Этапы проведения функционально-стомостного анализа

                                                                                             

 

 

 

 Этапы проведения  ФСА.

Первым этапом проведения ФСА является информационный этап, на котором определяются конкретные задачи проведения такого анализа, составляется рабочий план проведения ФСА (см. Приложение 1).

 Выбор в качестве объекта  исследований менеджера кадровой службы, объясняется тем, что обеспечение фирмы трудовыми ресурсами, соответствующей квалификации является в настоящее время одной из основных задач. При анализе ставиться задача уточнить функции менеджера кадровой службы, оценить их и выбрать наиболее важные.

На информационном этапе осуществляется сбор, систематизация и  изучение данных, характеризующих функции менеджера кадровой службы.

Необходимо сформулировать функции  выполняемые менеджером кадровой службы, а также провести их классификацию на главную, основную и вспомогательную, как показано в Приложение 2.

 Главная функция – это  функция, для осуществления которой  создано анализируемое подразделение  аппарата управления предприятия.  Для кадровой службы главной  целью является обеспечить предприятие квалифицированным персоналом и обеспечить его стабильную работу. Основными функциями являются те, без которых невозможно обеспечить осуществление главной функции. Вспомогательные функции помогают осуществлять основные. Например, «проводить анализ рынка труда»- это основная функция, а «работа с фирмами по найму» - это вспомогательная функция.

Далее осуществляется декомпозиция основных и вспомогательные функций таблица 1,2 (Приложение 3).

Классификация функций  позволяет построить  функционально-стоимостную диаграмму (диаграмму FAST). Это графическое изображение функций аппарата управления или отдельного его подразделения.

В Приложении 4. изображена функционально-стоимостная диаграмма  для исследуемого объекта. Все функции  на диаграмме заключены между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Из диаграммы видно, что в анализируемом случае для менеджера кадровой службы основной является функция «анализировать потребность в персонале» и «проводить анализ рынка труда». Она разделена пунктиром с основной функцией отдела – «обеспечивать предприятие квалифицированным персоналом». Все основные функции должны отвечать на вопрос «Как?». Как осуществить основную задачу кадровой службы – «обеспечить предприятие квалифицированным персоналом»? Для этого необходимо выполнить ряд последовательных функций (слева на право до правой пунктирной линии). По направлению справа на лево все эти функции должны отвечать на вопрос «Зачем?».

Все вспомогательные  функции должны отвечать на вопрос «Когда?». Например, «когда организовывать конкурсы?» - «при привлечении кандидатов на работу».

На следующем этапе  проведения ФСА осуществляется определение  затрат на выполнение функций. В нашем случае определить стоимость некоторых функций менеджера кадровой службы не возможно. Поэтому проведем оценку в затратах времени на осуществление той или иной функции, что является тоже немаловажным фактором при оценке эффективности. Определение временных затрат показано в Приложении 5.

В Приложении 6. приведена  схема функциональных связей службы кадров с другими подразделениями, с помощью которой выявились излишние связи.

Для определения степени  значимости функций менеджера кадровой службы необходимо создать экспертную группу, состоящую из руководителей подразделений и специалистов. Все они должны заполнить матрицы по парных сравнений функций осуществляемых менеджером кадровой службы и осуществить оценку каждой функции в баллах по степени значимости (Приложение 7).

Сводная матрица позволяет  проранжировать все функции менеджера  кадровой службы по степени их значимости  с учетом мнений  всех экспертов.

Можно построить диаграмму  на которой совмещены значения функций  по затратам и по оценке экспертов (Приложение 8, 8-а.).

Исследуя диаграмму  значимости функций и временных  затрат можно сделать следующие  выводы:

- что продолжительность  рабочего дня МКС на исследуемом  предприятии превышает норму в среднем на 1 часа;

- анализируя функции  выполняемые МКС, а так же структуру предприятия, можно сказать, что некоторые из них, которые в соответствии со штатным расписанием на данном предприятии выполняются МКС, значительны по временным затратам, поэтому их можно перераспределить между другими работниками и МКС;

- учитывая специфику  рассматриваемой должности можно  предвидеть возникновение не  запланированных временные затраты,  а, следовательно, превышение нормы рабочего времени может быть превышено еще больше расчетного;

-  из-за отсутствия  ПЭВМ на рабочем месте МКС многие процедуры, такие, как, например, осуществление делопроизводства, являются достаточно трудоемкими и занимают основную часть рабочего времени;

