиков, пользователям приходится сталкиваться со следующими наиболее распространенными в этой среде рисками:

• технические – несовместимость программного обеспечения, плохое качество связи, опасность заражения вирусами, потеря кодов доступа в систему;

• информационные – отсутствие необходимой информации, неактуальность данных, содержащихся в системе, дублирование информации, возможность доступа к конфиденциальным сведениям посторонних лиц (например, хакеров), потеря и порча информации, завышенные цены;

• риск неплатежа за оказанные услуги со стороны партнеров и аннуляции забронированных услуг по вине несвоевременного прохождения платежей;

• риск банкротства разработчика, обслуживающего систему, невыполнение им данных пользователю обязательств;

• риск долгой адаптации персонала к особенностям работы в автоматизированной системе подачи заявок.

Для того чтобы эффективно препятствовать возможному воздействию  описанных ситуаций или хотя бы уменьшить  их отрицательные последствия, организации  необходимо определить, проанализировать, оценить и разработать мероприятия  по снижению уровня рисков еще на стадии принятия решения по автоматизации  своей деятельности. Для этого  могут быть использованы методы экспертной оценки, теории вероятности, математической статистики и др.

Четвертый этап – планирование – начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся  для внедрения системы. Для этого  необходимо совершить ряд следующих  действий:

• поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании, резервы инвесторов, заемные средства, лизинг и т.д.;

• анализ обеспеченности техническим оборудованием. Любая современная система подачи заявок подразумевает наличие, как минимум, 486 процессора и 8Mb оперативной памяти (минимальные требования к функционированию Windows) для клиентского программного обеспечения и Pentium 200, 64Mb и 2Gb памяти на жестком диске для серверного обеспечения, а также модема и периферийных устройств - принтера, сканера;

• определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности;

• выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).

Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в  ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени. Основными затратами организации  при внедрении автоматизированной системы подачи заявок являются следующие:

• затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);

• затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;

• затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;

• затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками;

• затраты, связанные с получением информации;

• прочие затраты, связанные с внедрением и эксплуатацией системы подачи заявок.

Только после определения  необходимых ресурсов и утверждения  бюджета реализуемого проекта можно  переходить к следующему, пятому, этапу. Данный этап представляет наибольшую трудность для компании и включает в себя несколько моментов:

• поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию;

• установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные (перечень и стоимость услуг, порядок подачи заявок и реализации услуг, сроки и порядок расчетов, обязанности и ответственность сторон), так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений;

• подписание договора с оператором на подключение и обслуживание автоматизированной системы подачи заявок (после внесения всех поправок), и, если требуется,  дополнительных соглашений;

• заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет.

После подписания всех необходимых  соглашений процесс внедрения системы  подачи заявок, а вместе с ней  – и новых информационных технологий, начинает двигаться к своему завершению: в течение двух-трех дней провайдер  произведет подключение к сети Интернет, а оператор услуг установит в  офисе гостиницы, наладит и произведет тестирование необходимого для работы в системе оборудования и программного обеспечения, параллельно проведя обучение сотрудников и, при желании, оказав помощь во внесении в систему первых данных.

После этого, как и полагается в любой организации, использующей в своей повседневной работе приемы маркетинга, необходим анализ полученного  в ходе осуществления проекта  опыта, а также контроль и управление происходящими в результате автоматизации  изменениями.

При правильном осуществлении  всех перечисленных этапов внедрения  информационных технологий, а также  при удачном стечении обстоятельств, экономический эффект от автоматизации  не замедлит сказаться уже в течение  двух-трех последующих после завершения проекта месяцев.

Описав в целом процесс  внедрения автоматизированной системы  подачи заявок на предприятии, перейдем непосредственно к описанию предлагаемой системы подачи заявок  ServiceDesk.

Система подачи заявок ServiceDesk разработана компанией ЗАО «Наумен». ЗАО «Наумен» (NAUMEN) – ведущий российский разработчик программных решений  для бизнеса и органов власти. Компания оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных  проектов на основе собственных решений. С момента своего основания в 2001 г. компания NAUMEN приобрела опыт выполнения проектов по разработке и внедрению  информационных систем в различных  отраслях российской экономики. На протяжении десяти лет свыше 600 компаний и организаций  из России и стран СНГ автоматизировали различные аспекты своей деятельности и бизнеса с помощью программных  продуктов и решений NAUMEN.

Основным направлением деятельности NAUMEN является предоставление эффективных  бизнес-решений и комплексных  услуг для автоматизации предприятий  розничной торговли. Целевыми рынками  компании являются операторы связи, банки, финансовые группы, компании металлургии  и тяжелой промышленности, торгово-производственные холдинги, органы власти и государственные предприятия.