Среди основных функций  МКС можно выделить две функции  – это «осуществлять отбор  кандидатов» и «анализировать потребность в персонале». Первая функция является достаточно трудоемкой, но не столько значимой (и свойственными для МКС) по баллам, как, например, вторая. Для осуществления этой функции в результате анализа было установлено, что МКС привлекает к выполнению этой функций зам директора по персоналу, но участвует в ее  выполнении только информационный отдел (см. схему функциональных связей МКС с другими подразделениями предприятия). Это означает, что привлечение к участию в выполнении этой функций начальников подразделений, может сократить временные затраты МКС на ее выполнение.

 Среди вспомогательных  функций основное время затрачивается  на функции «осуществлением делопроизводства»,  «оценивать качество найма», «оценивать  кандидатов», «предоставлять отчеты», и «рассчитывать потребность в персонале».

 Некоторые из основных  функций не оправдано возложены  целиком на МКС. Это такие,  как «привлекать кандидатов на  работу», «осуществлять прием  кандидатов», а из вспомогательных -  «работать с фирмами по найму».

Учитывая структуру  предприятия и то, что в отделе кадров присутствует должность менеджера, можно возложить эти функции на него.

Причем некоторые вспомогательные  функции превышают во много раз  по времени основные.

Учитывая все вышесказанное, для совершенствования работы МКС, можно сделать следующие предложения:

• оптимизировать затраты на такую функцию, как «осуществлять отбор кандидатов»;
• перераспределить часть функций  «осуществлять отбор кандидатов», «анализировать потребность в персонале», «оценивать кандидатов», отдав их часть менеджеру отдела кадров и бухгалтерии;
• использовать ПЭВМ для более рационального использования рабочего времени МКС;
• переложить такие функции, как «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу» на менеджера из отдела кадров, оставив за МКС функцию контроля за осуществлением указанных функций;

Одним из последних этапов проведения ФСА является творческий этап. Руководство, изучив рабочий план проведения ФСА, издал приказ о разработке экспортной группой плана мероприятий по сокращению временных затрат МКС на выполнение функции «осуществлять отбор кандидатов», проанализировать  возможность передачи приоритета  решений некоторых вопросов, касающихся  этой функции начальника подразделений, менеджеру отдела кадров и бухгалтерии. Перераспределить такие функции, как «оценивать потребность в персонале», «оценивать кандидатов».

Кроме этого, оценить  возможности менеджера отдела кадров по осуществлению таких функций, как «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».

 Необходимо решить  вопрос об установке на рабочем  месте МП компьютерного оборудования для сокращения временных затрат на осуществление функции «делопроизводства». В связи  с этим, необходимо провести мероприятия по обучению МКС работе на ПЭВМ.

На исследовательском  этапе составляется морфологическая  матрица

Морфологическая матрица

№№ п/п	Наименование  процедур	Варианты предложений
		первый	второй
1	Сокращение временных  затрат МКС на выполнение функций «осуществлять отбор кандидатов».	Частично передать функции начальникам подразделений с закреплением их в должностных инструкциях	Составление плана мероприятий совместно с начальниками подразделений
2	Оптимизация функции  «осуществление делопроизводства»	Установив ПЭВМ и обучив МКС работе на нем	Установить новую штатную  единицу для осуществления этой функции
3	Оптимизация  функции  «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».	Оставить эти функции у МКС только в качестве контроля, а основную часть передать менеджеру по кадрам.	Установить новую штатную  единицу для осуществления этой функции.
	Использование вычислительной техники	Необходимо использовать персональный компьютер, доступ к сети для связи с руководителями.	Повысить использование  вычислительной техники начальниками подразделений  отдела кадров.

 

 

На основе этой таблицы  можно выделить следующие основные направления решения поставленной задачи:

• Перераспределение функций «осуществить отбор кандидатов».
• Приобретение, установка вычислительной техники и обучение работе на ней МКС;
• Перераспределение функций «оценивать потребность в персонале», «оценивать кандидатов»
• Передать функции менеджеру отдела кадров функции «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».

 

Изменение трудоемкости выполнения функций МКС в результате

осуществления ФСА

№ п/п	Наименование функции	Затраты на осуществление  функции		Экономия
		до проведения ФСА	после проведения ФСА
1.	Передать функции менеджеру  отдела кадров функции «работа с фирмами по найму», «участвовать в приеме кандидатов», «привлекать кандидатов на работу».	184	40	144
2.	Оптимизация функции  «осуществление делопроизводства»	360	110	250
	Итого: по вспомогательным  функциям экономия составила			394
3.	Перераспределение функции «осуществлять отбор кандидатов»	380	100	280
	Итого: по основным функциям экономия составила			280
	Всего: экономия составила			678

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате  анализа деятельности МКС было выявлено, что МКС затрачивает много времени на осуществление функций не совсем совпадающих с  его должностью, а также при выполнении  многих функций не в полной степени привлекает участников для осуществления этих функций. Особенного много времени затрачивалось на осуществление функций «осуществление делопроизводства» и «осуществлять отбор кандидатов», «анализ потребности в персонале».

Выполняя несвойственные МКС функции и затрачивая на остальные  много лишнего времени, МКС  тем самым не мог осуществлять надлежащие ему функции качественно и  в полном объеме.

После внедрения предложений  по сокращению временных затрат суммарный эффект составил экономию времени примерно в одну треть, что позволяет повышать качество выполняемых функций, перераспределит временные затраты на них в соответствии с потребностями, а это повлияет на повышении качества при приеме персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

РАБОЧИЙ ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ФСА

№ п/п	Наименование этапа ФСА	Содержание  Этапов	Источник информации	Исполнители	Сроки исполнения
1	2	3	5	6	7
1	Подготови тельный этап	Определяются Конкретные  задач проведения ФСА, Составляется  рабочий  план проведения ФСА	Должностная инструкция, организационная структура СП, штатное расписание, схемы документооборота	Менеджер кадровой службы, руководители подразделений	12.01.13 – 17.01.13
2	Информационный этап	Сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельность менеджера по кадрам, его функции	Типовые положения по службе, должностные инструкции МКС организационная структура СП, штатное расписание службы схемы документооборота: формы, документы, данные, исходящие и поступающие к МКС, данные бухгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос работников службы	Менеджер кадровой службы, руководители подразделений.	17.01.13- 25.01.13
3	Аналитический этап	Осуществляются формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функции. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качество выполнения функции. Выявляются резервы совершенствования работника.	Типовые положения о службе, должностные инструкции, организационная структура службы персонала, штатное расписание службы, схемы документооборота.	Менеджер кадровой службы, руководители подразделений	25.01.13- 30.01.13
4	Творческий этап	Выбираются методы поиска идей с учетом конкретной ситуации. Выявляются способы выполнения функций управления, предварительно оцениваются и отбираются наиболее целесообразные и реальные из них. Предварительно отбираются варианты совершенствования деятельности работника	Результаты предыдущего этапа, опыт передовых организаций, организационная структура СП, должностная инструкция, штатное расписание службы, схемы документооборота.	Экспертная группа, в состав которой входят вышестоящие руководители	30.01.13- 10.02.13
5	Исследовательский этап	Подробно описывается каждый вариант с применением схем, графиков, функциональных диаграмм, проектов положений о службе и другой проектной документации. Проводится сравнительная организационно-экономическая оценка вариантов с участием специалистов заинтересованных подразделений, служб предприятия с учетом заключений экспертизы, а также отбор наиболее рациональных для внедрения предложений.	результаты предыдущего этапа, опыт передовых организаций, организационная структура предприятия и службы персонала, должностная инструкция, схемы документооборота.	Менеджер кадровой службы	10.02.13 - 15.02.13
6	Рекомендательный этап	Рассматриваются и утверждаются рекомендации по совершенствованию работы менеджера по кадрам и принимаются решения по их реализации. Рассчитываются затраты на разработку и внедрение рекомендаций, ожидаемая экономическая эффективность	Результаты предыдущего этапа, опыт передовых организаций, организационная структура предприятия и службы персонала, схемы документооборота.	Директор	15.02.13 – 20.03.13
7	Этап внедрения	На этапе внедрения  ведется социально -  психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников. Оценивается фактическая экономическая эффективность от внедрения результатов ФСА менеджера по персоналу. Разрабатывается система материального стимулирования внедрения рекомендаций. Разрабатывается план-график внедрения рекомендаций.	Решения, принятые на предыдущих этапах	Менеджер кадровой службы, начальники подразделений	В течение рассматриваемого периода