Преимущества для ООО  ТД «БелКом» от внедрения системы ServiceDesk можно охарактеризовать по следующим направлениям:

1. Увеличение прибыли 

• Достижение высокой загрузки заявок на продукцию достигается благодаря возможностям проведения гибкой ценовой политики и установления эффективных правил продажи продукции и тарифов.

• Управление клиентской базы и установка квот на продажу продукции проводятся с немедленным вступлением в силу внесенных изменений.

• Система позволяет устанавливать и поддерживать договорные тарифы и осуществлять независимое управление ограничениями на продажу продукции по различным сегментам рынка.

• Сокращение затрат на интернет-заявку достигается благодаря отказу от использования посредников и промежуточных агентов. Отправить заявку доступно напрямую для клиентов 24 часа в день, 7 дней в неделю.

• Система сводит к нулю финансовые затраты и время на обработку заявки, так как клиенты автоматически получают немедленное подтверждение. В итоге уменьшается бумажная работа, время на телефонные переговоры и расходы на почту.

2. Продвижение бренда  «Первый Хладокомбинат» и укрепление  приверженности клиентов

• Постоянные клиенты получают уникальный собственный код, при помощи которого они осуществляют подачу заявки по специальным тарифам с возможностью оплаты по безналичному расчету.

• Клиенты и партнеры имеют возможность в любой момент времени просмотреть все детали своей заявки, а также ознакомиться со специальными предложениями и условиями.

• Точность и быстрота проведения заявки не может не впечатлить гостей. С использованием системы ServiceDesk исключаются задержки и ошибки, неизбежные при использовании посредников и промежуточных систем.

3. Модернизация процедур

• С использованием системы ServiceDesk исчезает необходимость ручного и дублирующего ввода данных. Вся информация о наличии продукции, тарифов и дополнительных услуг поступает непосредственно из системы управления.

Воспользовавшись системой ServiceDesk, клиент может заказать:

• полный каталог продукции;

• оформить заявку на получение продукции «Первого Хладокомбината»;

• Выбрать форму доставки;

• Оплатить заявку .

Сделать это можно или  в режиме он-лайн, или оставить заявку, которая будет обработана в течение 48 часов оператором.

Система бронирования ServiceDesk направлена на:

• повышение операционной эффективности;

• улучшение уровня обслуживания клиентов;

• оптимизацию доходов;

• интеграцию бизнес-процессов;

• увеличение прибыли.

Таким образом, можно сделать  вывод, что система подачи заявок ServiceDesk отвечает растущим требованиям  гостиничной индустрии по реализации эффективных технологий интернет-бронирования в реальном режиме времени. Внедряя  систему ServiceDesk, организация сокращает  расходы на бронирование, увеличивает  свою прибыль и эффективность  взаимодействия с клиентами.

3.3. Анализ  эффективности применения предложений

 

Оценим эффективность   предложенных мероприятий.

Основными преимуществами лизинга  являются:

1. Поддержание производства  на современном уровне.

Из-за своей простоты и  эффективности лизинг позволяет  лизингополучателям поддерживать фонд средств производства в соответствии с современными требованиями рынка, что дает значительные конкурентные преимущества.

2. Налоговая оптимизация.

Все платежи по договору лизинга могут быть отнесены лизингополучателем на себестоимость. Включение лизинговых платежей в состав себестоимости  продукции при расчете налогооблагаемой прибыли приводит к сокращению сумм, подлежащих к уплате в бюджет в  виде налога на прибыль. Кроме того, благодаря меньшему сроку амортизации  лизинг существенно сокращает сумму  налога на имущество, подлежащую к уплате в бюджет исходя из срока службы техники.

3. Ускоренная амортизация.

В лизинге при начислении амортизации используется повышающий коэффициент. Его применение позволяет  лизингополучателю втрое быстрее  перенести стоимость имущества  на себестоимость товаров или  услуг.

4. Эффективное использование  собственных средств.

У большинства производственных компаний доходность собственных средств, вложенных в основную деятельность, многократно превышает стоимость  стороннего финансирования. Это означает, что использование собственных  средств на приобретение техники  экономически не оправдано ни по стоимости, ни по срокам. Лизинг позволяет проводить  пополнение основных средств, сохраняя чистую прибыль лизингополучателя  и не снижая ее финансовой эффективности.

5. Максимальная отсрочка  платежа.

Лизинг, являясь одной  из форм кредитования, предоставляет  лизингополучателю рассрочку платежа  с погашением долга в течение  срока лизинга. При этом, сроки  лизинга на российском рынке значительно  превышают сроки доступного денежного  кредитования.